Tài khoản doanh nghiệp khác nhau Quy trình phải trả

Kiểm tra các tài khoản quy trình phải trả trong năm doanh nghiệp khác nhau và bạn có thể tìm thấy năm cách khác nhau để xử lý các khoản thanh toán hoàn trả của nhà cung cấp và nhân viên. Thực tiễn tài khoản phải trả có thể khác nhau trên mọi thứ, từ yêu cầu phù hợp đến mức độ dung sai cho xử lý phương sai. Tuy nhiên, một vài nguyên tắc thường được chấp nhận xác định các phương thức cốt lõi có sẵn. Hiểu những thực tiễn này cho phép các nhà quản lý xác định các quy trình phải trả nào sẽ phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh của họ.

Trận đấu hai chiều

Quy trình thanh toán khớp hai chiều là phù hợp nhất cho thanh toán định kỳ. Một đơn đặt hàng được viết cho một số khoản thanh toán với số tiền nhất định trong một khung thời gian cụ thể. Không có tài liệu nhận được là bắt buộc và tất cả các hóa đơn được thanh toán khi xuất trình vào hoặc sau ngày hết hạn mua hàng và tối đa tổng giá trị của đơn đặt hàng. Các khoản thanh toán cố định hàng tháng như tiền thuê nhà hoặc các dịch vụ theo lịch trình như bảo trì cảnh quan là những ứng cử viên tốt cho phương thức này.

Trận đấu ba chiều

Thường được sử dụng cho hàng hóa được giao, một trận đấu ba chiều so sánh hóa đơn với hợp đồng đặt mua và hàng thực sự nhận được. Nếu cả ba mặt hàng khớp nhau, một khoản nợ được ghi lại và thanh toán được lên lịch trong các ngày thanh toán đơn đặt hàng ròng. Ví dụ: nếu một đơn đặt hàng yêu cầu 100 đô la với giá 10 đô la mỗi mảnh vào ngày 1 tháng 5 và việc giao hàng 100 mảnh được thực hiện vào ngày 30 tháng 4 với điều khoản thanh toán là 30, một hóa đơn tiếp theo được xuất trình cho 1.000 đô la sẽ được lên kế hoạch thanh toán vào tháng 5 31. Tài liệu không khớp sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu phê duyệt đặc biệt cho phương sai thanh toán. Quy trình xác minh ba chiều này nhằm cung cấp các biện pháp kiểm soát thanh toán chặt chẽ.

Trận đấu bốn chiều

Quy trình đối sánh bốn chiều giống như phương pháp đối sánh ba chiều, với bước kiểm tra vật liệu được thêm vào. Khi hàng hóa đã đến, họ được kiểm tra để xác nhận việc tuân thủ các thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng. Nếu hàng hóa vượt qua kiểm tra, hóa đơn, đơn đặt hàng, biên lai và chứng từ kiểm tra được khớp để xử lý thanh toán trong các điều khoản thanh toán ròng. Đây là việc tốn nhiều thời gian nhất trong tất cả các quy trình phải trả và chỉ nên được sử dụng khi cần xác minh kiểm tra nghiêm ngặt.

Thanh toán khi nhận trong các điều khoản ròng

Nguyên tắc cơ bản của thanh toán khi nhận trong các điều khoản ròng đặt ra lệnh mua giữa hai bên làm tài liệu quản lý để thanh toán; do đó, không cần phải khớp hóa đơn. Khi sản phẩm được nhận, một khoản nợ phải trả tự động được ghi lại và lên lịch thanh toán theo các điều khoản ròng trực tiếp từ đơn đặt hàng. Do hóa đơn không được sử dụng để xác minh đơn giá, nên bắt buộc phải có kiểm soát chất lượng chặt chẽ khi viết đơn đặt hàng, vì thanh toán sẽ được lên lịch theo giá chính xác trong hợp đồng mua bán.

Không phù hợp với thanh toán hóa đơn được phê duyệt

Đối với thanh toán hóa đơn ad hoc hoặc hoàn trả cho nhân viên, nhiều công ty triển khai phương thức không khớp chỉ yêu cầu cơ quan chữ ký thích hợp để đăng nhập hóa đơn để thanh toán theo các điều khoản đã nêu. Ví dụ về các loại thanh toán này sẽ là các khoản bồi hoàn du lịch của nhân viên hoặc hóa đơn được trình bày bởi một nhà tư vấn cho một cuộc họp ban đầu. Chính sách mở này cần kiểm soát chữ ký chặt chẽ để ngăn ngừa rủi ro thanh toán gian lận.

Dung sai và xử lý thanh toán

Ngoài việc khớp, các quy trình phải trả khác có thể được thiết lập để thiết lập dung sai cho xử lý phương sai trong chi phí đơn vị, số lượng và ngày đáo hạn. Ví dụ: dung sai biên nhận số lượng có thể được đặt để cho phép phương sai 10 phần trăm, do đó cho phép thanh toán 110 phần so với đơn đặt hàng ban đầu được viết để giao số lượng 100. Dung sai tương tự có thể được viết cho ngày giao hàng hoặc phương sai chi phí - hoặc bất kỳ kết hợp dung sai hoặc chính sách phù hợp khi phù hợp với một doanh nghiệp nhất định.