Chính sách chi phí đi lại của nhân viên

Thông thường, chi phí đi lại của nhân viên là chi phí có thể kiểm soát lớn thứ ba trong kinh doanh, theo AllBusiness.com. Các chính sách liên quan đến báo cáo chi phí đi lại là rất cần thiết cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ và đảm bảo rằng nhân viên được hoàn trả chi phí đi lại của họ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chính sách chi phí đi lại của nhân viên là cần thiết hơn so với các doanh nghiệp lớn, ít có khả năng cần giảm thiểu chi phí đi lại.

Nhận biết

Chính sách chi phí đi lại là một điều khoản bằng văn bản trong sổ tay nhân viên, trong đó nêu chi tiết các loại chi phí mà công ty hoàn trả và cách nhân viên phải yêu cầu chi phí, theo AllBusiness.com. Các chính sách chi phí điển hình cũng bao gồm một phần về hậu quả của việc vi phạm chính sách.

Chức năng

Một chính sách chi phí đi lại bằng văn bản cung cấp cho nhân viên một lời giải thích rõ ràng về chính sách hoàn trả chi phí đi lại và tránh nhầm lẫn, theo trang web của Sổ tay nhân viên. Chính sách chi phí đi lại mang lại chỗ ở hợp lý cho nhân viên đồng thời giảm thiểu chi phí cho công ty cho các nhu cầu kinh doanh và giải trí hợp pháp.

Lợi ích

Chính sách chi phí đi lại của nhân viên có thể cho phép một doanh nghiệp nhỏ có thêm đòn bẩy khi đàm phán giá cả về chi phí đi lại chung, chẳng hạn như khách sạn, có lợi cho lợi nhuận. Ngoài ra, chính sách chi phí đi lại đòi hỏi phải có tài liệu bằng văn bản về chi phí, giúp chủ doanh nghiệp hoặc kế toán của anh ta dễ dàng hơn khi phê duyệt các khoản bồi hoàn và làm giấy tờ.

Cảnh báo

Trong một vụ kiện năm 2010 tại Tòa án Quận Hoa Kỳ cho Quận Bắc California, tòa án phán quyết một nhân viên có thể vi phạm chính sách chi phí đi lại của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp vẫn phải bồi hoàn cho nhân viên nếu doanh nghiệp có kiến ​​thức về chi phí, theo Business và Trang web tài nguyên pháp lý. BLR khuyến nghị hoàn trả cho nhân viên nếu có kiến ​​thức chi phí hợp lý. Ví dụ, nếu một nhân viên đi du lịch, rất có thể anh ta cần một khách sạn và phương tiện đi lại ngay cả khi anh ta không báo cáo chi phí.

tiền boa

Các doanh nghiệp nhỏ nên xem xét sử dụng chính sách chi phí đi lại của nhân viên mẫu để định hình chính sách của riêng họ, lưu ý rằng một doanh nghiệp có thể phải sửa đổi nó để đáp ứng nhu cầu ngân sách của mình. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rõ rằng họ sẽ được hoàn trả chi phí đi lại nhưng họ phải báo cáo chi phí càng sớm càng tốt.