Cách định dạng thư doanh nghiệp với bản sao

Thư kinh doanh bao gồm các bản sao phải được tổ chức tốt. Không chỉ thông tin của bức thư ngắn gọn, các bản sao đính kèm phải rõ ràng, được dán nhãn và sắp xếp theo chỉ dẫn của thư. Định dạng có tổ chức này sẽ đảm bảo rằng người đọc có thể tập hợp lại thứ tự của bức thư, nếu nó trở nên không có tổ chức.

1.

Sử dụng phần mềm xử lý văn bản để đơn giản là quá trình định dạng. Tạo lề 1 inch trên tất cả các mặt của bức thư. Chọn một phông chữ dễ đọc, chẳng hạn như Arial 10 hoặc New Times Roman 12. Bắt đầu mỗi phần của thư kinh doanh ở lề phải. Bao gồm khoảng cách đôi giữa mỗi phần.

2.

Bao gồm một tiêu đề với tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của công ty bạn nếu văn phòng phẩm của bạn không cung cấp thông tin này.

3.

Liệt kê tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận, còn được gọi là địa chỉ bên trong. Bao gồm tiêu đề chính thức của người nhận, chẳng hạn như Bà Bà hay hoặc Tiến sĩ.

4.

Bao gồm một lời chào chuyên nghiệp, chẳng hạn như mật Kính gửi ông Smith, hoặc chỉ đơn giản là liệt kê trong danh sách của bạn. Thực hiện theo lời chào với dấu hai chấm (:).

5.

Tạo cơ thể của thư kinh doanh. Cung cấp thông tin ngắn gọn, chính xác. Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong thư và cung cấp thông tin hoặc tài liệu để hỗ trợ tất cả các khiếu nại. Giới thiệu các điểm chính trong đoạn đầu tiên và sử dụng các đoạn bổ sung để giải thích về các điểm đó.

6.

Đóng thư với cách kết thúc chuyên nghiệp và lịch sự, chẳng hạn như Cảm ơn bạn hay hoặc Trân trọng. Chỉ bao gồm một chữ cái viết hoa trong từ đầu tiên của lần đóng, tức là Trân trọng bạn và theo dõi kết thúc bằng dấu phẩy. Bao gồm các dòng sau khi đóng và gõ chữ ký in. Điều này sẽ cung cấp chỗ rộng rãi cho chữ ký bằng văn bản giữa chữ ký đóng và chữ ký in.

7.

Cho biết bất kỳ bản sao hoặc tài liệu nào sẽ được đính kèm với thư kinh doanh dưới dạng thùng. Loại Enclosures Envosures và bao gồm số lượng bản sao. Loại Enclosures: 5, ví dụ, nếu thư kinh doanh bao gồm năm bản sao hoặc tài liệu cùng với thư. Dán nhãn hoặc đánh số từng bản sao và bao gồm chúng phía sau bức thư.