Lệnh làm việc so với hóa đơn

Đơn đặt hàng làm việc và hóa đơn được sử dụng khi một công ty hoặc nhà thầu thực hiện các dịch vụ cho khách hàng và lập hóa đơn cho các dịch vụ đó. Một đơn đặt hàng làm việc đôi khi được gọi là một đơn đặt hàng, cũng được sử dụng khi khách hàng muốn mua sản phẩm hơn là dịch vụ. Một hóa đơn được tạo ra cho dù các mặt hàng được mua hoặc dịch vụ được kết xuất.

Trình tự công việc

Một đơn đặt hàng công việc thường là một yêu cầu bằng văn bản mà khách hàng đưa ra cho các mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể. Chi tiết bao gồm trong mẫu là số thứ tự công việc, địa chỉ hóa đơn và giao hàng của khách hàng, tên khách hàng, ngày yêu cầu, ngày giao hàng dự kiến, điều khoản thanh toán, phương thức giao hàng, mô tả công việc, đơn giá, tổng phụ, thuế áp dụng chi phí và chữ ký ủy quyền. Đơn đặt hàng cũng có thể bao gồm số lượng và một phần hoặc số mặt hàng.

Hóa đơn

Hóa đơn là hóa đơn mà bạn gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán hoặc dịch vụ được thực hiện. Mặc dù bạn có thể coi hóa đơn là hóa đơn bán hàng, nhưng người mua hàng có thể gọi đó là hóa đơn mua hàng. Chi tiết bao gồm ngày và số hóa đơn, thuế hoặc ID đăng ký của bạn, tên và địa chỉ của người mua, công việc liên quan hoặc số đơn đặt hàng, chi phí đơn vị và tổng giá. Cũng bao gồm phân tích thuế, giảm giá, tiền gửi thanh toán, điều khoản thanh toán, ngày đáo hạn và phí hoặc lệ phí trễ áp dụng.

Quá trình

Một số công ty yêu cầu người mua gửi theo thứ tự công việc qua fax hoặc email, trong khi những công ty khác cho phép họ gọi trong yêu cầu. Trong trường hợp sau, bạn có thể nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, dựa trên yêu cầu của khách hàng. Sau khi đơn hàng được chuẩn bị, gửi cho người mua một bản sao yêu cầu xác nhận. Một hóa đơn luôn được chuẩn bị bởi người bán. Khi một trật tự công việc thay đổi, bản gốc cần được cập nhật và hóa đơn sẽ phản ánh các sửa đổi tương ứng. Trình tự công việc và hóa đơn phù hợp phải được nộp theo tài khoản của khách hàng.

Cân nhắc

Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ, bạn có thể sử dụng một phần mềm văn phòng để chuẩn bị đơn đặt hàng và hóa đơn làm việc. Nếu bạn có nhiều khách hàng, hãy xem xét đầu tư vào phần mềm quản lý đơn hàng và lập hóa đơn. Điều này cho phép bạn nhập, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn điện tử cho khách hàng. Bạn cũng có thể chạy các báo cáo cũ để theo dõi hóa đơn chưa thanh toán. Có thể kết hợp thứ tự công việc và hóa đơn. Ví dụ, nếu lao động được thực hiện là nhỏ, bạn có thể sử dụng một hình thức duy nhất tại thời điểm dịch vụ. Các nhà thầu độc lập hoặc các công ty nhỏ có thể sử dụng một hình thức, trong khi các công ty lớn hơn có xu hướng tách hai.