Cách thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ

Việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng các hoạt động của công ty hiện tại và một kế hoạch khả thi. Cho dù bạn đang thiết lập một hệ thống không giấy, điện tử hoặc tạo một hệ thống bằng cách sử dụng hồ sơ giấy, bạn đều sử dụng quy trình tương tự. Điều này liên quan đến việc áp dụng các nguyên tắc tổ chức hợp lý. Các bộ phận, hoặc danh mục phù hợp, là chìa khóa cho một hệ thống hiệu quả, hiệu quả.

Tạo hệ thống lưu trữ hồ sơ

1.

Xem lại các hồ sơ mà công ty bạn muốn lưu trữ và các bộ sưu tập hồ sơ hiện tại của bạn và thực hành lưu trữ. Thành lập một ủy ban nhỏ để làm việc với bạn trong việc phác thảo các tài liệu bạn dự định tổ chức. Tạo các danh mục bạn cần để bao gồm tất cả các hồ sơ của bạn.

2.

Sắp xếp các tài liệu thành các danh mục dễ nhận biết có ý nghĩa với nhân viên của bạn. Tiêu chí chính cho một danh mục là nó không trùng lặp với bất kỳ danh mục nào khác. Nếu một danh mục chính là khách hàng, thì mỗi khách hàng hoặc nhóm khách hàng tương thích, sẽ đóng vai trò là một danh mục phụ. Hồ sơ sản phẩm hoặc nhà cung cấp phải ở trong các loại khác nhau. Trong mỗi danh mục và danh mục con, các hồ sơ riêng lẻ có thể được sắp xếp theo thứ tự abc theo tiêu đề, theo ngày bắt đầu hoặc hoàn thành, bộ phận hoặc bất kỳ phương pháp nào khác giúp việc truy xuất thuận tiện, nhất quán và hiệu quả.

3.

Chuẩn bị tài liệu đào tạo giải thích hệ thống cho nhân viên. Thực hiện một chương trình đào tạo để giải thích các thủ tục và lợi ích của việc lưu trữ và truy xuất hồ sơ. Đặc biệt chú ý đến bất kỳ người xử lý hồ sơ nào, có công việc là thu thập, lưu trữ và phân phối hồ sơ; và giám sát viên đơn vị, những người có khả năng nhận được câu hỏi sau khi hệ thống được đưa ra. Sử dụng các thành viên nhóm phát triển để hỗ trợ bạn giám sát hệ thống về các thay đổi sẽ khắc phục sự cố hoặc giúp sử dụng dễ dàng và hiệu quả hơn.

4.

Một hệ thống lưu trữ mà không có hệ thống sao lưu sẽ không đầy đủ hoặc an toàn. Các công ty bị tổn thất tài chính lớn hoặc đã phá sản khi họ mất dữ liệu. Đối với các hồ sơ quan trọng, có thể trả tiền để tạo các hồ sơ trùng lặp và lưu chúng ở các vị trí ngoài địa điểm an toàn, chống cháy. Một cách khác là quét dữ liệu quan trọng bằng điện tử và truyền các tệp đến bộ nhớ ngoài, lưu trữ trực tuyến. Nếu quyền riêng tư của dữ liệu là một vấn đề, bạn có thể sao lưu các tệp vào ổ đĩa của mình, nơi bạn giữ ở một vị trí an toàn, ngoài trang web.