Thiết lập mục tiêu cho nhân viên hành chính

Trong các cài đặt kinh doanh từ doanh nghiệp đến sản xuất, nhân viên hành chính có thể là nhân tố chính trong chức năng của công ty. Nhân viên hành chính thường được giao nhiệm vụ của công ty "mặt trước", như chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại, lọc thư và duy trì thư từ. Như với bất kỳ bộ phận nào trong một doanh nghiệp nhỏ, việc đặt mục tiêu trong một bộ phận hành chính rất quan trọng vì nhiều lý do.

Tầm quan trọng

Để các doanh nghiệp nhỏ đạt được các mục tiêu chung của công ty, điều bắt buộc là hầu hết các bộ phận kinh doanh, bao gồm cả bộ phận hành chính, phải xác định rõ các mục tiêu được đặt ra bởi các nhà quản lý cấp trung hoặc cấp trên. Những mục tiêu này có thể giúp giữ cho mỗi quản trị viên, cũng như nhóm quản trị tổng thể của bạn, theo dõi để hoàn thành các mục tiêu cá nhân và toàn công ty. Các mục tiêu cũng quan trọng ở chỗ chúng có thể thúc đẩy nhân viên hành động và nâng cao hiệu quả trong bộ phận hành chính của bạn.

Các loại mục tiêu

Các loại mục tiêu bạn đặt cho nhân viên hành chính của bạn có thể thay đổi tùy theo từng vai trò hành chính. Ví dụ: các mục tiêu cho nhân viên tiếp tân của bạn có thể bao gồm phân phối và chuẩn bị tất cả thư đến và đi một cách kịp thời, bao gồm các gói ghi nhật ký với các dịch vụ vận chuyển và thông báo cho người nhận tất cả các gói đến. Các mục tiêu khác cho nhân viên hành chính có thể bao gồm bảo trì tập tin, xử lý giấy tờ, giám sát các chức năng hỗ trợ văn thư, lên kế hoạch sắp xếp chuyến đi cho các giám đốc điều hành cấp trên và duy trì cơ sở dữ liệu cụ thể.

Động lực

Mục tiêu là chìa khóa khi thúc đẩy nhân viên hành động. Nếu không có các mục tiêu được xác định rõ ràng mà nhân viên hành chính có thể mong muốn hoàn thành hàng quý hoặc hàng năm, nhân viên của bạn có thể cảm thấy bị mất hoặc bối rối như những gì được mong đợi ở họ. Hiểu được kỳ vọng mục tiêu có thể ảnh hưởng đến động lực của nhân viên để làm tốt công việc. Điều đó đang được nói, mục tiêu kế hoạch kém hoặc mục tiêu quá mơ hồ có thể làm mất tinh thần nhân viên hành chính. Truyền đạt rõ ràng những mục tiêu nào được mong đợi từ nhân viên hành chính của bạn và giải thích cách các mục tiêu này phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu của công ty.

Thành tích và đo lường

Để đảm bảo rằng các mục tiêu quản trị của bạn là khả thi và được thực hiện đúng, hãy đo mức độ thường xuyên và mức độ đạt được của chúng. Ví dụ, nhân viên của bạn có thể hoàn thành các mục tiêu đúng hạn, nhưng kết quả có thể không ngang với "công việc tốt". Mặt khác, nhân viên hành chính của bạn có thể bỏ lỡ thời hạn và mất nhiều thời gian hơn để đạt được mục tiêu, nhưng cuối cùng có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hoàn hảo. Trong một trong những trường hợp này, bạn có thể cần phải đánh giá xem các mục tiêu bạn đạt được có thực tế và có thể đạt được ngay từ đầu không. Điều này sẽ cho phép bạn đặt ra các mục tiêu thiết thực hơn trong tương lai.