Hình thức thư thương mại

Giao tiếp rõ ràng là nền tảng của một doanh nghiệp thành công và viết thư là một trong những phương tiện chính để bạn giao tiếp. Cho dù thư kinh doanh của bạn được gửi bằng bản cứng hoặc điện tử, các từ và thông điệp tạo ấn tượng với người nhận. Thư kinh doanh cũng cung cấp tài liệu, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng chúng một cách thích hợp. Nắm vững các hình thức phổ biến nhất của thư kinh doanh cho nhân viên, khách hàng và các bên liên quan sẽ đảm bảo thông tin liên lạc của bạn có hiệu quả.

Thư bán hàng

Thư bán hàng là công cụ phổ biến được sử dụng để quảng bá hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Những lá thư này có tính thuyết phục và đưa ra lời kêu gọi hành động tại một số điểm. Ví dụ: nếu bạn điều hành một công ty kế toán, bạn có thể gửi thư cho khách hàng tiềm năng tại thời điểm thuế giới thiệu bản thân và cung cấp dịch vụ của bạn. Như với hầu hết các giao tiếp kinh doanh của bạn, bạn nên xác định người đọc trước khi viết thư. Ví dụ, bạn rất muốn đóng khung một bức thư chung mà bạn sẽ gửi cho những khách hàng tiềm năng không xác định trong danh sách gửi thư khác với thư cá nhân gửi cho CEO. Ngay cả khi gửi thư bán hàng cho một nhóm bạn lượm lặt được từ danh sách gửi thư, bạn nên cố gắng hết sức để gửi thư cho một cá nhân được nêu tên. Bao gồm các tính năng và lợi ích trong thư và yêu cầu một chuyến thăm, gọi điện thoại hoặc mua hàng.

Thư phản hồi

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ thường được yêu cầu trả lời các câu hỏi từ khách hàng, nhà đầu tư và nhân viên tiềm năng. Một phản hồi nhanh chóng có thể đóng một vai trò quan trọng trong cách nhận được thư của bạn. Tham khảo các cuộc điều tra trong việc mở thư và cung cấp lòng biết ơn cho sự quan tâm đến doanh nghiệp của bạn. Trả lời câu hỏi rõ ràng và tham khảo bất kỳ tài liệu quảng cáo kèm theo, bảng giá hoặc địa chỉ trang web mà bạn có thể bao gồm trong thư. Cuối cùng, bạn sẽ phải cấp hoặc từ chối yêu cầu trong yêu cầu. Hãy rõ ràng và không công bằng về quyết định của bạn. Đưa ra một lời giải thích ngắn nếu bạn phải từ chối một yêu cầu, kết hợp với các đề xuất mà người đó có thể chuyển sang hỗ trợ. Khi cấp một yêu cầu, sử dụng thư như một cơ hội để bán thêm thiện chí thông qua một đoạn ngắn quảng bá công ty của bạn.

Khiếu nại

Cho dù bạn có khiếu nại và cần phản hồi từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, hoặc đang trả lời khiếu nại từ khách hàng, rất có thể bạn sẽ gặp phải yêu cầu trả lời bằng thư yêu cầu hoặc thư điều chỉnh. Hãy rõ ràng trong văn bản của bạn và cụ thể về vấn đề các địa chỉ thư. Duy trì một giai điệu tôn trọng để có được kết quả tốt nhất. Tôn trọng cảm xúc được thể hiện bởi khách hàng không hài lòng yêu cầu điều chỉnh hoặc hoàn lại tiền. Hãy nhớ rằng mọi giao tiếp bạn viết đều mang đến cơ hội xây dựng thiện chí.

Các định dạng

Tất cả các thư kinh doanh của bạn nên theo một định dạng chính xác để duy trì một giai điệu chuyên nghiệp. Nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư từ công ty của mình, hãy đặt tên và địa chỉ của bạn ở đầu thư, theo sau là ngày bạn gửi nó. Tiếp theo viết tên và địa chỉ của người mà bạn đang gửi thư, sau đó là lời chào. Thực hiện một số nghiên cứu để tìm tên và tiêu đề chính xác của người mà bạn đang viết. Ví dụ, các bác sĩ chú ý khi bạn gọi họ là "Mr." hoặc "bà" thay vì "Tiến sĩ" Sau lời chào, hãy viết thư của bạn bằng định dạng khối, với mỗi đoạn được chứng minh ở bên trái, sử dụng khoảng trắng kép giữa các đoạn. Rõ ràng và ngắn gọn là các công cụ kinh doanh có giá trị và nên được sử dụng khi viết thư kinh doanh. Đến điểm nhanh chóng. Sao lưu yêu cầu cụ thể của bạn hoặc phản hồi với các chi tiết hỗ trợ. Đóng với một tóm tắt của mở, theo sau là một lời kêu gọi hành động nếu cần thiết. Hãy thân thiết với những lời chân thành, những người hay cảm ơn, cảm ơn, sau đó để lại khoảng bốn khoảng trống để ký tên.