Ví dụ về mô hình quản lý dự án bốn giai đoạn

Mô hình quản lý dự án là một công cụ tập thể dục được thiết kế để tạo điều kiện cho sự phối hợp đúng đắn và thành công của một dự án nhất định trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc tại nhà. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thiện một dự án cho những thứ như một chương trình làm việc hoặc một sự kiện xã hội. Quản lý dự án đòi hỏi sự giám sát của người quản lý dự án để đảm bảo rằng quy trình của một nhiệm vụ nhất định được thực hiện một cách có phương pháp về thời gian, ngân sách và tài nguyên. Nó là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý dự án và bao gồm bốn giai đoạn.

Bắt đầu

Giai đoạn khởi đầu của một dự án bao gồm một mô tả tổng thể về nhiệm vụ và những gì nó đòi hỏi. Người quản lý dự án trước tiên cần ghi lại mục đích của dự án, bao gồm các mục tiêu để cơ quan có liên quan phê duyệt trong doanh nghiệp hoặc các bên liên quan. Để bắt đầu dự án, người quản lý dự án cần thảo luận với cấp trên về các ước tính tiềm năng về ngân sách, khoảng thời gian cho dự án, nhân viên cần thiết và các nguồn lực.

Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch trong mô hình quản lý dự án bao gồm nghiên cứu chuyên sâu để khai thác thông tin có sẵn về dự án, chẳng hạn như các thiết bị và tài nguyên cần thiết cho dự án, bao gồm tài chính và nơi để có được chúng. Điều quan trọng đối với người quản lý dự án là phải có một đội ngũ hỗ trợ cô ấy để động não dự án và đưa ra những ý tưởng mới để cải thiện nhiệm vụ hoặc chỉ ra những rủi ro hoặc hoạt động không cần thiết. Sau đó, cô ấy giao nhiệm vụ cá nhân cho lực lượng đặc nhiệm dự án.

Thi công và điều phối

Giai đoạn thực hiện liên quan đến người quản lý dự án phối hợp các hoạt động của dự án thực tế bằng cách tuân theo các quy định đạt được ở giai đoạn lập kế hoạch. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm giám sát lực lượng lao động, cung cấp cho nhân viên các nguồn lực cần thiết và thông báo cho họ về hiệu suất của dự án trong quá trình thực hiện. Trong quá trình thực hiện dự án, ông xem xét hiệu suất của dự án ở vị trí hiện tại theo kế hoạch ban đầu và có thể cần điều chỉnh trong kế hoạch ban đầu cho các vấn đề như ngân sách, không đủ tài nguyên hoặc rủi ro không lường trước được. Người quản lý dự án cần thông báo cho các bên liên quan và nhóm của mình về các điều chỉnh cần thiết và ảnh hưởng của chúng đối với dự án.

Hoàn thiện

Dự án này được hoàn thiện sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động của dự án. Người quản lý dự án sau đó gọi một cuộc họp với nhóm của mình để xem xét hiệu suất của dự án, bao gồm cả những thành công và thất bại, và ý nghĩa của chúng đối với kết quả cuối cùng. Anh ta nên làm một báo cáo cuối cùng cho tất cả các bên liên quan bao gồm các quan sát của anh ta liên quan đến dự án và bất kỳ khuyến nghị cần thiết nào cho các mục đích trong tương lai.