Bốn loại giao tiếp trong văn bản kinh doanh

Các doanh nghiệp hiệu quả phát triển mạnh về các kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ. Giao tiếp bằng văn bản, đặc biệt, được sử dụng trong tất cả các loại hình doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau. Phong cách giao tiếp kinh doanh lành mạnh cải thiện giao tiếp liên ngành, khuyến khích thành công giữa các nhân viên và cải thiện điểm mấu chốt. Hiểu các phong cách viết kinh doanh khác nhau giúp cải thiện tài liệu kinh doanh tổng thể.

Truyền thông định hướng kết quả

Một khía cạnh của văn bản kinh doanh tập trung vào việc tạo ra kết quả. Bài viết kinh doanh định hướng kết quả được đánh dấu bằng giọng nói tích cực, khuyến khích người đọc làm điều gì đó. Phong cách viết này nên kết thúc bằng lời kêu gọi hành động và hướng dẫn cụ thể để người đọc làm theo. Kiểu giao tiếp này thường xảy ra trong một văn phòng. Người quản lý dự án có thể gửi một bản ghi nhớ cho nhóm của mình với các mục tiêu trong tuần và cách để nhóm đạt được các mục tiêu này. Giọng điệu của một tác phẩm như vậy nên là động lực để khuyến khích kết quả.

Truyền thông thông tin

Không phải mọi bài viết về kinh doanh đều có mục tiêu dài hạn hoặc quan trọng. Một số tài liệu chỉ đơn giản là cung cấp thông tin cho nhân viên, cho dù đó là email về thay đổi lợi ích của nhân viên hoặc hướng dẫn trợ giúp cho máy sao chép văn phòng. Những mẩu thông tin này nên được viết ngắn gọn và rõ ràng. Các mảnh nên trả lời trước bất kỳ câu hỏi mà người đọc có thể có. Ví dụ, một phần câu hỏi thường gặp về nội dung có thể giúp làm rõ thông tin.

Truyền thông thuyết phục

Một số bài viết kinh doanh có một giọng điệu thuyết phục. Nhiều tổ chức gửi đề xuất để có được nhiều công việc hơn, cho dù đó là một dịch vụ bảo vệ đang tìm kiếm một khách hàng mới hoặc một tổ chức phi lợi nhuận xin cấp chính phủ. Trong loại hình giao tiếp này, các nhà văn sử dụng ngôn ngữ thuyết phục, tập trung vào việc nhấn mạnh lợi ích cho người đọc. Sử dụng giọng nói "bạn" của người thứ hai, các nhà văn có thể nói về cách người đọc sẽ bị ảnh hưởng tích cực bằng cách làm kinh doanh với tổ chức của họ.

Truyền thông tiêu cực

Trong kinh doanh, không phải mọi tài liệu bằng văn bản đều cung cấp thông tin tích cực. Viết về một chủ đề tiêu cực là một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng thường không thể tránh khỏi đối với hầu hết các nhà văn kinh doanh. Ví dụ, một chuyên gia nhân sự có thể phải viết một lá thư về gói nghỉ việc hoặc thôi việc. Trong loại giao tiếp này, người viết nên sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng đồng cảm và viết ngắn gọn để cung cấp thông tin cần thiết một cách trực tiếp.