Điểm yếu trong quản lý tài chính Kiểm soát nội bộ

Khi công ty của bạn không có kiểm soát đầy đủ trong quản lý tài chính, bạn không biết tình hình tài chính thực sự của công ty và bạn có thể báo cáo số tiền không chính xác cho các cơ quan chức năng cho các mục đích thuế và quy định. Điểm yếu trong kiểm soát quản lý tài chính có nguyên nhân và biện pháp khắc phục rõ ràng. Bạn chỉ phải xác định các khu vực có vấn đề, xác định lý do tại sao các biện pháp kiểm soát của bạn không hiệu quả và áp dụng hành động khắc phục tương ứng.

Tài liệu

Một điểm yếu lớn trong quản lý tài chính là thiếu tài liệu đầy đủ. Cho dù hồ sơ ở dạng giấy hoặc kỹ thuật số, quản lý tài chính phải có khả năng tái cấu trúc người đã khởi xướng một hành động, chẳng hạn như thanh toán; ai phê duyệt nó; ai sửa đổi nó, nếu nó được sửa đổi; ai thực hiện nó; và những gì kết quả từ hành động. Tài liệu đầy đủ về các hoạt động thiết lập những người chịu trách nhiệm cho một hành động nếu một vấn đề phát sinh sau đó.

Phân chia chức năng

Các hoạt động quan trọng, chẳng hạn như phát hành séc, phải được phân tách thành nhiều nhiệm vụ được thực hiện bởi các nhân viên khác nhau. Có cùng một nhân viên xử lý toàn bộ quá trình tạo thành một điểm yếu trong kiểm soát tài chính nội bộ. Thông thường, một người phát hành séc, trong khi hai hoặc nhiều người khác ký tên và một nhân viên khác gửi nó ra và nhập vào sổ sách. Chức năng tách biệt làm cho hoạt động gian lận trở nên khó khăn hơn.

Đào tạo

Nếu một công ty phải lập báo cáo tài chính theo các tiêu chuẩn nhất định, nhân viên chịu trách nhiệm về công việc phải làm quen với các tiêu chuẩn, chính sách của công ty và kiểm soát nội bộ. Đào tạo không đầy đủ nhân viên ở các vị trí quan trọng của trách nhiệm tạo thành một điểm yếu trong quản lý tài chính nội bộ.

Báo cáo thiếu sót

Sự thiếu sót có thể xảy ra trong thiết kế hoặc thực hiện các thủ tục, nhưng quản lý tài chính phải nhắm mục tiêu cả hai khả năng với việc giám sát phát hiện sự khác biệt và đưa ra các báo cáo tương ứng. Ví dụ: nếu phần mềm không theo dõi các tài liệu quan trọng hoặc nhân viên quên phát hành các biểu mẫu bắt buộc, nhân viên chịu trách nhiệm xác minh tài liệu phải đưa ra báo cáo không tuân thủ.

Ủy quyền

Việc bỏ qua để theo dõi các phê duyệt để đảm bảo rằng nhân viên không vượt quá mức ủy quyền của họ là một điểm yếu của chức năng kiểm soát nội bộ chính. Nhân viên có quyền ký các chức năng nhất định và giới hạn chi tiêu dưới mức mà họ có thể phê duyệt chi tiêu. Nếu một nhân viên không tôn trọng giới hạn của anh ta, điều đó thể hiện sự yếu kém nghiêm trọng trong kiểm soát tài chính nội bộ.

Hòa giải

Nhân viên biên dịch các biến quan trọng trong một doanh nghiệp từ nhiều nguồn. Ví dụ, họ có thể có hàng tồn kho vật lý của sản phẩm trong tay nhưng cũng tính toán hàng tồn kho từ sản phẩm nhận được và sản phẩm được bán. Sự thiếu hòa giải giữa hai nguồn là một điểm yếu trong kiểm soát tài chính nội bộ. Hòa giải xác định sự khác biệt giữa hai nguồn và tìm giải thích dẫn đến cải thiện. Thiếu hòa giải có nghĩa là doanh nghiệp không tính đến sự khác biệt.