Cách sử dụng tên trong thư doanh nghiệp

Cuộc sống bên ngoài nơi làm việc có thể là một môi trường bình thường hơn nhiều so với chỉ 25 năm trước, nhưng khi nói đến giao tiếp công ty, nó trả tiền cho tâm trí của bạn và những người lớn tuổi chuyên nghiệp của bạn. Sử dụng tên đầu tiên trong thư kinh doanh và thư từ chính thức khác chắc chắn không được tán thành, nhưng ứng dụng của nó phụ thuộc rất lớn vào bối cảnh, phong cách và cách tiếp cận.

1.

Xem xét mối quan hệ của bạn với người nhận thư. Nếu bạn chưa gặp người mà bạn viết thư, thậm chí đừng nghĩ hai lần: sử dụng họ của cô ấy với tiêu đề phù hợp, ví dụ: "Ông Jones", "Bà Smith", "Bác sĩ Warner" hoặc "Xin kính chào Clayton." Với một vài ngoại lệ, hầu hết các môi trường doanh nghiệp đều hướng đến sự trung lập, chuyên nghiệp hơn, "Bà" thay vì "hoa hậu" hay "bà" Ngay cả khi bạn biết người đó trẻ hơn bạn hoặc cô ấy ở vị trí công việc được xếp hạng thấp hơn (ví dụ: bạn là chủ tịch công ty bạn viết thư cho trợ lý giám đốc của một công ty khác), nếu bạn không biết cá nhân, không sử dụng tên của cô ấy.

2.

Hãy suy nghĩ về bối cảnh mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu bạn đã gặp cô ấy trước đây, việc gọi cô ấy bằng tên của cô ấy là hoàn toàn có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, chẳng hạn như ghi nhớ trong nhà hoặc email. Sử dụng theo ý của bạn, tuy nhiên, khi sử dụng tên đầu tiên, cho phép bản chất của sự tương ứng để ra lệnh sử dụng chúng. Ví dụ: nếu những người khác trong công ty sẽ đọc thư hoặc nó liên quan đến các vấn đề pháp lý, tài chính hoặc hành chính cấp cao và do đó có thể được coi là một phần của một tệp chính thức, mặc định theo phong cách chính thức và giải quyết chính thức cho cô ấy.

3.

Sử dụng tên cuối cùng nếu thư của bạn bao gồm một người thứ ba. Nếu bạn viết thư cho chủ tịch của công ty và đề cập đến đồng nghiệp và bạn bè của bạn, Jill Jones, hãy sử dụng "Bà Jones" thay vì chỉ đơn giản là "Jill". Email không chính thức và bản ghi nhớ trong nhà linh hoạt hơn và có thể cho phép sử dụng tên riêng, nhưng nếu nghi ngờ, hãy gắn với tiêu đề chính thức cộng với tên cuối cùng.

4.

Cố gắng cho sự nhất quán trong việc giải quyết người nhận thư của bạn trong suốt văn bản. Đừng bắt đầu một lá thư gửi đến "Ông Hughes" và kết thúc nó bằng "Cảm ơn, Bob."