Cách viết một báo cáo vấn đề cho doanh nghiệp

Viết một tuyên bố vấn đề giúp doanh nghiệp của bạn xác định các vấn đề có thể ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Một tuyên bố vấn đề bao gồm số liệu thống kê và thông tin khác cung cấp cái nhìn sâu sắc bổ sung về vấn đề. Trước khi bạn bắt đầu viết, điều quan trọng là tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các yếu tố khác nhau có thể góp phần hoặc làm trầm trọng thêm vấn đề.

Giải thích vấn đề

Phần đầu tiên của báo cáo vấn đề bắt đầu với một bản tóm tắt của vấn đề. Tóm tắt của bạn nên ngắn gọn và lý tưởng không quá năm câu. Tránh biệt ngữ và buzzwords công nghiệp. Nêu rõ vấn đề mà không có chi tiết bên ngoài. Bạn có thể bắt đầu tuyên bố vấn đề của mình bằng cách giải thích rằng bạn không thể mở rộng cơ sở dữ liệu của mình do giới hạn bộ nhớ và lưu trữ.

Trang web Ceptara lưu ý rằng các báo cáo vấn đề là tài nguyên quý giá khi bạn xử lý sự cố vì chúng giúp tập trung nhóm của bạn, theo dõi nhóm trong khi bạn làm việc để giải quyết chương trình và xác thực rằng giải pháp đã giải quyết vấn đề.

Cung cấp sự kiện để mô tả vấn đề

Đề cập ngắn gọn sự thật mô tả vấn đề. Tùy thuộc vào vấn đề, tuyên bố chương trình của bạn có thể bao gồm các tham chiếu đến báo cáo nội bộ hoặc bên ngoài, báo cáo nhân sự, thống kê, nhân khẩu học của khách hàng, xu hướng quốc gia và thông tin về tài nguyên của công ty nếu chúng góp phần gây ra sự cố.

Tránh sa lầy vào tuyên bố với quá nhiều sự kiện và số liệu. Chỉ bao gồm các số liệu thống kê quan trọng minh họa mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Nếu bạn không chắc chắn nên bao gồm những sự thật nào, hãy chọn ba sự thật hỗ trợ tốt nhất cho lập luận của bạn.

Đề nghị một giải pháp

Nêu giải pháp đề xuất của bạn cho vấn đề. Phần này không dài hơn một hoặc hai câu. Bạn có thể đề cập rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề bộ nhớ bằng cách tăng bộ nhớ của hệ thống máy tính và nâng cấp cơ sở dữ liệu của bạn. Đề cập đến việc bạn ước tính sẽ mất bao lâu để giải quyết vấn đề nếu có.

Đừng cung cấp chi tiết đầy đủ về giải pháp trong báo cáo vấn đề. Chi tiết đầy đủ về các giai đoạn khác nhau của giải pháp có thể được bao gồm khi bạn viết một kế hoạch dự án.

Xem xét nhu cầu của khán giả

Nghiên cứu cẩn thận vấn đề trước khi bạn bắt đầu viết báo cáo vấn đề. Đừng dựa vào những gì bạn nghĩ rằng bạn biết về vấn đề này. Xem xét các báo cáo và nói chuyện với các nhân viên để đảm bảo rằng bạn thực sự hiểu phạm vi của vấn đề. Xem xét nhu cầu và kinh nghiệm của khán giả của bạn khi bạn viết tuyên bố. Phòng thí nghiệm viết trực tuyến Purdue đề nghị xem xét những gì người đọc của bạn đã biết về chủ đề và những gì bạn cần giải thích để đảm bảo rằng người đọc hiểu được tầm quan trọng của vấn đề khi bạn viết tuyên bố.