W-9 cho doanh nghiệp là gì?

Các doanh nghiệp thuê các nhà thầu độc lập có nghĩa vụ báo cáo tiền lương cho IRS theo mẫu 1099. Tuy nhiên, trước khi nộp 1099, doanh nghiệp phải yêu cầu nhà thầu cung cấp số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của mình trên mẫu W-9. Đối với cư dân và doanh nghiệp Hoa Kỳ, TIN là số An sinh Xã hội (SSN) hoặc số nhận dạng chủ nhân (EIN).

Mẫu nhà thầu W-9

Khi bạn thuê một nhà thầu, cho dù đó là doanh nghiệp hay cá nhân, bạn phải thu thập mẫu W-9 từ mỗi người trong số họ. Các nhà thầu có thể bao gồm các chủ sở hữu duy nhất, các công ty trách nhiệm hữu hạn, các công ty, quan hệ đối tác, tin tưởng và bất động sản. Vào cuối mỗi năm tính thuế, bạn phải báo cáo tổng số thanh toán bạn đã thực hiện cho mỗi nhà thầu từ 600 đô la trở lên cho IRS trên mẫu 1099 bằng thông tin từ W-9.

Kết hợp TIN

Một trong những lý do chính IRS yêu cầu doanh nghiệp của bạn có được W-9 từ các nhà thầu trước khi chuẩn bị 1099 là để bạn có thể thực hiện khớp với TIN. Điều này cho phép bạn xác minh rằng thông tin bạn nhận được trên W-9 khớp với những gì IRS có trong hồ sơ cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Vì các nhà thầu thường không bị khấu trừ thuế, điều này cho phép IRS theo dõi các khoản thanh toán lại cho mỗi người nộp thuế trong trường hợp họ không bao giờ nhận được khoản thanh toán thuế thu nhập. Nếu không khớp với TIN, nhà thầu có thể cố tình cung cấp thông tin không chính xác về W-9 cho mục đích trốn thuế.

Người được trả tiền nước ngoài

Các cá nhân và công ty nước ngoài không cư trú tại Hoa Kỳ không nộp mẫu W-9. Thay vào đó, IRS yêu cầu bạn phải có được mẫu W-8 từ mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, trong trường hợp người ngoài hành tinh nước ngoài là cư dân ở Hoa Kỳ, IRS yêu cầu những cá nhân này phải nộp W-9. Vì nhiều người ngoài hành tinh thường trú không đủ điều kiện cho SSN, họ phải đăng ký số nhận dạng người nộp thuế cá nhân (ITIN) trước khi điền vào mẫu W-9.

Thông tin mẫu W-9

Mẫu W-9 có độ dài một trang và chỉ yêu cầu báo cáo một vài thông tin cần thiết. Người được trả tiền phải cung cấp tên đầy đủ hoặc tên doanh nghiệp của họ nếu không phải là chủ sở hữu duy nhất. Nó cũng phải bao gồm địa chỉ của người được trả tiền và TIN thích hợp. Phần cuối cùng của biểu mẫu yêu cầu chữ ký xác nhận rằng người được trả tiền không phải chịu khấu trừ dự phòng, rằng TIN là chính xác và anh ta là công dân hoặc cư dân Hoa Kỳ, một thực thể kinh doanh được tổ chức theo luật pháp Hoa Kỳ hoặc bất động sản trong nước hoặc tin tưởng.

Khấu trừ dự phòng

Mặc dù hầu hết các khoản thanh toán mà doanh nghiệp của bạn thực hiện cho các cá nhân và doanh nghiệp chuẩn bị W-9 không bị khấu trừ, IRS có thể khiến người được trả tiền phải khấu trừ dự phòng. Khấu trừ dự phòng bằng 28 phần trăm của mỗi khoản thanh toán bạn thực hiện, nhưng chỉ áp dụng khi TIN mà người nhận thanh toán cung cấp không chính xác.