Cách giải thích phương sai trong báo cáo tài chính hàng tháng

Các công ty sử dụng phân tích phương sai để so sánh các thay đổi hiệu suất tài chính từ tháng này sang tháng khác, hoặc có thể từ quý này sang quý khác hoặc năm này sang năm khác. Thông thường, kết quả tài chính thực tế được so sánh với ngân sách hoặc ngân sách được so sánh với dự báo. Quá trình so sánh này và phương sai kết quả giúp quản lý xác định vấn đề, điều tra vấn đề và thực hiện thay đổi nhanh chóng. So sánh hiệu suất của một tháng với hiệu suất khác cung cấp một số thông tin chi tiết trong khi lắp ráp một đường xu hướng so sánh dữ liệu của một vài tháng, được gọi là "phân tích theo chiều ngang", có thể tiết lộ những thay đổi đột ngột dễ dàng hơn.

Lắp ráp dữ liệu

Khi so sánh dữ liệu tài chính từ hai tháng khác nhau, bạn có tháng đầu tiên trong một cột, tháng thứ hai trong cột tiếp theo và cột thứ ba cho thấy sự khác biệt hoặc chênh lệch kết quả giữa hai cột đầu tiên. Các công ty thường thực hiện loại phân tích này trên báo cáo thu nhập. Ví dụ: so sánh dữ liệu ngân sách với hiệu suất thực tế, bạn có thể đã lập ngân sách cho doanh số của tháng này ở mức 10.000 đô la. Doanh số thực tế của bạn đạt 8.000 đô la, vì vậy bạn có chênh lệch ngân sách so với thực tế là 2.000 đô la.

Phương sai tích cực

Phương sai ngân sách là tích cực hoặc thuận lợi, khi kết quả doanh thu thực tế cao hơn kỳ vọng ngân sách hoặc chi phí thấp hơn ngân sách. Bạn phân tích các phương sai này theo những cách liên quan trực tiếp đến chi tiết đơn hàng. Ví dụ: nếu bạn tìm thấy một phương sai bán hàng tích cực, bạn nghiên cứu để tìm hiểu xem nguyên nhân đó có phải do giá bán cao hơn dự kiến, khối lượng bán hàng lớn hơn hay hỗn hợp sản phẩm có lợi hơn được mua bởi khách hàng của bạn. Đối với các chi phí thực tế có ngân sách dưới mức, bạn muốn nghiên cứu và tìm hiểu nguyên nhân là sự kiện một lần hay không thường xuyên, cho dù ngân sách của bạn dựa trên các giả định kém hay liệu công ty của bạn có tìm cách cắt giảm chi phí liên tục không, trong số những lời giải thích có thể khác.

Phương sai âm

Phương sai tiêu cực dẫn đến khi doanh số giảm dưới mức ngân sách hoặc chi phí vượt quá ngân sách. Cả hai phương sai tích cực và tiêu cực có thể xuất phát từ các sự kiện nội bộ có thể kiểm soát được hoặc các sự kiện không thể kiểm soát được, thường được điều khiển từ bên ngoài. Tùy thuộc vào loại công ty, chẳng hạn như kinh doanh dịch vụ so với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, bạn có thể thực hiện phân tích phương sai chỉ trên một vài chi tiết đơn hàng phù hợp nhất trên báo cáo thu nhập. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể tập trung vào các phương sai trong giá mua hàng tồn kho hoặc sản lượng vật liệu, trong khi một công ty dựa trên dịch vụ có thể xem xét nhiều hơn về phương sai hiệu quả lao động.

Giải thích kết quả

Phân tích phương sai hoạt động tốt như một công cụ để cảnh báo quản lý đối với các vấn đề kinh doanh tiềm năng có thể ảnh hưởng đến doanh thu hoặc chi phí. Sử dụng ngôn ngữ khách quan, chính xác, trực tiếp và không có cảm xúc để trình bày và giải thích các phương sai, bởi vì việc tham gia quá nhiều vào các giải thích chi tiết làm cho việc xác định vấn đề chính xác và giải pháp phù hợp trở nên khó khăn.

Sử dụng một bản trình bày nhất quán, chẳng hạn như nêu rõ phương sai, sau đó là lý do đằng sau nó và kết quả tiềm năng hoặc hiệu quả thực tế đối với hiệu suất của công ty. Việc bạn so sánh một tháng kết quả thực tế với ngân sách khác hay ngân sách với hiệu suất thực tế sẽ tạo ra sự khác biệt. Nếu bạn đang nghiên cứu phương sai ngân sách so với thực tế, hãy cảnh giác với những khác biệt gây ra bởi các giả định ngân sách kém hoặc chính trị nội bộ của công ty khiến các mục tiêu ngân sách được nêu trong các điều khoản thuận lợi hơn, nhưng ít thực tế hơn.