Làm thế nào để nhân viên viết các thủ tục chi tiết về công việc của họ

Thường thì những người gần nhất với việc điều hành công ty của bạn là nhân viên của bạn. Bởi vì nhân viên của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ và thủ tục thường xuyên, họ thậm chí có thể biết nhiều về các quy trình này hơn bạn. Một hướng dẫn có chứa các hướng dẫn thủ tục có thể là một tài sản có giá trị cho công ty của bạn. Hướng dẫn hiệu quả nhất có thể là kết quả của đầu vào trực tiếp từ nhân viên của bạn. Yêu cầu nhân viên viết các thủ tục chi tiết về công việc của họ để biên soạn một hướng dẫn thủ tục.

1.

Chọn công việc cần thủ tục bằng văn bản. Các hoạt động mà mọi người tìm thấy các nhiệm vụ khó hiểu hoặc phức tạp với nhiều bước có thể được hưởng lợi từ các thủ tục. Các nhiệm vụ quan trọng mà nhân viên phải hoàn thành mà không mắc lỗi cũng có thể được hưởng lợi từ các thủ tục bằng văn bản.

2.

Khuyến khích nhân viên suy nghĩ về cách họ thực hiện các nhiệm vụ để bắt đầu nhận thức về quy trình. Nhân viên có thể muốn ghi chú những điểm họ muốn nhớ về cách họ thực hiện một nhiệm vụ. Nếu nhân viên có bất kỳ hướng dẫn hoặc hướng dẫn nào hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ, họ nên thu thập các tài liệu này.

3.

Tập hợp tất cả các nhân viên làm việc cùng nhau trong một nhiệm vụ (nếu có) và viết một bản thảo hợp tác của quy trình. Sử dụng bảng phấn hoặc bảng trắng để mọi người có thể thấy các bước khi bạn tạo chúng, bắt đầu từ bước đầu tiên và tiếp tục trong toàn bộ quá trình. Bắt đầu mỗi bước với một động từ để làm cho thủ tục định hướng hành động và súc tích.

4.

Thảo luận về quy trình dự thảo để đảm bảo rằng nó đóng gói quy trình một cách chính xác và chính xác. Phấn đấu cho hướng dẫn súc tích và trực tiếp. Nếu bạn có thể thêm vào các bước bằng cách cung cấp chi tiết ngắn gọn về lý do tại sao chúng quan trọng, hãy thêm thông tin bổ sung này. Thực hiện bất kỳ sửa đổi hoặc điều chỉnh cần thiết.

5.

Thêm sơ đồ hoặc hình ảnh vào các thủ tục nếu chúng sẽ giúp người dùng hình dung ra quy trình.

6.

Tạo bản thảo cuối cùng của các thủ tục. Đọc lại các thủ tục và in chúng ra giấy tiêu chuẩn. Đặt các thủ tục trong chất kết dính, ghi nhãn rõ ràng với một tiêu đề dọc theo cột sống của chất kết dính. Đặt các chất kết dính thủ tục gần khu vực nơi nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ.

Những điều cần thiết

• Chất kết dính