Điều gì xảy ra khi các doanh nghiệp có kế hoạch dự phòng?

Môi trường kinh doanh luôn thay đổi và chủ doanh nghiệp phải đối phó với những sự kiện bất ngờ, cả tích cực và tiêu cực. Kế hoạch dự phòng là một phương tiện để đối phó với sự không chắc chắn vốn có trong việc sở hữu hoặc quản lý một doanh nghiệp. Một kế hoạch dự phòng là một câu hỏi và một câu trả lời cho câu hỏi. Nó còn được gọi là "kịch bản what-if" và hỏi quản lý sẽ làm gì để đối phó với một thách thức nào đó?

Phản ứng nhanh

Các công ty lão luyện trong kế hoạch dự phòng dành thời gian để có kế hoạch sẵn sàng đối phó với bất kỳ thay đổi nào trong nền kinh tế, hoặc tình hình cạnh tranh của họ, có thể ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận. Họ không phải trải qua toàn bộ quá trình lập kế hoạch mới khi sự kiện xảy ra. Họ đã sẵn sàng để thực hiện một phản ứng ngay lập tức. Kế hoạch dự phòng có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Bằng cách nhanh chóng đưa ra kế hoạch dự phòng, công ty có thể giảm thiểu mọi tác động tài chính tiêu cực gây ra bởi sự thay đổi bất ngờ trong môi trường kinh doanh.

Luôn đi trước các đối thủ cạnh tranh

Kế hoạch dự phòng hiệu quả đòi hỏi các nhà quản lý phải sáng tạo. Biểu thức thường được sử dụng mà Nghĩ bên ngoài hộp là một cách nhìn vào kế hoạch dự phòng. Các nhà quản lý phải có khả năng dự đoán các động thái chiến lược mà đối thủ của họ có thể thực hiện và có các biện pháp để chống lại các động thái đó. Nhưng kế hoạch dự phòng không chỉ giúp quản lý đối phó với các mối đe dọa cạnh tranh. Các công ty tiếp tục phát triển là những công ty luôn tìm kiếm cơ hội mới nổi trên thị trường. Họ lên kế hoạch trước để có sẵn các nguồn lực - vốn, nhân lực, năng lực sản xuất và kênh phân phối - để nhảy vào cơ hội khi thời điểm thích hợp. Mục tiêu của họ là tận dụng tốt các cơ hội đặc biệt hấp dẫn trước các đối thủ cạnh tranh.

Dẫn đầu với sự tự tin

Có kế hoạch dự phòng tại chỗ cho phép người quản lý hành động quyết đoán và tiến về phía trước với sự tự tin. Họ chấp nhận rằng họ không thể dự báo tương lai với độ chính xác hoàn toàn. Kết quả thực tế chắc chắn sẽ thay đổi, ít nhất là phần nào, từ các con số được dự toán hoặc theo kế hoạch. Họ cũng biết rằng họ sẽ có thể đối phó với mọi tình huống phát sinh vì họ đã dành thời gian xem xét các phản hồi có sẵn cho họ khi những điều đó xảy ra như sự thiếu hụt doanh thu hoặc đối thủ cạnh tranh mới xâm nhập thị trường của họ.

Dự báo chính xác hơn

Nếu quản lý cấp cao khuyến khích tất cả mọi người trong tổ chức áp dụng triết lý lập kế hoạch dự phòng, thì kết quả là toàn bộ tổ chức luôn hướng về phía trước. Công ty thực hiện một cách tiếp cận dài hạn để phát triển doanh nghiệp thay vì chỉ phản ứng vội vàng với các vấn đề tài chính hoặc hoạt động hàng ngày. Bằng cách trở nên thành thạo hơn trong việc nhìn về phía trước, các nhà quản lý cũng có thể trở nên thành thạo hơn trong việc dự đoán tác động tài chính của những thay đổi trong môi trường kinh doanh có khả năng xảy ra. Dự báo của công ty trở thành một mô tả chính xác hơn về tương lai sẽ như thế nào. Kế hoạch dự phòng, khi được thực hiện trong thời gian dài, có thể giúp một công ty tránh hoặc giảm thiểu các loại thiếu hụt doanh thu hoặc lợi nhuận mà nó được thiết kế để giúp các nhà quản lý giải quyết.