Truyền thông hiệu quả và hiệu quả

Chủ doanh nghiệp và nhân viên có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời có thể đóng góp hiệu quả cho văn hóa nơi làm việc và có tác động lớn hơn đến khách hàng. Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng khi hợp tác trong các dự án, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chia sẻ ý tưởng trong các buổi đào tạo và tham gia vào các tình huống kinh doanh đa dạng khác. Những người có thể gửi và nhận tin nhắn rõ ràng đóng vai trò đại diện cho thương hiệu của công ty và hiệu quả hơn trong công việc của họ.

Lắng nghe tích cực

Các doanh nhân và nhân viên nên thực hành lắng nghe tích cực trong các tương tác của họ với khách hàng và đồng nghiệp. Ví dụ, một giám sát viên quản lý 10 nhân viên sẽ có một khoảng thời gian giới hạn để đưa ra hướng dẫn cho mỗi nhân viên. Nếu nhân viên không tham dự với người giám sát của họ bằng cách lắng nghe tích cực, họ sẽ có nhiều câu hỏi hơn vào cuối và lãng phí thời gian của người giám sát, lặp lại những gì đã được giải thích. Nhân viên phải rõ ràng trong những gì họ nói với công chúng, chẳng hạn như trong việc xử lý các khiếu nại của khách hàng. Họ phải lắng nghe từng vấn đề của khách hàng và nói rõ ràng những gì họ có thể làm, nếu có, để giải quyết vấn đề. Đối với cả hai kịch bản, việc lắng nghe tích cực đòi hỏi phải tham gia vào các manh mối mà một người đưa ra, cả bằng lời nói và bằng cách diễn đạt không lời, trước khi gửi tin nhắn trả lại. Sau khi nhận được tin nhắn, thường cần phải khôi phục lại những gì đã nghe để làm rõ tin nhắn.

Truyền thông nhóm

Chủ doanh nghiệp muốn xây dựng một nhóm nhân viên hiểu cách giao tiếp hiệu quả trong các nhóm. Ví dụ, nhà tuyển dụng muốn mọi người thể hiện rõ ràng ý tưởng của họ trong các cuộc họp nhóm bằng cách sử dụng từ ngữ, biểu cảm và cử chỉ không lời. Họ cũng phải bày tỏ cảm xúc và làm rõ những gì họ cảm nhận là suy nghĩ và cảm xúc của người khác trong một đội. Nhận thức được khí hậu của đội bạn cũng rất quan trọng. Tìm kiếm những căng thẳng nảy sinh giữa các đồng nghiệp cụ thể và giải quyết chúng một cách chuyên nghiệp trước khi chúng tạo ra những xung đột lớn hơn. Đôi khi, nhân viên cũng có thể đi đầu trong việc giải quyết các vấn đề mà một nhóm phải đối mặt và giúp nhóm làm việc hiệu quả hướng tới một giải pháp.

Sự giao tiếp nội bộ

Tốt nhất là kiểm tra cách nhân viên giao tiếp hiệu quả để tối đa hóa luồng công việc và năng suất cá nhân. Điều này bao gồm là một mô hình tốt của truyền thông hiệu quả. Ví dụ, nhân viên có thể dành nhiều thời gian để gõ thông tin liên lạc sẽ được lưu hành xung quanh tổ chức. Michael Schrage của Mạng Blog đánh giá kinh doanh Harvard đề nghị rằng bạn nên tạo một email chính xác ngay lần đầu tiên với giả định rằng nó sẽ được chuyển tiếp đến những người khác tại nơi làm việc. Bằng cách này, bạn sẽ không lãng phí thời gian quay lại email gốc và chỉnh sửa nó khi bạn sẵn sàng chia sẻ nó. Chia sẻ mẹo này với nhân viên. Họ cần chỉnh sửa email để tránh gây nhầm lẫn cho các nhân viên khác, điều này chỉ làm giảm năng suất.

Công nghệ so với tương tác của con người

Để giao tiếp hiệu quả và hiệu quả, bạn cần chắc chắn rằng bạn đang sử dụng định dạng giao tiếp phù hợp nhất. Bạn có thể dành quá nhiều thời gian để chia sẻ hướng dẫn với nhân viên bằng cách nhập email trên máy tính hoặc thiết bị di động. Đôi khi, sẽ hiệu quả hơn khi đi bộ quanh văn phòng và truyền đạt những mong đợi của bạn một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng điện thoại, bản ghi nhớ tương tác, trò chuyện video hoặc không gian làm việc ảo để liên lạc với nhân viên. Nếu có khả năng bạn sẽ bị hiểu lầm khi sử dụng công nghệ, hãy sử dụng giao tiếp mặt đối mặt với nhân viên, đặc biệt là kỷ luật và giải quyết xung đột giữa các công nhân.