Cách giao tiếp với phụ huynh và nhân viên tại Trung tâm chăm sóc ban ngày

Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng đối với thành công của một trung tâm chăm sóc ban ngày. Điều này bao gồm không chỉ làm việc với trẻ em, mà cả các quản trị viên trung tâm liên lạc thường xuyên và rõ ràng với nhân viên của họ và với cha mẹ của những đứa trẻ đang theo học tại trung tâm. Giao tiếp tốt có thể ngăn ngừa những hiểu lầm và kỳ vọng không phù hợp, khuyến khích hợp tác được cải thiện và thúc đẩy cách tiếp cận nhóm để chăm sóc trẻ em. Quản trị viên chăm sóc ban ngày nên sử dụng kết hợp các phương tiện bằng văn bản, bằng lời nói và điện tử để giao tiếp với cả phụ huynh và nhân viên.

Cẩm nang

Một hình thức giao tiếp quan trọng cho nhiều trung tâm chăm sóc ban ngày thành công là cẩm nang. Trung tâm của bạn nên phát triển và cung cấp cả sổ tay phụ huynh và cẩm nang cho nhân viên. Cả hai nên chứa tuyên bố sứ mệnh và triết lý hoạt động của trung tâm, bản sao của tất cả các chính sách, ngày và thời gian hoạt động có liên quan, cách giải quyết bệnh hoặc vắng mặt và thông tin liên hệ. Sổ tay phụ huynh cũng nên bao gồm thông tin về ghi danh, thanh toán, trách nhiệm của cha mẹ và những gì trẻ em được phép mang đến trường. Sổ tay nhân viên nên bao gồm cách thích hợp để xử lý các vấn đề về kỷ luật hoặc hành vi, các phương pháp tương tác được chấp nhận với phụ huynh và lịch trình thanh toán, cùng với các mục tiêu thực hiện của nhân viên và thực hiện các chính sách.

Thông tin liên lạc điện tử

Giao tiếp điện tử thường là cách tốt nhất để tiếp cận nhân viên sau nhiều giờ hoặc cha mẹ bận rộn bất cứ lúc nào. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng email như một phương tiện liên lạc thường xuyên với phụ huynh và nhân viên, hãy chắc chắn tất cả đều biết điều này và biết kiểm tra email của họ thường xuyên để liên lạc từ trung tâm. Giữ một danh sách hiện tại của các địa chỉ email nhà cho tất cả các nhân viên của bạn và cả địa chỉ email nhà và nơi làm việc cho cha mẹ và người giám hộ của trẻ em tại trung tâm. Ngoài ra, thiết lập một trang web cho trung tâm và công khai điều này cho nhân viên và phụ huynh. Tùy thuộc vào khách hàng của bạn, bạn cũng có thể xem xét việc thiết lập sự hiện diện trên một trang mạng xã hội, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa cần thiết để tên hoặc hình ảnh của trẻ em không được tiết lộ.

Các cuộc họp

Tổ chức các cuộc họp với nhân viên của bạn là một cách phổ biến để đảm bảo liên lạc thường xuyên. Các cuộc họp hiệu quả nhất sẽ tuân theo một chương trình nghị sự ngắn gọn và cho phép cả quản trị viên liên lạc với nhân viên và để nhân viên chia sẻ mối quan tâm. Thảo luận về bất kỳ vấn đề mới, giải quyết vấn đề nếu có thể và thông báo cho nhân viên về các sự kiện sắp tới. Các trung tâm cũng có thể cố gắng tổ chức các cuộc họp phụ huynh không thường xuyên, nhưng rất khó để làm việc với tất cả các lịch trình khác nhau của cha mẹ để có được một số lượng có ý nghĩa trong số họ tham gia cùng một lúc. Thay vào đó, tổ chức một ngôi nhà mở kết hợp với một cuộc họp phụ huynh ngắn vào cuối chiều thứ Sáu hoặc một buổi tối trong tuần. Cân nhắc thành lập Ủy ban Tư vấn Phụ huynh-Nhân viên - nhóm này sẽ họp định kỳ để thảo luận về hoạt động của trung tâm, chia sẻ thông tin, cung cấp cho cả hai nhóm cơ hội để truyền đạt mối quan tâm và hỗ trợ lập kế hoạch và tiến hành các sự kiện đặc biệt cho trẻ em và nhân viên.

Phương thức truyền thông khác

Đối với các sự kiện đặc biệt, các chuyến đi thực địa hoặc thông báo khẩn cấp, bạn có thể gửi tài liệu in tại nhà. Đưa cái này trực tiếp cho cha mẹ để đảm bảo cô ấy nhìn thấy nó, thay vì tin tưởng một đứa trẻ nhỏ hơn để nhớ nó hoặc chôn nó trong một cái túi tã. Thiết lập hộp thả an toàn để phụ huynh có thể bỏ các khoản thanh toán của họ sau nhiều giờ. Đặt các áp phích bắt mắt ở những nơi nổi bật tại trung tâm để chia sẻ thông tin về các sự kiện đặc biệt hoặc các chuyến đi chơi sắp tới, và để nhắc nhở phụ huynh về việc đóng cửa kỳ nghỉ hoặc thay đổi tạm thời trong giờ hoạt động của trung tâm. Gửi báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần về nhà với cha mẹ trẻ sơ sinh và trẻ mới biết mô tả ngày của trẻ, để cha mẹ biết liệu đứa trẻ ngủ trưa, chơi ngoài trời và ăn bữa ăn của mình. Phụ huynh cũng nên trao đổi với nhân viên trung tâm về bất kỳ vấn đề hoặc sự phát triển nào có thể ảnh hưởng đến hành vi của trẻ - mọc răng, đào tạo bô, cha mẹ vắng mặt hoặc anh chị em mới đều thuộc loại này.