Các yếu tố của kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho đúng cách là một thành phần cần thiết của bất kỳ doanh nghiệp nào mang các mặt hàng dự trữ. Phần lớn vốn của một doanh nghiệp được gắn vào hàng tồn kho của nó, và nó thực sự đại diện cho tiền ngồi cho đến khi bán. Doanh thu cổ phiếu nhanh là chìa khóa cho lợi nhuận kinh doanh, và kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ là cần thiết để xem doanh thu cổ phiếu xảy ra.

Kế hoạch tồn kho

Các doanh nghiệp phải lập kế hoạch hàng tồn kho của họ. Chạy ra khỏi các mặt hàng có nhu cầu cao dẫn đến mất doanh số và mất khách hàng. Trong một tình huống kiểm soát hàng tồn kho lý tưởng, hàng tồn kho mới sẽ xuất hiện cùng lúc hàng tồn kho cũ bị cạn kiệt. Hoàn thành việc này đòi hỏi phải có dữ liệu vận chuyển và nhận chính xác, cập nhật; hàng tồn kho không chỉ là những gì được giữ trong kho mà còn các mặt hàng đang trong quá trình hoặc đang được bán trên lô hàng. Bằng cách duy trì hồ sơ vận chuyển và nhận tốt, bao gồm dữ liệu về thời điểm các mặt hàng được đặt hàng, nhận, mua hoặc vận chuyển, một doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về tỷ lệ doanh thu của mình và tránh tình trạng thiếu hụt dài hạn.

Thiết lập chu kỳ đặt hàng

Nhiều doanh nghiệp có mùa bận rộn trong suốt cả năm, nơi các mặt hàng cụ thể đã tăng nhu cầu trong một số tuần hoặc tháng. Các mặt hàng theo mùa này là một lợi ích cho kinh doanh nhưng có nguy cơ khuyến khích hàng tồn kho dư thừa khó di chuyển khi mùa bận rộn kết thúc. Để tránh tình trạng hàng tồn kho hoặc thiếu hụt hàng tồn kho, các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phải bao gồm số dư đặt hàng đủ hàng để đáp ứng nhu cầu mà không vượt quá doanh thu dự đoán. Thậm chí vượt ra ngoài doanh thu theo mùa, có thể dự đoán chu kỳ đặt hàng là cách tốt nhất để doanh nghiệp vượt lên trên đường cong thả hàng.

Cân bằng chứng khoán

Kiểm soát hàng tồn kho có nghĩa là cân bằng hàng tồn kho giữa việc giữ các mặt hàng có nhu cầu cao trong kho và ngăn hàng hóa ít mong muốn trở nên lỗi thời. Nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp "ABC" để đặt hàng; sử dụng nguyên tắc 80% lợi nhuận của công ty đến từ 20% sản phẩm của mình, hàng hóa được phân thành ba ưu tiên chính - A, B hoặc C. Các mặt hàng "A" là 20%, bất kể đơn giá, có tác động lớn nhất đến giá trị đồng đô la của một công ty. Các mặt hàng này nhận được mức độ ưu tiên cao nhất trong đơn hàng, với các mặt hàng "B" và "C", mỗi mặt hàng sẽ nhận được mức độ ưu tiên sắp xếp lại theo tỷ lệ ít hơn để duy trì mức có thể quản lý được.

Theo dõi hàng tồn kho

Tất cả các điểm dựa vào việc có dữ liệu chính xác để lấy thông tin. Nếu không thường xuyên duy trì số lượng hàng tồn kho, ngoại suy dữ liệu đó là không thể; do đó, khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát hàng tồn kho là duy trì số lượng chính xác của hàng tồn kho có sẵn. Có hai phương pháp chính - định kỳ và vĩnh viễn. Hệ thống kiểm kê định kỳ liên quan đến việc chỉ lấy hàng tồn kho vào những thời điểm cụ thể, chẳng hạn như vào cuối năm, tại thời điểm đó, số dư tài khoản hàng tồn kho được cập nhật. Các hệ thống định kỳ hiếm khi được sử dụng bên ngoài các công ty bán số lượng nhỏ các mặt hàng vé cao mỗi năm. Các hệ thống vĩnh viễn giữ cổ phiếu quanh năm, theo dõi các mặt hàng khi chúng được bán, mua hoặc trả lại để duy trì số lượng thời gian thực của những gì có sẵn. Điều này có thể được thực hiện thủ công thông qua việc đếm chu kỳ, trong đó hàng tồn kho được thực hiện một phần của các mặt hàng khác nhau để giữ cho số chính xác, nhưng quản lý hàng tồn kho ngày càng được xử lý điện tử thông qua các hệ thống điểm bán có thể tự động quét một mặt hàng và sau đó loại bỏ hoặc thêm nó vào hàng tồn kho trong một bước duy nhất.