Cách tranh chấp thư hóa đơn

Nếu bạn nhận được thư hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp không chính xác, hãy trả lời ngay và làm rõ vấn đề. Không giải quyết một hóa đơn có thể dẫn đến phí trễ và thậm chí có thể ảnh hưởng đến điểm tín dụng kinh doanh của bạn. Mặc dù tranh chấp thư hóa đơn qua điện thoại nhanh hơn, nhưng nếu bạn trả lời qua thư, bạn có thể bao gồm các tệp đính kèm để hỗ trợ cho yêu cầu của mình.

Kiểm tra sách của bạn

Nếu bạn đang được lập hóa đơn cho một cái gì đó, một người nào đó trong công ty có thể đã cấp số đơn đặt hàng mua như một phần của yêu cầu ban đầu. Theo dõi số này và nói chuyện với cá nhân đã đi trước cho dịch vụ. Xác minh các chi tiết của thỏa thuận và đọc bất kỳ giấy tờ hợp đồng nào được nộp khi đơn đặt hàng được đặt để xác nhận vị trí của bạn về tính chính xác của hóa đơn.

Thu thập bằng chứng của bạn

Tạo các bản sao của tài liệu hỗ trợ mà bạn có cho biết giá hóa đơn thực tế phải là bao nhiêu. Nếu bạn bị buộc tội không thanh toán hóa đơn, hãy yêu cầu bộ phận kế toán của bạn in một bản sao của séc thanh toán đã được gửi và yêu cầu họ xác minh xem séc có được đổi thành tiền mặt không. Nếu bạn đã đặt hàng trực tuyến và nhận được xác nhận qua email, hãy in nó ra. Đính kèm giấy tờ này vào thư tranh chấp của bạn để củng cố vị trí của bạn.

Viết thư của bạn

In tranh chấp thư hóa đơn của bạn trên tiêu đề thư của công ty và giải quyết nó cho cá nhân đã gửi nó. Xác nhận rằng bạn đang nhận được thư và mô tả lý do tại sao bạn đang tranh chấp nó. Tham khảo các tài liệu bạn đang bao gồm để nhấn mạnh quan điểm của bạn. Ví dụ, như bạn sẽ thấy trong hợp đồng đính kèm, tổng hóa đơn xây dựng phần bổ sung taco là $ 1.000, phải trả khi hoàn thành. Hóa đơn của bạn là $ 2.000, không chính xác.

Hóa đơn cho dịch vụ có vấn đề

Nếu bạn đang tranh cãi về chất lượng dịch vụ được thực hiện bằng cách không thanh toán hóa đơn, hãy cố gắng giải quyết tranh chấp với nhà cung cấp dịch vụ bằng cách nêu ra mối quan ngại của bạn. Cung cấp tài liệu hỗ trợ để sao lưu yêu cầu của bạn và chờ phản hồi. Ví dụ, Thỏa thuận ban đầu của chúng tôi là 5:00 pm dịch vụ ăn uống cho 50 khách hàng. Đại diện phục vụ của bạn đến muộn 40 phút và chỉ mang đủ thức ăn để nuôi 30 người. Tôi đang yêu cầu điều chỉnh hóa đơn để phản ánh sự vi phạm thỏa thuận ban đầu của chúng tôi. Một bản sao hợp đồng của chúng tôi được đính kèm để bạn tham khảo.

Yêu cầu hành động khắc phục

Đưa ra yêu cầu cho bất kỳ hành động khắc phục là cần thiết. Ví dụ: nếu hóa đơn là số tiền không chính xác, hãy yêu cầu công ty gửi hóa đơn sửa đổi vào vị trí của nó. Ghi chú để kiểm tra kỹ giấy tờ tài chính nếu bạn sử dụng lại nhà cung cấp dịch vụ trong tương lai.

Cung cấp thông tin liên lạc

Khi bạn ký thư, hãy bao gồm thông tin liên lạc của bạn, chẳng hạn như đường dây điện thoại trực tiếp và địa chỉ email của bạn. Yêu cầu người nhận thông báo cho bạn khi họ nhận được thư của bạn để bạn có thể thảo luận thêm về vấn đề qua điện thoại hoặc qua email.