Cách sử dụng hệ thống điện thoại để liên lạc với mọi người trong và ngoài tổ chức của bạn

Mặc dù văn phòng hiện đại đã bị rối loạn với các lựa chọn bổ sung trong giao tiếp với thư điện tử, điện thoại di động, hội nghị video và tin nhắn văn bản, hệ thống điện thoại vẫn là một phương tiện truyền thông vững chắc. Điện thoại văn phòng hoạt động như cốt lõi của con người trong văn phòng của bạn, cho khách hàng của bạn biết rằng họ đang làm việc với những người thực sự quan tâm đến nhu cầu của họ. Nhân viên của bạn sẽ cần hiểu các khía cạnh kỹ thuật khi làm việc với hệ thống điện thoại của bạn cũng như nghi thức mà bạn yêu cầu khi sử dụng nó.

Gọi điện thoại

Xác định vị trí số điện thoại chính xác. Cho dù cuộc gọi của bạn sẽ là nội bộ hay bên ngoài, hãy đảm bảo bạn có đúng số để tiết kiệm thời gian và đến đúng bên. Tham khảo danh sách liên lạc của bạn hoặc Rolodex để tránh tiếp cận số điện thoại không chính xác.

Quay số điện thoại và liên lạc với người nhận cuộc gọi dự định của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đến đúng người và chào anh ấy và cho anh ấy biết bạn đang gọi từ đâu và lý do cuộc gọi của bạn. Duy trì một giọng điệu thân thiện và chuyên nghiệp trong suốt cuộc gọi của bạn.

Viết ra bất kỳ thông tin quan trọng nào khi bạn tiếp tục tình huống để bạn không cần yêu cầu người khác lặp lại thông tin và do đó bạn sẽ có nó trong tay và dễ dàng truy cập.

Tóm tắt cuộc thảo luận của bạn và đảm bảo rằng cả hai bạn không để lại bất cứ điều gì để nói và sau đó chuẩn bị kết thúc cuộc gọi một cách thân thiện và chuyên nghiệp.

Nhận cuộc gọi điện thoại

Trả lời cuộc gọi điện thoại một cách thân thiện và chuyên nghiệp, cũng như theo giao thức của văn phòng bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết liệu nhà tuyển dụng của bạn có muốn bạn trả lời cuộc gọi bao gồm tên công ty đầy đủ cùng với tên cá nhân của bạn hay không. Trả lời các cuộc gọi một cách thống nhất đưa ra dự đoán về sự tự tin và sự gắn kết của công ty bạn.

Xác định người gọi. Tìm hiểu người mà cô ấy muốn tiếp cận và nếu bạn có thể cung cấp cho người nhận cuộc gọi dự định của cô ấy bất kỳ thông tin bổ sung nào trước khi bạn chuyển cô ấy. Viết thông tin này xuống để bạn có thể cung cấp thông tin chính xác cho người nhận cuộc gọi. Bằng cách cung cấp cho người nhận cuộc gọi thông tin của người gọi đến, anh ta có thể trả lời cô ấy bằng tên.

Chuyển cuộc gọi điện thoại cho nhân viên chính xác. Lịch sự thông báo cho người gọi rằng bạn sẽ hướng dẫn anh ta đến đúng nhân viên. Cảm ơn anh và chào anh một ngày tốt lành. Khi bạn đã liên lạc được với người nhận cuộc gọi, hãy nói cho cô ấy biết ai đang gọi và vấn đề của cuộc gọi là gì.

Nhận một tin nhắn hoặc gửi người gọi đến hộp thư thoại nếu người nhận cuộc gọi dự định của anh ấy ở xa bàn của cô ấy. Đảm bảo người nhận có thông tin chính xác, viết nó xuống hoặc chuẩn bị một email để gửi cho người nhận. Nếu văn phòng của bạn phụ thuộc nhiều vào hệ thống thư thoại, hãy gửi cuộc gọi cho hộp thư thoại của người nhận. Đảm bảo rằng bạn gửi người gọi đến phần mở rộng chính xác.

Những điều cần thiết

Danh sách liên lạc
Bảng tin

Lời khuyên

Chỉ định nhân viên kiểm tra hộp thư thoại tập thể của công ty để đảm bảo không có cuộc gọi nào bị mất.
Hệ thống thư thoại thường có giới hạn trong hộp. Xóa tin nhắn khi bạn đã giải quyết các vấn đề để đảm bảo bạn có nhiều không gian cho các cuộc gọi và vấn đề mới.
Thiết lập lời chào thư thoại cá nhân để cho phép những người gọi đến của bạn họ đã đến đúng người. Giữ mọi thứ cá nhân với một thông điệp thân thiện, chuyên nghiệp.

Cảnh báo

Không trả lại cuộc gọi có thể làm tổn hại đến danh tiếng của công ty và mất doanh nghiệp cho bạn. Đảm bảo nhân viên của bạn trả lại các cuộc gọi điện thoại kịp thời, cung cấp càng nhiều trợ giúp và thông tin càng tốt.