Ví dụ về kế toán chi phí

Các doanh nghiệp tạo ra các báo cáo tài chính khác nhau để theo dõi hiệu suất và giá trị của công ty. Một báo cáo như vậy là báo cáo thu nhập, còn được gọi là báo cáo lãi lỗ. Báo cáo này ghi lại thu nhập từ bán hàng, tiền lãi kiếm được, và các nguồn và chi phí khác, chẳng hạn như bảng lương, tiền thuê và giá vốn hàng bán. Theo quy định, doanh số cho một kỳ báo cáo được khớp với các chi phí phát sinh để hỗ trợ cho doanh số đó.

Bù đắp tài khoản

Phương pháp kế toán phổ biến là hệ thống nhập kép. Phương pháp này yêu cầu tối thiểu hai số tài khoản cho mỗi mục nhập. Nếu công ty phát hành séc tại thời điểm mua, phần bù thích hợp là tài khoản tiền mặt. Tuy nhiên, có những giai đoạn trung gian mà các hóa đơn có thể được thông qua trước khi phát hành séc thực tế. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, phần bù thường là các tài khoản phải trả. Nếu một công ty phải chịu một khoản nợ trong một kỳ kế toán, nhưng không nhận được hóa đơn kịp thời để ghi lại nó trong khoảng thời gian thích hợp, tài khoản bù đắp thường được tích lũy chi phí. Nếu chi phí bao gồm nhiều kỳ kế toán, tất cả hoặc một phần chi phí được bù vào chi phí trả trước.

Ví dụ: Chi phí bù đắp cho tiền mặt

Một chi phí được bù vào tiền mặt nếu nó được thanh toán tại thời điểm mua. Ví dụ: nếu một công ty không có tín dụng với nhà cung cấp, công ty có thể phải trả tiền khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được thực hiện. Nếu chủ doanh nghiệp kiểm tra cửa hàng cung cấp văn phòng và mua bút, kẹp giấy và hộp mực, chi phí sẽ được ghi là ghi nợ cho vật tư văn phòng và tài khoản tiền mặt sẽ là khoản tín dụng bù đắp.

Ví dụ: Chi phí bù đắp cho các tài khoản phải trả

Hóa đơn không được thanh toán ngay lập tức thường được bù vào tài khoản phải trả. Nếu một công ty nhận được một tá hộp máy photocopy từ một nhà cung cấp có điều khoản tín dụng, mục nhập chính xác sẽ là một khoản ghi nợ cho vật tư văn phòng và tín dụng cho các tài khoản phải trả. Khi séc được phát hành, mục nhập sẽ ghi nợ các khoản phải trả và tín dụng bằng tiền mặt.

Ví dụ: Chi phí bù đắp cho chi phí trả trước

Nguyên tắc phù hợp yêu cầu doanh nghiệp ghi lại chi phí cho nhiều kỳ kế toán dưới dạng chi phí trả trước. Chỉ phần cho giai đoạn hiện tại được ghi nhận là một chi phí. Để minh họa, một công ty mua một chính sách bảo hiểm kéo dài từ ngày 1 tháng Sáu của một năm đến ngày 31 tháng Năm của năm sau. Chính sách này có giá $ 2, 400 và bao gồm 12 tháng. Nếu công ty thanh toán toàn bộ phí bảo hiểm vào ngày 1 tháng 6, mục nhập sẽ ghi nợ chi phí bảo hiểm cho $ 200, chi phí trả trước cho $ 2.200 và tiền mặt cho $ 2, 400. Trong mỗi tháng tiếp theo, mục nhập sẽ ghi nợ chi phí bảo hiểm $ 200 và chi phí trả trước tín dụng $ 200.

Ví dụ: Chi phí bù đắp cho chi phí tích lũy

Nguyên tắc phù hợp cũng yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán dồn tích để ghi lại chi phí trong tháng phát sinh hóa đơn, thay vì khi thanh toán. Ví dụ, hóa đơn hàng tháng của một công ty cho các dịch vụ Internet là $ 250. Nhà cung cấp gửi hóa đơn quá muộn để công ty ghi lại hóa đơn thực tế. Trước khi kết thúc kỳ kế toán, công ty ghi nợ tài khoản chi phí phù hợp, chẳng hạn như chi phí Internet hoặc thông tin liên lạc và tín dụng chi phí tích lũy. Mặc dù công ty có thể ghi lại hóa đơn bằng cách ghi nợ các chi phí tích lũy thay vì Internet hoặc thông tin liên lạc, phương pháp phổ biến hơn là đảo ngược khoản tích lũy trước bằng cách ghi nợ các chi phí tích lũy và ghi có vào tài khoản chi phí. Hóa đơn sau đó được nhập, ghi nợ tài khoản chi phí và ghi có các tài khoản phải trả cho số tiền hóa đơn.