Kỹ năng Front Office Vs. Kỹ năng Back Office

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công đòi hỏi nỗ lực của mỗi nhân viên, bất kể mỗi nhân viên có thực sự giao dịch trực tiếp với khách hàng và khách hàng hay không ở ngoài tầm nhìn của công chúng. Trong thực tế, nhóm các nhiệm vụ xảy ra trong tương tác trực tiếp với khách hàng và nhóm các nhiệm vụ khác xảy ra mà không có tương tác của khách hàng được gọi là văn phòng phía trước so với trách nhiệm của văn phòng hỗ trợ. Mặc dù bạn có thể không coi các nhiệm vụ này là văn phòng chính so với văn phòng hỗ trợ, nhưng sự thật là hầu hết các công ty đều có hai loại nhân viên riêng biệt. Hiểu những gì cấu thành công việc văn phòng và cách xử lý các nhiệm vụ văn phòng có thể giúp bạn thuê những người có kỹ năng cần thiết để nổi trội trong các nhiệm vụ này.

Front Office Mô tả công việc

Khi cố gắng phân biệt giữa văn phòng trước và văn phòng hỗ trợ, điều quan trọng nhất cần hiểu là nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là giao dịch trực tiếp với khách hàng và khách hàng để tạo doanh số. Nói cách khác, nhân viên văn phòng giúp tiếp thị sản phẩm và dịch vụ của bạn, xử lý các yêu cầu của khách hàng, phát triển mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và thúc đẩy một cái nhìn tích cực về doanh nghiệp của bạn. Thuê đúng người để giao dịch với khách hàng có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc xây dựng danh tiếng của công ty bạn. Một số ví dụ về công việc văn phòng bao gồm nhân viên tiếp tân, thu ngân, đại diện bán hàng và đại diện dịch vụ khách hàng.

Back Office Mô tả công việc

Nhân viên văn phòng có các mục tiêu khác với những người có nhiệm vụ văn phòng. Nhân viên đảm nhận các trách nhiệm văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ hành chính, pháp lý và hỗ trợ để duy trì nơi làm việc của bạn. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm tạo hợp đồng lao động; sổ sách kế toán; kế toán; xử lý biên chế; đảm bảo tuân thủ thuế địa phương, tiểu bang và liên bang; đảm bảo tuân thủ luật lao động và an toàn; xử lý bồi thường của công nhân; thực hiện kiểm tra lý lịch; xử lý tài khoản phải trả và phải thu; và xử lý yêu cầu quyền lợi. Ví dụ về các công việc văn phòng hỗ trợ bao gồm thư ký nhập dữ liệu, bộ xử lý khiếu nại, kế toán, điều hành nhân sự và cố vấn pháp lý.

Kỹ năng văn phòng

Nhân viên văn phòng giao dịch trực tiếp với khách hàng, vì vậy họ phải có kỹ năng giao tiếp cá nhân xuất sắc, và cũng phải được nói rõ. Bởi vì giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong các công việc văn phòng, nhân viên chọn con đường sự nghiệp này cũng cần có kỹ năng lắng nghe tích cực để đảm bảo họ hiểu được nhu cầu và nhu cầu của khách hàng. Các kỹ năng quan trọng khác của văn phòng là khả năng thể hiện tính cách thân thiện, kiên nhẫn, kỹ thuật đặt câu hỏi mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và kỹ năng quản lý xung đột để khuếch tán các tình huống khiến khách hàng không hài lòng.

Kỹ năng Back Office

Kỹ năng back office khác nhau, tùy thuộc vào loại vị trí tổ chức. Mặc dù nhân viên văn phòng không giao dịch trực tiếp với khách hàng, họ thường giao dịch với các nhà cung cấp và nhà cung cấp qua điện thoại hoặc qua email và thư từ. Do đó, một trong những kỹ năng văn phòng hỗ trợ quan trọng nhất là giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản hiệu quả. Một số nhân viên văn phòng hỗ trợ đối phó với bảng lương, bảng chấm công và kế toán, vì vậy đối với những vị trí đó, một cơ sở có số và với toán học là điều cần thiết. Khả năng tổ chức là một kỹ năng cần thiết khác, đặc biệt đối với nhân viên văn phòng hỗ trợ xử lý các nhiệm vụ hành chính và pháp lý. Khả năng nộp các tài liệu quan trọng một cách chính xác và để đảm bảo rằng giấy tờ được nộp đúng hạn thường tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại của một văn phòng hỗ trợ.

Mặc dù các kỹ năng máy tính cơ bản là rất quan trọng đối với cả nhân viên văn phòng trước và sau, nhưng mức độ của các kỹ năng này khác nhau. Nhân viên văn phòng có thể chỉ cần đủ kỹ năng máy tính để sắp xếp các cuộc hẹn hoặc đặt hàng, trong khi nhân viên văn phòng phải hiểu một loạt các chương trình máy tính, tùy thuộc vào chức danh công việc. Ví dụ, quản trị viên mạng phải có kiến ​​thức máy tính nâng cao để cài đặt và bảo trì máy tính, trong khi các nhân viên văn phòng khác có thể cần hiểu xử lý văn bản, hệ thống sổ cái và các chương trình khác liên quan đến công việc cụ thể của họ.