Cách thiết lập giao tiếp mở tại nơi làm việc

Cố gắng thiết lập một môi trường làm việc trong đó bạn có thể tự do giao tiếp với nhân viên của mình. Khi bạn thu hút phản hồi từ nhân viên, bạn có thể tìm hiểu về các vấn đề và giải quyết vấn đề trước khi mọi thứ leo thang. Một số nhân viên của bạn có thể có những ý tưởng tốt có thể cải thiện hiệu quả tại nơi làm việc, nhưng bạn có thể không bao giờ nghe về những ý tưởng này nếu bạn không thiết lập giao tiếp cởi mở với nhân viên của mình. Bạn có thể sử dụng một số phương tiện khác nhau để liên lạc với nhân viên của mình, nhưng trước khi cuộc đối thoại có thể bắt đầu, trước tiên bạn phải thiết lập một số quy tắc cơ bản.

1.

Chia sẻ một số quy tắc nền tảng giao tiếp với nhân viên của bạn. Giải thích rằng mọi người không thể sử dụng ngôn ngữ gây khó chịu tại nơi làm việc hoặc đưa ra những bình luận gây bức xúc có thể được hiểu là phân biệt chủng tộc, phân biệt giới tính hoặc phân biệt đối xử. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn hiểu rằng giao tiếp mở không có nghĩa là kiểm chứng bằng mọi suy nghĩ xuất hiện trong đầu bạn. Mọi người phải hành động và giao tiếp một cách chuyên nghiệp.

2.

Giải thích các khái niệm chính cho nhóm của bạn. Các nhà quản lý thường giao tiếp qua các từ viết tắt hoặc biệt ngữ có nghĩa là không có gì để nhân viên xếp hạng thấp hơn. Đưa cho nhân viên của bạn một danh sách các từ viết tắt mà bạn thường sử dụng và giải thích ý nghĩa của các chữ cái, bởi vì bạn không thể giao tiếp hiệu quả nếu nhân viên của bạn không hiểu vấn đề.

3.

Lên lịch họp nhóm. Tham gia vào toàn bộ nhóm của bạn trong các cuộc họp hàng tuần, nhưng hãy đảm bảo bạn lên lịch các cuộc họp vào những thời điểm thích hợp vì nhân viên của bạn có thể nghĩ rằng bạn không quan tâm đến việc liên lạc nếu bạn liên tục lên lịch lại hoặc hủy các cuộc họp. Sắp xếp chương trình nghị sự cho cuộc họp để bạn có nhiều thời gian để truyền đạt ý tưởng của mình và nhân viên của bạn cũng có cơ hội cung cấp phản hồi.

4.

Cung cấp cho nhân viên của bạn những cập nhật thường xuyên về những vấn đề quan trọng có thể ảnh hưởng đến nơi làm việc. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy đồng điệu hơn với công ty nếu họ nghe về những phát triển từ bạn thay vì phải chờ đợi để nghe những lời thì thầm trên nhà nho. Giải quyết công khai các vấn đề có thể liên quan đến nhân viên của bạn, chẳng hạn như cắt giảm và cắt giảm ngân sách, để cho mọi người biết vị trí của họ thay vì gây ra những bất ngờ khó chịu cho họ.

5.

Viện một chính sách mở cửa. Nghĩa đen là để cửa văn phòng của bạn mở nếu bạn có thể làm như vậy mà không làm gián đoạn công việc của bạn. Nhiều người nhận thấy cánh cửa đóng kín là rào cản mà các nhà quản lý đưa ra để tự cắt đứt với nhân viên của họ. Bạn có thể khuyến khích nhân viên của bạn đến văn phòng của bạn với những câu hỏi và mối quan tâm, nhưng họ có nhiều khả năng sẽ làm như vậy nếu họ thấy một cánh cửa mở.

tiền boa

• Một số nhân viên thích thể hiện bản thân trước mặt đồng nghiệp nhưng những người khác thích nói chuyện trong các nhóm nhỏ. Do đó, trong khi các cuộc họp nhóm cung cấp phương tiện tốt để chia sẻ ý tưởng, bạn cũng nên theo dõi các cá nhân sau các cuộc họp này. Bạn có thể thấy rằng những người ngồi lặng lẽ trong phiên nhóm thực sự có những ý tưởng hữu ích có thể mang lại lợi ích cho toàn bộ nhóm của bạn.

Cảnh báo

• Các cuộc họp nhóm đôi khi rất khó để sắp xếp trong một môi trường làm việc bận rộn. Nếu bạn chỉ có thể dành vài phút thì hãy lên lịch một cuộc họp ngắn thay vì cố gắng nhồi nhét một lượng thông tin khổng lồ vào một cuộc họp ngắn.
• Nếu bạn thiết lập một cuộc đối thoại cởi mở, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn, nhưng điều này có thể dễ dàng gây tác dụng ngược nếu các cuộc họp kéo dài do nói quá nhiều, khiến nhân viên của bạn có ít thời gian hơn để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Giao tiếp có thể cải thiện môi trường làm việc, nhưng đừng để các cuộc họp cản trở công việc.