Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ trang phục

Các doanh nghiệp viện quy định trang phục vì một số lý do, bao gồm nâng cao tính chuyên nghiệp và để giảm thiểu phiền nhiễu. Bản ghi nhớ văn phòng giới thiệu một quy tắc trang phục mới hoặc khác biệt nên rõ ràng về cách các nhà tuyển dụng mong đợi nhân viên ăn mặc, trong khi vẫn giữ thái độ tích cực lịch sự. Giám sát viên hoặc nhân viên nhân sự nên viết bản ghi nhớ bằng cách sử dụng định dạng ghi nhớ phù hợp và kỹ thuật thông báo thông tin.

Chính sách thiết lập

Hầu hết các doanh nghiệp giải thích chính sách trang phục trong sổ tay nhân viên hoặc các loại nhân viên mới và tài liệu định hướng. Các bản ghi nhớ mang thông tin về trang phục có thể nhắc nhở nhân viên tuân thủ chính sách về trang phục. Bất kỳ bản ghi nhớ nào thay đổi hoặc tạo ra quy định về trang phục có thể sẽ được theo sau bởi một thay đổi chính sách chính thức được ghi trong sổ tay nhân viên hoặc quy tắc ứng xử chính thức của công ty.

Định dạng ghi nhớ

Các bản ghi nhớ ngắn hơn và không chính thức hơn thư kinh doanh trung bình. Chúng thường là một trang hoặc không quá 250 từ. Hầu hết các bản ghi nhớ bỏ qua lời chào, đóng và đoạn thụt lề. Các bản ghi nhớ bao gồm các dòng chủ đề cho biết nội dung của memo, chẳng hạn như Quy tắc trang phục mới, hay Thay đổi trong Quy tắc trang phục. Hồi ký cũng có thể liệt kê ngày và giờ gửi bên dưới hoặc bên kia dòng tiêu đề. Hầu hết các bản ghi nhớ bao gồm tên viết tắt của nhà văn, hoặc đôi khi là một chữ ký, ở cuối trang.

Crafting Thông tin thông tin

Mục tiêu chính của việc viết một bản ghi nhớ về trang phục là thông báo ngắn gọn cho nhân viên về chính sách trang phục mới hoặc thay đổi quy định về trang phục hiện tại. Nhà văn ghi nhớ trang phục nên sử dụng thành phần thông điệp thông tin tiêu chuẩn. Các nhà văn nên bao gồm một bản tóm tắt các điểm chính trong đoạn đầu tiên, các chi tiết về quy định trang phục, lý do đằng sau chính sách, bất kỳ tình huống trang phục tiêu cực tiềm năng và một kết luận tích cực, hướng tới tương lai. Người viết cần đảm bảo rằng thông điệp duy trì và xây dựng thiện chí.

Duy trì thiện chí

Thiện chí trong các tin nhắn là một nỗ lực quan trọng thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao cho nhân viên. Thiện chí đặc biệt quan trọng trong các bản ghi nhớ thông tin có vẻ tiêu cực đối với một số nhân viên. Nhân viên không thích quy định về trang phục hoặc không muốn tuân thủ quy định về trang phục có thể đánh giá cao lợi ích của chính sách được liệt kê sau mỗi trường hợp quy định mới. Nhân viên có xu hướng nhận thông tin về mã mới tốt hơn khi họ hiểu lý do đằng sau những thay đổi chính sách.