Cách viết Tuyên bố về các sự kiện cho sự cố nhân sự

Các vấn đề tại nơi làm việc, hoặc sự cố nguồn nhân lực, thường được xử lý bởi một nhân viên nhân sự hoặc một chuyên gia quan hệ nhân viên, người được đào tạo để điều tra các khiếu nại của nhân viên. Thông tin chi tiết về khiếu nại của nhân viên phải được ghi lại như một phần của quy trình điều tra. Quản lý điều tra sự cố nhân sự bắt đầu từ lâu trước khi nhân viên nộp đơn khiếu nại. Nó bắt đầu với cam kết của chủ lao động đối với các hoạt động tuyển dụng công bằng, chẳng hạn như luật liên bang và tiểu bang nghiêm cấm phân biệt đối xử và quấy rối nơi làm việc, và chính sách tại nơi làm việc về xử lý điều tra và giải quyết khiếu nại.

Luật liên bang

Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng của Hoa Kỳ thi hành Tiêu đề VII của Đạo luật dân quyền năm 1964 và các luật liên bang khác bảo vệ người lao động khỏi các hành vi việc làm không công bằng. Luật chống phân biệt đối xử của liên bang và tiểu bang là cơ sở mà nhiều khiếu nại tại nơi làm việc được nộp. Một nhân viên có thể không trích dẫn cụ thể luật cấm điều trị mà anh ta đang phàn nàn; tùy thuộc vào nhân sự để ghi lại cơ sở của khiếu nại. Do đó, tệp nhân sự thường chứa một mô tả ngắn gọn về cơ sở và luật áp dụng. Ví dụ: nếu một nhân viên nữ phàn nàn rằng giám sát viên của cô ta có hành vi không được hoan nghênh, bao gồm cả những nhận xét xúc động và dâm dục, thì hồ sơ nhân sự có thể chỉ ra "Cáo buộc: Quấy rối tình dục của Giám sát viên - Điều tra VII."

Trách nhiệm của chủ lao động

EEOC khuyến nghị mạnh mẽ rằng chủ lao động giải quyết trách nhiệm tiềm năng trong việc di chuyển nhanh chóng để điều tra và giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc. Cơ quan này nói rằng các chủ nhân thiết lập một quy trình cho nhân viên báo cáo các vấn đề tại nơi làm việc đang sử dụng các phương pháp thích hợp cho phép họ giải quyết các khiếu nại của nhân viên và giải quyết chúng trước khi họ leo thang lên các cáo buộc phân biệt đối xử chính thức được đệ trình dưới sự bảo vệ của liên bang hoặc tiểu bang. Nhân sự càng sớm tiến hành một cuộc điều tra, họ càng bảo vệ mạnh mẽ hơn trong việc giảm trách nhiệm pháp lý đối với các hành vi sử dụng lao động không công bằng.

Cuộc họp nhân sự

Tuyên bố nhân chứng đầu tiên nhân sự lấy là từ nhân viên. Trong một cuộc họp riêng, chuyên gia nhân sự kêu gọi nhân viên tiết lộ chi tiết về khiếu nại của mình. Nhân viên chăm chú lắng nghe và ghi lại tuyên bố của nhân viên - sử dụng các ghi chú viết tay hoặc đánh máy - khi cô ấy cung cấp thông tin về các sự cố. Cô ấy nên được khuyến khích cung cấp thông tin thực tế và không khuyến khích giữ lại thông tin vì cô ấy cho rằng một số chi tiết nhất định có thể không liên quan. Nhân sự đưa ra quyết định về những gì có liên quan.

Chuôi nhưng sự kiện

Theo hồi ức tốt nhất của cô, nhân viên nên cung cấp thông tin như ngày tháng, địa điểm, hoàn cảnh và tên của nhân viên có mặt khi sự cố xảy ra. Ngoài ra, nhân viên nên mô tả phản ứng của cô ấy hoặc cách cô ấy phản ứng với vụ việc. Ví dụ: "Ngày 18 tháng 12 năm 2012 - Phòng kinh doanh - Vào khoảng 6 giờ chiều, giám sát viên của bà Smith, ông Doe, đứng ngay sau lưng bà và đặt tay lên vai phải khi ông hỏi liệu bà Smith có ở lại muộn để bắt không làm việc từ hôm trước. Cô Smith từ chối. Không có nhân viên nào khác có mặt. "

Lời khai của nhân chứng

Khiếu nại của nhân viên được đối xử như bất kỳ tuyên bố nhân chứng nào khác trong một cuộc điều tra. Nhân sự tóm tắt khiếu nại của nhân viên và chuẩn bị một văn bản cho chữ ký của nhân viên, sau đó HR cảnh báo nhân viên không được thảo luận về khiếu nại với đồng nghiệp, người giám sát hoặc bất kỳ ai khác. Nhân sự giải thích rằng nó sẽ giữ bí mật vấn đề ở mức độ có thể nhưng việc phỏng vấn các nhân chứng khác sẽ yêu cầu tiết lộ thông tin cơ bản về khiếu nại của nhân viên.

Tổ chức và Bảo mật

Chuỗi sự kiện nên được tổ chức theo thứ tự thời gian. Nhân sự nên tránh sử dụng ngôn ngữ trong bất kỳ tuyên bố nào của nhân chứng cho thấy sự đánh giá sớm về độ tin cậy của nhân chứng. Trên thực tế, HR không nên thực hiện các ghi chú quan trọng, phân tích hoặc đánh giá độ tin cậy ở bất cứ đâu trong hồ sơ điều tra. Giữ tất cả các đánh giá và phân tích tách biệt với tệp điều tra trong một tệp bí mật khác. Những ghi chú như thế này có thể trở nên có thể phát hiện được nếu chúng là một phần của hồ sơ điều tra, nghĩa là nếu vấn đề cuối cùng trở thành một vụ kiện, luật sư của nhân viên có thể yêu cầu HR đưa ra các tài liệu liên quan đến vụ việc, bao gồm tất cả các tài liệu điều tra.