Quy tắc quản lý hợp đồng liên bang

Chính phủ liên bang cung cấp nhiều cơ hội được thiết kế để giành được bởi các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, cạnh tranh các hợp đồng của chính phủ không chỉ đơn giản là vấn đề trả lời một yêu cầu đề xuất và hy vọng điều tốt nhất. Như bạn có thể mong đợi từ một bộ máy quan liêu, chiến thắng công việc của chính phủ đòi hỏi phải hiểu cách quản lý hợp đồng và những quy định ràng buộc người nhận. Một số yếu tố áp dụng cho quản trị hợp đồng liên bang là sửa đổi, thanh toán, thông số kỹ thuật và chấm dứt.

Thay đổi đơn phương

Chính phủ được phép thực hiện các điều chỉnh đơn phương đối với hợp đồng nếu những thay đổi này thuộc phạm vi chung của thỏa thuận. Nhà thầu có thể thay đổi giá, lịch phân phối và các yếu tố khác khi cần thiết để đáp ứng các nhu cầu đó. Mọi điều chỉnh phải nằm trong các tham số có thể được các bên xem xét tại thời điểm hợp đồng được ký kết. Ví dụ, một hợp đồng cung cấp hỗ trợ CNTT có thể được điều chỉnh để thay đổi hỗn hợp nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu thay đổi của chính phủ, nhưng không thể điều chỉnh để yêu cầu các nhà phân tích tài chính thay vì lập trình viên nếu điều đó không nằm trong phạm vi ban đầu của hợp đồng.

Điều khoản thanh toán

Hợp đồng liên bang của bạn sẽ nêu chi tiết cách thức và thời điểm bạn sẽ được thanh toán và những gì bạn phải làm để đảm bảo khoản thanh toán đó. Một số hợp đồng được thanh toán một lần khi giao hàng, đặc biệt đối với các hợp đồng nhỏ hơn. Các hợp đồng khác, chẳng hạn như để được hỗ trợ liên tục, được thanh toán hàng tháng. Bạn sẽ phải gửi hóa đơn và ghi lại công việc được thực hiện. Trong nhiều trường hợp, bạn cũng sẽ phải chứng minh rằng người lao động được trả một mức lương tương xứng và các điều khoản làm thêm giờ nếu có. Trong phần mềm kế toán của bạn, hãy dán nhãn và ghi lại chi phí cho mỗi hợp đồng chính phủ để hỗ trợ cả trong việc lập hóa đơn và trong trường hợp tranh chấp về kiểm toán hoặc thanh toán sau này. Một số cơ quan chính phủ có các điều khoản thanh toán cụ thể phải được tuân thủ. Ví dụ: Bộ Quốc phòng yêu cầu bạn có thể lập hóa đơn và chấp nhận thanh toán bằng điện tử, vì vậy hãy đảm bảo bạn có những khả năng đó trước khi đặt giá thầu.

Thông số kỹ thuật bắt buộc

Một yêu cầu của chính phủ cho đề xuất thường đưa ra chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể được yêu cầu. Hiểu các thông số kỹ thuật là rất quan trọng trước khi đưa ra quyết định đặt giá thầu, bởi vì bạn chịu trách nhiệm gặp gỡ họ khi nhận giải thưởng. Nhiều RFP cho phép một khoảng thời gian cho các câu hỏi giữa khi chúng được gửi đi và khi nào các đề xuất đến hạn, vì vậy nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về việc cơ quan ký kết có nghĩa là gì bởi một điều khoản hoặc yêu cầu công việc cụ thể, hãy làm rõ điều đó. Nếu bạn đoán sai, bạn có thể chấm dứt hợp đồng vì hiệu suất kém nếu bạn không thể đáp ứng những mong đợi đó. Và đừng vượt lên trên và vượt ra ngoài những gì cần thiết, nghĩ rằng điều đó sẽ gây ấn tượng với khách hàng. Bạn có thể thấy mình trong nước nóng nếu các tính năng bổ sung của sản phẩm phần mềm khiến nó quá cồng kềnh khi hoạt động trong các hệ thống của cơ quan liên bang hoặc nó không hoạt động tốt với các sản phẩm độc quyền của nó.

Hướng dẫn chấm dứt

Hợp đồng chính phủ liên bang quy định cách thức thỏa thuận có thể bị chấm dứt, nên thực hiện hoặc chính phủ cần đảm bảo. Nếu đó là để thực hiện, chính phủ phải thông báo cho bạn để khắc phục vấn đề hoặc đưa ra trường hợp của bạn tại sao việc chấm dứt sẽ không công bằng. Chính phủ cũng có thể chấm dứt vì sự thuận tiện, khi nhu cầu của nó thay đổi và không còn có thể sử dụng những gì bạn đang cung cấp - ví dụ, nếu hợp đồng cung cấp nguyên liệu cho quân đội ở khu vực chứng kiến ​​cuộc xung đột quân sự kết thúc sớm hơn dự kiến. Đó là một sự khác biệt quan trọng. Nếu chính phủ chấm dứt hợp đồng vì mặc định, họ chỉ phải trả tiền cho các sản phẩm được chấp nhận và có thể chuyển chi phí cho bạn nếu nó đắt hơn để đáp ứng những nhu cầu đó ở nơi khác. Nếu thuận tiện, nó phải giải quyết với bạn để bù đắp cho công việc bạn đã làm cho đến nay và để chuẩn bị cho phần còn lại của hợp đồng đã bị hủy bỏ.