Phương pháp chi tiêu tiền mặt trong kế toán

Chi phí là một chi phí không thể tránh khỏi khi làm - và ở lại - kinh doanh. Khi một doanh nghiệp phát sinh một khoản chi phí, có hai phương pháp kế toán mà nó có thể sử dụng để ghi lại chi phí vào sổ sách của mình - cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích. Cơ sở tiền mặt của kế toán thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và vì nó chỉ ghi nhận chi phí khi thanh toán, nên nó đòi hỏi ít sổ sách hơn so với cơ sở kế toán dồn tích.

Phương pháp cơ sở tiền mặt

Với kế toán dựa trên tiền mặt, một công ty chỉ ghi nhận chi phí khi thanh toán được thực hiện, chứ không phải khi phát sinh và khớp với doanh thu, như được thực hiện với kế toán dồn tích. Mặc dù phương pháp này không tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP, những người đọc báo cáo tài chính được lập bằng cơ sở tiền mặt của kế toán có niềm tin lớn hơn vào dòng tiền thực tế thể hiện trên báo cáo thu nhập của công ty.

Một ví dụ cơ bản về tiền mặt

Để chứng minh một ví dụ về phương pháp kế toán dựa trên tiền mặt, giả sử rằng một nhà hàng nổi tiếng trả lương cho nhân viên của họ vào ngày 15 và 30 mỗi tháng cho công việc họ thực hiện trong hai tuần trước đó. Gần đây, nhà hàng đã gặp vấn đề với dòng tiền của mình và mặc dù họ đã trả tiền cho nhân viên của mình vào ngày 15 tháng 5, nhưng họ không có tiền để trả cho họ vào ngày 30 tháng 5. Vinny, quản lý nhà hàng, nói chuyện với nhân viên, thông báo cho họ rằng séc của họ sẽ không có sẵn cho đến ngày 7 tháng Sáu.

Nhật ký

Vào ngày 15 tháng 5, mục nhật ký để ghi lại 6.000 đô la tiền lương được trả vào ngày đó được ghi vào sổ sách của công ty như sau:

Nợ tiền lương Chi tiêu 6.000 Tín dụng Tiền mặt 6.000

Mặc dù tiền lương cho giai đoạn tiếp theo, 16-30 tháng 5, là một chi phí phát sinh trong tháng Năm, chúng sẽ không được ghi vào sổ sách của tháng Năm, bởi vì các nhân viên sẽ không được trả cho đến tháng Sáu. Điều này không giống như cơ sở dồn tích của kế toán, sẽ ghi lại chi phí tiền lương vào tháng Năm, bởi vì công việc được thực hiện tại thời điểm đó.

Tác động của thời gian

Vào ngày 7 tháng 6, nhân viên kế toán của nhà hàng trả tiền cho nhân viên cho công việc họ thực hiện từ ngày 16 đến 30 tháng Năm. Điều này dẫn đến mục nhật ký sau:

Nợ tiền lương Chi tiêu 6.000 Tín dụng Tiền mặt 6.000

Bởi vì phương thức tiền mặt tập trung vào thời điểm thanh toán chứ không phải thời gian của chi phí, nên các chi phí của May đã bị đánh giá thấp trong ví dụ này, dẫn đến việc vượt quá lợi nhuận của công ty. Bởi vì tháng Sáu sẽ bao gồm thanh toán tiền lương từ tháng Năm và thanh toán cho hai kỳ thanh toán theo lịch trình thông thường vào tháng Sáu, chi phí của tháng Sáu sẽ được phóng đại trên báo cáo thu nhập của nó.