Cách Word, Excel & PowerPoint trong Microsoft Office được sử dụng để hỗ trợ các môi trường làm việc khác nhau

Bảng tính và bộ xử lý văn bản đã là các ứng dụng phần mềm chủ yếu kể từ những ngày đầu tiên của máy tính cá nhân trong cài đặt doanh nghiệp. Thêm phần mềm trình bày, nhà phát triển cơ sở dữ liệu, email, lập lịch và hơn thế nữa, Microsoft Office trở thành bộ năng suất nổi bật đầu tiên và nó vẫn là tiêu chuẩn cho sử dụng kinh doanh trên toàn thế giới.

Chìa khóa thành công của Microsoft Office là khả năng thích ứng và linh hoạt của ba ứng dụng chính là Word, Excel và PowerPoint. Một trình xử lý văn bản, bảng tính và gói trình bày tương ứng, các ứng dụng này đáp ứng nhu cầu hàng ngày của nhiều môi trường làm việc. Hãy xem xét hai tình huống kinh doanh nhỏ điển hình: một doanh nghiệp sàng lọc lụa và dịch vụ làm sạch. Có một số cách sử dụng rõ ràng - và không quá rõ ràng - cho Big Three trong gói Microsoft Office cho mỗi công ty này.

Cửa hàng chiếu lụa

Có một số cách tiêu chuẩn trong đó các chương trình Office phục vụ nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một cửa hàng sàng lọc lụa đôi khi cần phải tạo ra thư tín kinh doanh, nhưng đó không phải là nhu cầu hàng ngày. Microsoft Word không phân biệt đối xử. Đó là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ hoạt động tốt cho một doanh nghiệp tạo ra hàng trăm tài liệu mỗi tuần và nó dễ sử dụng cho một doanh nghiệp nhỏ chỉ với nhu cầu thỉnh thoảng được trao đổi định dạng chuyên nghiệp.

Excel là một cách trực quan để lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Mặc dù nó không phải là một cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh mẽ, nhưng nó trực quan hơn nhiều đối với người dùng mới làm quen. Các sàng lọc lụa theo dõi các tệp thiết kế trong một bảng tính đơn giản bắt đầu như một danh sách. Mỗi tệp có một số, tên, mô tả và siêu liên kết đến các tệp hình ảnh cần thiết để tạo ra một sản phẩm mới. Những người sàng lọc biết các thiết kế phổ biến theo số lượng và họ có thể tìm kiếm bảng tính Excel để tìm các mẫu tối nghĩa hơn mà họ đã lưu trữ.

PowerPoint cho phép cửa hàng sàng lọc lụa tạo ra các bài đăng công việc. Vì họ thường sử dụng các nhân viên tạm thời để xử lý các khoảng thời gian có khối lượng đặt hàng cao, kế hoạch dòng công việc PowerPoint của họ được in, ép và gắn tại mỗi trạm. Khả năng kết hợp các từ và hình ảnh của PowerPoint làm cho nó phù hợp lý tưởng cho các nguyên tắc quy trình công việc này, được thực hiện tùy chỉnh, bao gồm các thiết bị và công cụ được sử dụng bởi cửa hàng sàng lọc lụa. Office cũng có tính năng Publisher, có khả năng tương tự và nhiều người vẫn sử dụng Word với khả năng tương tự. Với một số tùy chọn để thực hiện các chức năng tương tự, Office cho phép bạn chọn môi trường mà bạn thấy thoải mái nhất.

Dịch vụ vệ sinh

Dịch vụ dọn dẹp cũng sử dụng Word để trao đổi kinh doanh, nhưng chủ yếu là hệ thống quản lý tài liệu cho công ty. Dịch vụ này có một số hợp đồng mẫu tiêu chuẩn cho khách hàng, nhân viên và nhà thầu phụ. Người quản lý văn phòng có thể nhanh chóng nhớ lại những điều này, nhập thông tin cần thiết, chẳng hạn như tên khách hàng, dịch vụ để giao hàng và ngày. Sau đó, mẫu được lưu và in cho chữ ký. Không cần phải bắt đầu hợp đồng từ đầu mỗi lần.

Với một số nhóm làm việc ngoài thực địa và khối lượng công việc không ngừng phát triển, sử dụng Excel để quản lý giờ làm việc của nhân viên rất thuận tiện và nhanh chóng. Người quản lý văn phòng lấy dữ liệu được cung cấp từ các trưởng nhóm hàng ngày và nhập giờ làm việc của mỗi nhân viên. Vào cuối tuần, mọi giờ làm việc của nhân viên đều có thể nhìn thấy, vì các công thức trong bảng tính Excel sẽ tự động thực hiện phép toán. Khách hàng của công ty cũng được thu thập trong một bảng tính dữ liệu có thể được hợp nhất với các biểu mẫu Word để tạo thư quảng cáo đặc biệt làm sạch mùa xuân và các chương trình khuyến mãi khác, minh chứng cho cách các ứng dụng Office có thể tích hợp.

Chủ sở hữu của dịch vụ vệ sinh cũng là nhân viên bán hàng chính. Một bản trình bày PowerPoint ngắn đóng vai trò là một thẻ gọi cho khách hàng mới, cho dù được trình bày trực tiếp trên máy tính xách tay hoặc máy tính bảng hoặc dưới dạng tệp đính kèm email. PowerPoint thực hiện nhiệm vụ kép khi đào tạo hóa chất nguy hiểm cho nhân viên. Mỗi nhân viên có thể xem các slide PowerPoint khi thuận tiện cho họ. Không cần phải tập hợp toàn bộ nhân viên để trình bày thông tin này.