Nên sử dụng: Excel hoặc truy cập cho báo cáo tài chính?

Microsoft Excel và Microsoft Access đều lưu trữ dữ liệu được sử dụng để viết báo cáo tài chính. Tuy nhiên, Excel có nhiều tùy chọn tích hợp hơn để nhanh chóng tạo báo cáo từ một lượng nhỏ dữ liệu tài chính. Truy cập phù hợp hơn khi số lượng dữ liệu rất lớn phải được kết hợp để tạo ra một báo cáo phức tạp.

Cơ sở dữ liệu phẳng và quan hệ

Excel là chương trình phần mềm bảng tính và Access là chương trình phần mềm cơ sở dữ liệu, nhưng cả hai đều có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tương tự nhau. Cơ sở dữ liệu "phẳng" lưu trữ một bảng duy nhất với các trường dữ liệu trong mỗi bản ghi; chúng giống nhau về mặt chức năng với các cột dữ liệu và các hàng của bảng tính. Cơ sở dữ liệu "quan hệ" kết nối nhiều bảng dữ liệu với nhau, sử dụng thông tin trong bảng đầu tiên để đối chiếu thông tin từ các bảng khác, chẳng hạn như tổng doanh số của tất cả các cửa hàng trong một khu vực cụ thể. Cơ sở dữ liệu quan hệ tương tự như sổ làm việc Excel có chứa nhiều trang tính, nhưng thường linh hoạt và mạnh mẽ hơn.

Chọn cấu trúc

Cơ sở dữ liệu phẳng và sổ làm việc một tờ là loại cấu trúc phổ biến nhất trong Access và Excel vì hầu hết các dự án không có đủ dữ liệu hoặc độ phức tạp để yêu cầu cơ sở dữ liệu quan hệ hoặc cấu trúc nhiều trang. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phải kết hợp số lượng lớn dữ liệu, cơ sở dữ liệu quan hệ sẽ hiệu quả hơn. Khi báo cáo tài chính hiển thị dữ liệu được tính tổng và tính trung bình theo nhiều cách - ví dụ: phân tích theo vùng và loại bán hàng - hoặc khi báo cáo phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, cơ sở dữ liệu quan hệ giúp quá trình dễ dàng hơn khi được thiết lập chính xác. Mặc dù Excel cho phép chức năng cơ sở dữ liệu quan hệ, Access cung cấp các phương thức tự động và mạnh mẽ hơn để làm việc với cấu trúc đó.

Mẫu

Cả Excel và Access đều bao gồm bố trí đặt trước và cấu trúc cơ sở dữ liệu cho các nhu cầu kinh doanh chung. Sau khi xem xét liệu bạn sẽ cần một cơ sở dữ liệu phẳng hay quan hệ, hãy xem lại các mẫu và cơ sở dữ liệu được bao gồm để xem liệu bất kỳ trong số này có phù hợp với yêu cầu của những gì bạn sẽ cần để lưu trữ và báo cáo dữ liệu của bạn không. Việc trình diễn những gì được bao gồm trong mỗi cấu trúc cung cấp cho bạn các chi tiết để xác định xem các yêu cầu dữ liệu của bạn phù hợp hơn với việc được lưu trữ trong Excel hay Access.

Chọn phần mềm

Cả Access và Excel đều là những ứng dụng rất phức tạp, có thể mất nhiều năm nghiên cứu để hoàn toàn làm chủ, nhưng Excel có một khởi đầu dễ sử dụng vì các kỹ năng bảng tính cơ bản là đủ để bắt đầu với chương trình. Nếu bạn vẫn không chắc chắn ứng dụng nào phù hợp hơn với nhu cầu của mình, hãy bắt đầu với một mẫu Excel và xem nó có hoạt động tốt với dữ liệu thô của bạn không. Nếu bạn thấy rằng bạn thường xuyên tạo các trang tính mới hoặc cần tạo các phép tính phức tạp, hãy chuyển sang cơ sở dữ liệu Access và nhập các trang tính bạn đã tạo trong Excel. Truy cập thường yêu cầu nhiều công việc hơn khi thiết kế bố cục của sản phẩm cuối cùng, nhưng tiết kiệm công việc khi tạo công thức tạo báo cáo.