Các loại kiểm soát nội bộ trong cửa hàng tạp hóa

Cửa hàng tạp hóa phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc giữ an toàn hàng tồn kho và báo cáo tài chính chính xác. Hàng tồn kho của nhân viên hoặc khách hàng dẫn đến mất lợi nhuận cho cửa hàng và giá cao hơn cho khách hàng trung thực. Báo cáo tài chính không chính xác dẫn đến việc ra quyết định kém vì chủ sở hữu phụ thuộc vào thông tin trong báo cáo tài chính. Kiểm soát nội bộ làm giảm khả năng hàng tồn kho bị đánh cắp hoặc báo cáo không chính xác.

Cần kiểm soát

Trong các cửa hàng tạp hóa, hàng hóa dễ hỏng phải được lưu trữ đúng cách để đảm bảo khả năng bán được. Nhiều sản phẩm đủ nhỏ để vừa trong túi người tiêu dùng. Nhân viên thu ngân làm việc trực tiếp với tiền mặt, và kế toán xác định nhà cung cấp nào sẽ trả tiền. Thủ tục kiểm soát nội bộ giới hạn cơ hội cho nhân viên hoặc khách hàng sử dụng sai hoặc đánh cắp tài sản của cửa hàng và giảm thiểu khả năng làm sai lệch hồ sơ tài chính.

Tách nhiệm vụ

Tách nhiệm vụ đề cập đến việc giao các nhiệm vụ cụ thể trong một quy trình cho những người khác nhau. Điều này cho phép mỗi người cung cấp kiểm tra kỹ về công việc của người kia. Ví dụ: trao đổi tiền mặt thường xuyên suốt cả ngày trong dòng thanh toán và bạn có thể chỉ định một nhân viên riêng để đếm tiền trong sổ đăng ký của nhân viên thu ngân vào cuối ca để đảm bảo số tiền đó tăng thêm. Trong khu vực cửa hàng nơi nhân viên nhận lô hàng thực phẩm từ nhà cung cấp, một nhân viên có thể nhận lô hàng và một nhân viên khác có thể xác minh hàng tồn kho trong khi dự trữ các mặt hàng trên kệ.

Kiểm toán

Kiểm toán cung cấp cho ban quản lý cơ hội để xem xét công việc đã hoàn thành trong suốt tháng. Một cuộc kiểm toán tái tạo công việc để xem nếu câu trả lời tương tự xảy ra. Ví dụ, trong quá trình kiểm toán hàng tồn kho, nhân viên cửa hàng tạp hóa đếm các sản phẩm trên kệ và trong kho và so sánh số lượng với số lượng được ghi trong hồ sơ của cửa hàng. Sự khác biệt xác định lỗi hoặc trộm cắp tiềm năng.

Tài liệu

Máy tính tiền tạo băng ghi nhận các giao dịch xảy ra trong mỗi ca. Kho duy trì các bản sao nhận tài liệu và chuyển đến kệ lưu trữ. Nhân viên sử dụng thẻ đục lỗ hoặc nhật ký điện tử để ghi lại số giờ họ làm việc. Tài liệu này cung cấp xác minh rằng các giao dịch hàng tồn kho đã xảy ra, rằng nhân viên đã làm việc theo giờ được báo cáo và thông tin bán hàng là chính xác.

Bài ViếT Phổ BiếN