Cách ước tính cho ngân sách linh hoạt

Các công ty chuẩn bị ngân sách để ước tính cho thu nhập và chi phí trong tương lai. Ngân sách cũng có thể được sử dụng hồi cứu để so sánh thu nhập và chi phí thực tế với các số liệu ngân sách. Do đó, ngân sách được sử dụng để dự đoán những gì có thể xảy ra và để đánh giá những gì công ty thực sự đã làm với tài chính của mình. Hiểu được doanh nghiệp thực hiện tốt như thế nào so với số liệu ngân sách của mình là công việc của ngân sách linh hoạt.

Ngân sách linh hoạt Versus tĩnh

Khi hầu hết mọi người nghĩ về ngân sách, họ có ý tưởng về một ngân sách tĩnh trong tâm trí. Đây là ngân sách dựa trên các số liệu dự kiến, được chuẩn bị trước khi bắt đầu nhiệm kỳ. Nói cách khác, ngân sách tĩnh là ngân sách "ước tính" hoặc "theo kế hoạch". Một ngân sách linh hoạt, mặt khác, là một công cụ để đánh giá hiệu suất. Nó không thể được chuẩn bị trước khi bắt đầu thời hạn ngân sách mà thay vào đó được điều chỉnh trong suốt thời gian lập ngân sách để tính đến các đầu ra thực tế. Ước tính cho một ngân sách linh hoạt đòi hỏi công ty phải tự hỏi ngân sách tĩnh sẽ là gì nếu có tất cả các yếu tố được biết đến thực sự đã được tính đến.

Phương sai và mục đích

Mục đích của việc chuẩn bị ngân sách linh hoạt là so sánh "táo với táo". Giả sử công ty của bạn có kế hoạch sản xuất 75 tổng của một mặt hàng cụ thể. Khi mọi thứ tiến triển, bạn nhận ra rằng bạn thực sự sẽ sản xuất 100 tổng sản phẩm. Với suy nghĩ này, bạn xem lại ngân sách để phản ánh chi phí sản xuất 100 tổng thay vì 75. Tiếp theo, bạn có thể ước tính phương sai ngân sách tĩnh, đó là sự khác biệt giữa số tiền bạn dự tính ban đầu và số tiền bạn có mang lại hoặc chi tiêu cho chi tiết đơn hàng đó. "Điểm mấu chốt" là thu nhập trừ đi các chi phí. Phương sai ngân sách linh hoạt cũng có thể được tính bằng cách trừ đi sự khác biệt giữa chi tiết đơn hàng được sửa đổi và kết quả thực tế. Ví dụ, nếu bạn thực sự sản xuất 95 tổng sản phẩm, bạn sẽ có một chút khác biệt so với con số 100 tổng đã sửa đổi của bạn.

Chuẩn bị ngân sách linh hoạt

Ước tính ngân sách linh hoạt có thể khó khăn nếu bạn không gần hết thời hạn ngân sách hoặc nếu bạn không chắc chắn về môi trường kinh tế hoặc dự đoán bán hàng cho những tháng tới. Tuy nhiên, một quy tắc cơ bản cần nhớ là chi phí biến đổi ngân sách sẽ tương quan với một đơn vị đầu ra. Nói cách khác, giá của mỗi hàng hóa hoặc dịch vụ bạn bán phải vượt quá chi phí sản xuất hoặc sản xuất nếu bạn muốn kiếm lợi nhuận. Điều này tính đến tất cả các chi phí cố định của bạn - chẳng hạn như chi phí chung và bất kỳ thứ gì khác không liên quan đến bán hàng - và sau đó thêm vào chi phí sản xuất. Do đó, thông thường là điều chỉnh lại ngân sách trên cơ sở hàng quý hoặc thậm chí hàng tháng khi bán biến động và chi phí tăng hoặc giảm.

Thời gian là tất cả

Biết khi nào cần chuẩn bị ngân sách linh hoạt có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa việc liên tục cập nhật ngân sách của bạn hoặc chỉ đơn giản là chờ ngân sách phát hành để có được bức tranh chính xác hơn về ngân sách so với số liệu thực tế. Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp chờ đến cuối năm tài chính để chuẩn bị ngân sách linh hoạt. Nhưng trong trường hợp này, những gì họ đang chuẩn bị thực sự là một phiên bản "điều gì xảy ra nếu" của ngân sách tĩnh. Nó có thể là một công cụ hữu ích để dự báo ngân sách mới nhưng không giúp điều chỉnh các dự báo tài chính hiện tại theo cách ngân sách được điều chỉnh phù hợp hơn.