Nghi thức viết thư kinh doanh

Là một chuyên gia kinh doanh, bạn hiểu tầm quan trọng của việc giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp trực tiếp và thông qua giao tiếp bằng văn bản. Ngay cả với sự phổ biến của email và tin nhắn tức thời như các hình thức giao tiếp bằng văn bản, giám đốc điều hành công ty vẫn sử dụng thư kinh doanh. Khi bạn tạo một lá thư kinh doanh, hãy làm theo nghi thức đúng đắn, bất kể người nhận của bạn, để đảm bảo rằng giao tiếp là chuyên nghiệp và thông điệp của bạn rõ ràng.

Định nghĩa

Thư kinh doanh là một hình thức giao tiếp bằng văn bản mà chủ sở hữu công ty và giám đốc điều hành, người tiêu dùng, người tìm việc, nhân viên và thành viên cộng đồng sử dụng. Câu lạc bộ tiếng Anh, một nguồn tài nguyên trực tuyến để viết và ngữ pháp, lưu ý rằng thư kinh doanh chia sẻ ý tưởng, cung cấp thông tin, chấp nhận và đưa ra đề nghị, yêu cầu thông tin, cảm ơn, gửi lời chúc mừng, giới thiệu mọi người, xin lỗi và đưa ra khuyến nghị.

Các định dạng

Mọi người có thể định dạng các chữ cái kinh doanh theo ba cách: khối, khối sửa đổi và khối bán. Thực hành nghi thức viết thư kinh doanh thích hợp bằng cách chọn một định dạng và tuân theo các quy tắc của nó trong suốt thư của bạn. Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến của Đại học Purdue lưu ý rằng các chữ cái khối được để lại hợp lý và cách đều nhau, với khoảng cách gấp đôi giữa mỗi đoạn. Trong các chữ cái khối đã được sửa đổi, địa chỉ của người gửi và địa chỉ của người nhận có vẻ như được căn trái và cách nhau một khoảng, trong khi ngày và ngày đóng được gắn vào giữa. Khối bán, ít được sử dụng nhất trong ba định dạng, tuân theo các quy tắc giống như khối được sửa đổi, ngoại trừ mỗi đoạn được thụt lề, không được để lại.

Phần

Thư doanh nghiệp có định dạng cụ thể và bao gồm một số phần chính. Đó là nghi thức đúng đắn để bao gồm các phần cần thiết trong mỗi thư kinh doanh mà bạn tạo ra. Ở đầu thư, nhập ngày mà bạn đã viết nó. Bao gồm cả địa chỉ gửi thư của người gửi và người nhận. Bắt đầu mỗi chữ cái với một lời chào chào đón người nhận, và sau đó tiếp tục với cơ thể, điều này giải thích mục đích của bức thư. Việc kết thúc ở phần cuối của một lá thư kinh doanh có thể nói là Cảm ơn, cảm ơn hay một cách chân thành và bao gồm tên và tiêu đề của bạn, nếu vị trí của bạn không xuất hiện ở đầu văn phòng phẩm.

Lợi ích

Thư kinh doanh cung cấp cho người gửi và người nhận tài liệu bằng văn bản về các vấn đề quan trọng. Chúng dễ dàng được nộp thông qua các hệ thống nộp đơn truyền thống, hoặc được quét và nộp điện tử để tham khảo trong tương lai. Chính thức hơn email, thư kinh doanh là một cách chuyên nghiệp để giao tiếp với nhiều cá nhân, công ty và tổ chức. Thực hiện theo nghi thức viết kinh doanh phù hợp đảm bảo rằng các chữ cái được định dạng đúng và chứa thông tin cần thiết để tạo ra một thông điệp rõ ràng và súc tích.

Cảnh báo

Thư kinh doanh nên rõ ràng và tránh biệt ngữ. Trước khi gửi thư, hãy đọc to để đảm bảo rằng nó dễ hiểu và bạn đã bao quát tất cả các điểm của mình. Cho dù bạn đang viết thư cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, một khách hàng hoặc một cộng tác viên kinh doanh, điều quan trọng là phải kiểm tra các lỗi ngữ pháp và lỗi đánh máy. Điều quan trọng là đánh vần tên của người nhận một cách chính xác và sử dụng tiêu đề thích hợp của anh ấy. Kiểm tra kỹ địa chỉ gửi thư của người nhận để tránh sự chậm trễ giao hàng.