Cách viết chính sách du lịch công ty

Chính sách du lịch công ty được xây dựng tốt sẽ bảo vệ nhân viên của bạn khi họ đi du lịch, giảm chi phí đi lại cho doanh nghiệp nhỏ của bạn và hạn chế trách nhiệm pháp lý của bạn. Xây dựng chính sách du lịch bắt đầu bằng việc đặt bất kỳ chuyến đi nào và kết thúc bằng giấy tờ hồ sơ nhân viên của bạn sau khi họ trở về.

Bắt đầu với một yêu cầu du lịch

Bắt đầu hướng dẫn chính sách du lịch của bạn với một mô tả về thủ tục nhân viên phải tuân theo để được phê duyệt chuyến đi. Mỗi chuyến đi phải được chấp thuận: Chỉ vì một nhân viên tham dự một hội nghị hoặc triển lãm thương mại trong quá khứ không có nghĩa là anh ta được chấp thuận để đi mỗi năm. Bao gồm một phác thảo bằng văn bản hoặc biểu mẫu có chứa thông tin cần thiết để phê duyệt chuyến đi. Yêu cầu nhân viên cung cấp tên của sự kiện nếu một người có liên quan đến chuyến đi, mục đích của chuyến đi, bộ phận mà chuyến đi sẽ được tính phí, tổng chi phí ước tính và ngày. Chỉ định cấp trên, theo chức danh, có thể phê duyệt du lịch cho nhân viên.

Chỉ định tùy chọn

Đừng cho phép nhân viên đặt chuyến bay hoặc phòng khách sạn của riêng họ mà không có sự chấp thuận của bộ phận nhân sự hoặc phòng kế toán của bạn. Nhân viên có thể đặt các chuyến bay hoặc khách sạn cung cấp cho họ các điểm bay hoặc điểm phòng thường xuyên nhất, thay vì chọn kinh tế nhất cho công ty. Nếu bạn cho phép nhân viên giữ điểm bay và phòng thường xuyên, hãy đặt sổ kế toán hoặc phòng nhân sự hoặc phê duyệt tất cả các đặt phòng để có được mức giá tốt nhất cho công ty của bạn. Nếu công ty của bạn thường xuyên đi máy bay và các điểm phòng để giảm chi phí đi lại của nhân viên, hãy đưa thực tế này vào hướng dẫn chính sách du lịch của bạn. Nhiều trong số những lo ngại này có thể tránh được nếu một nhân viên nhân sự nghiên cứu mỗi chuyến đi dựa trên mẫu yêu cầu du lịch đã được phê duyệt, đặt chuyến bay và phòng và tính chi phí chính cho thẻ tín dụng doanh nghiệp.

Trong hướng dẫn du lịch của công ty, hãy cho nhân viên của bạn biết nếu họ có thể đề xuất hành trình thay thế hoặc ưu tiên dựa trên thời gian di chuyển ưa thích hoặc các yếu tố khác với điều kiện công ty trả cho mức giá thấp nhất có sẵn, trong khi nhân viên trả tiền chênh lệch.

Chi phí phân định

Đặt hàng ngày cho mỗi diem cho nhân viên để bao gồm các bữa ăn, tiền boa, taxi và xe con thoi, các cuộc gọi điện thoại, bãi đậu xe và các sự kiện khác. Lưu ý trong hướng dẫn du lịch những chi phí cần có biên lai để được bồi hoàn. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng tất cả các chi phí trên 25 đô la yêu cầu một biên lai hoặc bạn có thể loại trừ các biên lai bữa ăn miễn là tổng chi phí hàng ngày không vượt quá tỷ lệ trên mỗi diem. Chỉ định nếu nhân viên cần gửi biên lai thay vì sao kê thẻ tín dụng để được bồi hoàn. Ví dụ, bảng sao kê thẻ tín dụng chỉ hiển thị tổng số tiền của hóa đơn khách sạn, trong khi hóa đơn phòng cho thấy các sự cố, chẳng hạn như dịch vụ cho thuê quán bar và phim nhỏ mà công ty thường không chi trả.

Bao gồm các quy trình an toàn

Yêu cầu nhân viên bao gồm số điện thoại của khách sạn nơi họ sẽ ở, cũng như số điện thoại di động để họ có thể liên lạc được trong trường hợp khẩn cấp. Bắt buộc họ rời khỏi hành trình của mình, bao gồm thời gian bay, tàu hoặc tự động, thời gian nhận và trả phòng và thời gian gặp mặt. Yêu cầu họ thông báo cho người giám sát của họ về thời gian đến của họ bằng e-mail công việc, thậm chí sau nhiều giờ. Nếu nhân viên đang đi du lịch nước ngoài, hãy yêu cầu họ cung cấp cho bạn bằng chứng hộ chiếu hợp lệ, ID chính phủ bổ sung và địa chỉ và điện thoại của đại sứ quán Hoa Kỳ tại quốc gia đó.

Bao gồm các thủ tục hoàn trả chi phí

Cho nhân viên xem mẫu hoàn trả mà họ sẽ nộp khi họ trở về. Cung cấp một bản sao mẫu có ghi chú trên bất kỳ phần nào bạn muốn nhấn mạnh. Nêu rõ thủ tục nộp yêu cầu hoàn trả chi phí. Điều này có thể bao gồm biểu mẫu, biên lai cần thiết cho một số mặt hàng cụ thể, tên của cá nhân hoặc bộ phận mà yêu cầu phải được gửi và thời hạn gửi yêu cầu.