Nhiệm vụ của Điều phối viên Hội đồng quản trị

Một công ty tổ chức các cuộc họp hội đồng định kỳ để thảo luận về các sự kiện và chi tiết liên quan đến các vấn đề của công ty. Giám đốc điều hành của tập đoàn có thể dẫn dắt cuộc họp. Tuy nhiên, trước khi hội đồng quản trị triệu tập, một người nào đó được phân công tổ chức hoặc điều phối sự kiện. Cá nhân này có trách nhiệm nặng nề, và nhiệm vụ của anh ta là sắp xếp và lên kế hoạch cho các hoạt động.

Cuộc họp Hội đồng quản trị là gì?

Các cuộc họp của hội đồng quản trị cung cấp một nền tảng để ban giám đốc tập hợp lại với nhau và thảo luận chi tiết về một công ty. Các cuộc họp này thường nêu bật và thảo luận về các điểm mạnh và điểm yếu tài chính của một công ty. Một số tập đoàn có cổ đông, đó là các công ty và cá nhân sở hữu cổ phiếu trong tập đoàn. Sau khi phân tích hiệu suất của một tập đoàn, hội đồng quản trị tạo ra một báo cáo tài chính chi tiết về tình hình tài chính của công ty. Ngoài ra, các thành viên hội đồng có thể thảo luận về chính sách, chiến lược và bỏ phiếu về các vấn đề được đề xuất trong cuộc họp.

Chọn thời gian và địa điểm

Một điều phối viên cuộc họp hội đồng quản trị chọn ngày, giờ và địa điểm cho cuộc họp. Các cuộc họp của hội đồng được tổ chức trong phòng hội nghị - tại địa điểm của công ty hoặc địa điểm khác. Tuy nhiên, vì các thành viên hội đồng quản trị của công ty có thể cư trú ở các khu vực khác nhau, điều phối viên phải xác định một địa điểm có lợi cho tất cả và sau đó sắp xếp chuyến đi. Ngoài ra, điều phối viên phải xem lại lịch trình của từng thành viên hội đồng quản trị và chọn thời gian thuận tiện cho mọi người tham dự. Điều phối viên nên gửi email hoặc bưu thiếp cho tất cả các thành viên xác nhận ngày, giờ và địa điểm.

Chuẩn bị chương trình họp

Chương trình nghị sự là một danh sách các mục sẽ được thảo luận trong cuộc họp hội đồng quản trị. Điều phối viên chuẩn bị chương trình nghị sự và nêu bật từng chủ đề hoặc chủ đề - và sau đó liên lạc với từng thành viên trong hội đồng quản trị, bao gồm cả CEO của tập đoàn. Mỗi thành viên hội đồng quản trị có thể bao gồm một mặt hàng kinh doanh trong chương trình nghị sự. Điều phối viên chuẩn bị một đề cương dự kiến ​​của cuộc họp, và sau đó phân phát đề cương này cho mỗi người tham dự. Thành viên hội đồng có thể thêm hoặc xóa các mục trước cuộc họp và sau đó điều phối viên sẽ cập nhật chương trình nghị sự và phân phối các bản sao mới.

Tạo một dòng thời gian

Với mỗi chủ đề trong chương trình nghị sự, điều phối viên phải xác định thời gian biểu. Điều này thiết lập lượng thời gian được phân bổ cho từng mục. Ví dụ: nếu chương trình họp có 15 mục, điều phối viên có thể chỉ định 20 phút (hoặc ít hơn) cho mỗi mục, để kết thúc cuộc họp trong khung thời gian hợp lý.