Email tôn trọng nơi làm việc

Email là một hình thức phổ biến của giao tiếp hai chiều trong cuộc sống hàng ngày của nhiều người - ở nhà và tại nơi làm việc. Tuy nhiên, một số công nhân có thể không tách biệt lối sống cá nhân thoải mái khỏi môi trường chuyên nghiệp tôn trọng. Nikita Garia gợi ý trong một bài viết cho phần "Ấn Độ thời gian thực" của trang web "Tạp chí phố Wall" rằng sự tôn trọng email không chỉ quan trọng trong môi trường văn phòng trực tiếp của bạn, mà còn khi bạn giao tiếp với các thực thể liên quan đến kinh doanh khác bên ngoài nơi làm việc - và trên toàn thế giới.

Sáng tác

Bạn liên tục ở chế độ sáng tác khi bạn đang tạo hoặc trả lời thư email. Phấn đấu luôn luôn sử dụng các kỹ năng viết tốt, bao gồm ngữ pháp, chính tả và cấu trúc câu. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, ngay cả trong các cài đặt công việc thoải mái, trừ khi toàn bộ tổ chức ở trên cùng một trang. Mặc dù một tin nhắn được gửi cho nhân viên tại nơi làm việc có ý nghĩa như một phương tiện giao tiếp thay thế và không dành cho xuất bản văn học, thời trang các tin nhắn của bạn như một bài luận hoặc thông cáo báo chí - giới thiệu, cơ thể và kết luận - nếu nó dài vài câu .

Gửi

Hãy tưởng tượng làm thế nào một thông báo email mới xuất hiện trên màn hình máy tính cho người nhận. Hộp thư đến cho ứng dụng email hoặc chương trình chỉ hiển thị các bit thông tin về bản chất của thư - chủ đề, người gửi và ngày / giờ. Bao gồm một chủ đề trong email như một phép lịch sự để người nhận có thể có được ý tưởng nhanh về nội dung của email. Ngoài ra, hãy sở hữu đầy đủ và tối đa hóa các tính năng tùy chỉnh cá nhân cho tài khoản email của bạn. Ví dụ: đi vào cài đặt email của bạn và điền tên và họ của bạn, cũng như vị trí và bộ phận của bạn. Tạo chữ ký bao gồm cùng thông tin này, nhưng cũng liệt kê địa chỉ, điện thoại và fax của bạn nếu có. Phép lịch sự này giúp người gửi xác định bạn là ai, đồng thời giảm thời gian theo dõi thông tin bổ sung của bạn.

Nhận

Đọc tin nhắn email mới và đến của bạn càng sớm càng tốt trong trường hợp người gửi cần trả lời nhanh hoặc khẩn cấp. Trong nhiều chương trình email, người gửi có thể bao gồm một câu cảm thán "!" đánh dấu để chỉ tầm quan trọng cao. Ngoài ra, kích hoạt các tính năng nhận thông báo trong chương trình email của bạn, ngoài sự tôn trọng đối với những người ở nơi làm việc của bạn, những người cần tài liệu mà email đến trong Hộp thư đến của bạn và bạn đã đọc tin nhắn. Ngẫu nhiên, kích hoạt các tính năng thông báo tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian khỏi phải trả lời các email hoang tưởng dọc theo các dòng sau: "Bạn đã nhận được email của tôi chưa?"

Trả lời

Trả lời email ngay khi có thể và thời gian cho phép. Khi bạn nhận được một cuộc gọi điện thoại, cả bạn và người gọi đều có thể đếm số lần đổ chuông. Tương tự, người gửi email có thể sử dụng dấu thời gian để đếm số phút cần để đọc và trả lời thư email. Không lịch sự, soạn và gửi phản hồi đầy đủ càng sớm càng tốt. Hoặc, gửi một tin nhắn cá nhân ngắn gọn nói rằng bạn đã nhận được tin nhắn và khi bạn muốn gửi trả lời đầy đủ. Đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao rằng bạn ít nhất có thông điệp email và nội dung của nó trên đĩa của bạn trong ngày.

Lưu trữ

Lưu tin nhắn email tại nơi làm việc miễn là bạn có thể, mà không phải hy sinh tổ chức hoặc làm cạn kiệt tài nguyên lưu trữ văn phòng. Tạo các thư mục có tên của các cá nhân hoặc bộ phận thường gửi email cho bạn, sau đó thiết lập các bộ lọc tự động gửi các email đó trong các thư mục tương ứng. Định kỳ xóa hộp thư đến của bạn và đặt các email chưa được lưu trong các thư mục mới được tạo hoặc thùng rác. Thiết lập lưu trữ tự động lưu email đến vị trí lưu trữ thứ hai sau một số ngày đã đặt. Trong nhiều khía cạnh, email là tài liệu chính thức tại nơi làm việc, giống như gõ một bản ghi nhớ hoặc một lá thư "Re:" (liên quan) trên giấy. Bên cạnh đó, email cũng có thể đóng vai trò là tài liệu trong các vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp.