Sử dụng của một kế hoạch dự án

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án quan trọng nào, đó là một cách thực hành tốt để đưa ra một kế hoạch dự án chuyên sâu. Một kế hoạch dự án truyền đạt mục tiêu tổng thể của một liên doanh nhất định và chi tiết các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành để theo đuổi mục tiêu dự án được nêu rõ ràng. Bằng cách sử dụng một kế hoạch dự án, người quản lý chương trình tạo ra một khung cho phép một nhóm dự án tiếp tục thực hiện nhiệm vụ, đúng tiến độ và ngân sách. Các doanh nghiệp nhỏ, ngay cả hoạt động một người nhỏ nhất, có thể sử dụng các công cụ trực tuyến có sẵn và miễn phí để quản lý tất cả các khía cạnh của bất kỳ quy hoạch dự án quy mô nào.

Truyền đạt mục tiêu

Nói rõ mục tiêu cho một dự án cũng giống như xác định kho báu mà bạn tìm kiếm trước một hành trình dài và phức tạp. Sau khi tuyên bố, tất cả các nỗ lực nên được đo lường xem liệu họ có đưa đội đến gần mục tiêu hơn hay không. Do đó, điều cực kỳ quan trọng là phải cụ thể về kết quả mong muốn. Ví dụ, một mục tiêu để tăng lợi nhuận để lại quá nhiều cho việc giải thích. Một nhóm có thể nhanh chóng bị chia rẽ để hoàn thành loại mục tiêu này theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, mục tiêu tăng lợi nhuận bằng cách giảm 10% chi phí nguyên vật liệu trong một năm hoặc ít hơn mang lại cho mọi người một mục tiêu rõ ràng cụ thể, có thể được đo lường và đặt trong khung thời gian hợp lý.

Đột nhập vào các nhiệm vụ có thể quản lý

Khi mục tiêu dự án được đặt ra, đã đến lúc chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Điều này làm cho một dự án lớn trở nên ngon miệng và dễ quản lý hơn khi các gói công việc được phân chia cho các thành viên nhóm hoặc nhóm cụ thể phù hợp với các nhiệm vụ trong tay. Mỗi nhiệm vụ cần nêu rõ ai sẽ làm gì và tại sao - đỉnh điểm là kết quả có thể giao được vào một ngày cụ thể. Theo cách này, các tác vụ đóng vai trò là các mục tiêu nhỏ được thực hiện theo một thứ tự cụ thể để thực hiện dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Lịch trình tài nguyên

Việc sắp xếp thứ tự của mọi nhiệm vụ trong kế hoạch dự án sẽ cho mọi người một lộ trình rõ ràng đến mục tiêu cuối cùng. Lao động, vật liệu, máy móc và bất kỳ nguồn lực nào khác được yêu cầu trong một dự án nên được lên lịch với các mốc có thể đo lường được. Từ đơn giản đến phức tạp, nhiều công cụ lập lịch miễn phí tồn tại để giúp người quản lý chương trình đưa ra lịch trình chương trình phù hợp, như biểu đồ Gantt hoặc PERT để minh họa tất cả các nhiệm vụ và sự phụ thuộc giữa chúng.

Chi phí ngân sách và giám sát

Không có nhiều dự án có thể được thực hiện với số tiền không giới hạn. Do đó, một mục đích quan trọng của kế hoạch dự án là bố trí các nhiệm vụ, lịch trình và tài nguyên với số tiền được phân bổ ngân sách cho từng yếu tố. Ngân sách được theo dõi liên tục để đảm bảo rằng kế hoạch vẫn nằm trong số tiền được cung cấp. Đưa dự án hoàn thành trong ngân sách thể hiện thêm một mục tiêu để đo lường thành công của dự án.

Xu hướng dự báo

Hầu hết các nhà quản lý dự án sử dụng Cấu trúc phân chia công việc, còn được gọi là WBS, để tóm tắt các nhiệm vụ, lịch trình và ngân sách cho mục đích báo cáo. Định dạng phổ biến này cung cấp cho người quản lý và các thành viên trong nhóm một cấu trúc để theo dõi và đưa ra trạng thái của các nhiệm vụ trong kế hoạch dự án. Quan trọng hơn, tất cả các nhiệm vụ được định kỳ cuộn lên để dự báo sức khỏe tổng thể của dự án. Các phương pháp như giá trị kiếm được sử dụng chi tiêu lịch sử để dự tính tổng chi phí nếu công việc tiếp tục theo cách tương tự đến cuối chương trình. Điều này cho phép hành động khắc phục, theo yêu cầu, trước khi một dự án vượt khỏi tầm kiểm soát và giúp mang lại toàn bộ nỗ lực để hoàn thành thành công.