Chính sách chấm công liên bang cho các nhà thầu chính phủ

Hợp đồng với chính phủ áp đặt các yêu cầu không được tìm thấy thông thường trong thị trường thương mại. Các nhà thầu chính phủ phải tuân thủ các quy định và thủ tục bổ sung để đủ điều kiện cho quy trình mua sắm liên bang và duy trì tình trạng của họ. Các chính sách chấm công của Liên bang có trong Quy định Mua lại Liên bang và các yêu cầu của Cơ quan Kiểm toán Hợp đồng Quốc phòng. Họ chạm vào các hệ thống thủ công và điện tử theo dõi sử dụng lao động trong hợp đồng chính phủ, bởi vì đây là công cụ chi phí lớn nhất và có tác động trực tiếp đến tổng chi phí của dự án.

Máy chấm công bằng tay

Mặc dù việc sử dụng ngày càng nhiều các hệ thống điện tử, các tiêu chí của chính phủ liên bang về chấm công vẫn chủ yếu dựa trên các thực hành thủ công. Chính phủ liên bang yêu cầu các công ty tìm cách ký hợp đồng với nó để áp dụng các biện pháp chấm công thủ công có thể chấp nhận được, chẳng hạn như nhân viên ghi lại thời gian thực hiện công việc bằng mực. Người giám sát và quản trị viên không thể hoàn thành bảng chấm công thay cho bất kỳ nhân viên nào trừ khi có cơ sở tốt để làm việc đó, chẳng hạn như nhân viên bị ốm hoặc đi công tác. Nhân viên có trách nhiệm đảm bảo rằng bảng chấm công của mình được điền chính xác. Người giám sát sau đó phải ký lại và phê duyệt thông tin trước khi tài liệu có thể được gửi để thanh toán.

Hệ thống điện tử

Các công ty muốn đủ điều kiện tham gia đấu thầu hợp đồng của chính phủ cần thể hiện chính sách kiểm soát nội bộ đầy đủ, đặc biệt khi sử dụng hệ thống chấm công điện tử. Nhân viên nên truy cập bảng chấm công của họ bằng cách sử dụng các biện pháp bảo vệ mật khẩu an toàn và duy trì quyền kiểm soát cá nhân đối với bảng chấm công của họ để không có thay đổi nào không được chấp thuận. Sau đó, họ được yêu cầu thực hiện các mục hàng ngày của tất cả các giờ họ đã làm việc, cho dù họ đã được trả tiền hay chưa, nhưng không được thực hiện các mục hoặc tính phí cho lao động trước khi làm việc. Trong quá trình kiểm toán, DCAA thường sẽ muốn kiểm tra nhật ký hệ thống để xác minh những người đã truy cập hệ thống và lý do cho việc truy cập đó. Nếu có lỗi, kiểm toán sẽ tìm cách xác định cách xử lý.

Chính sách bằng văn bản

Các nhà thầu chính phủ được yêu cầu phải có chính sách chấm công toàn diện bằng văn bản thể hiện các hoạt động và tuân thủ các yêu cầu của chính phủ liên bang. Công ty phải có các chính sách bằng văn bản liên quan đến việc chuẩn bị bảng chấm công và ghi lại cách nhân viên được đào tạo về cách sử dụng. Các công ty phải có các chính sách bằng văn bản liên quan đến mã phí thời gian, đó là các mã mà nhân viên sử dụng để chỉ định thời gian được lập hóa đơn cho một hợp đồng chính phủ cụ thể và là cơ sở để tính tổng chi phí lao động cho dự án. Công ty nên ở trong một vị trí để đưa ra bằng chứng về kiểm toán định kỳ hoặc kiểm tra sàn để giám sát việc tuân thủ các yêu cầu chấm công của liên bang.

Không tuân thủ

Các công ty không đáp ứng các chính sách và yêu cầu chấm công của liên bang và những công ty sau đó không đạt được các tiêu chuẩn quy định sẽ bị loại khỏi việc tham gia vào các nhà thầu chính phủ. Làm sai lệch bảng chấm công là hành vi phạm tội theo Đạo luật Yêu cầu Sai. Những nhân viên làm như vậy phải chịu trách nhiệm về thủ tục tố tụng hình sự trong khi công ty bị tước quyền ký kết hợp đồng của chính phủ. Hơn nữa, các nhà thầu chính phủ tham gia vào các hệ thống tính phí lao động gian lận cũng tự mở trách nhiệm hình sự và truy tố. Ngoài ra, tất cả các bên lừa đảo đều phải chịu các thủ tục tố tụng dân sự theo Đạo luật, trong đó hình phạt là tiền phạt, án tù và thiệt hại lên tới ba lần thiệt hại mà chính phủ liên bang phải chịu trong các khoản thanh toán gian lận.