Làm thế nào để tôi viết thủ tục trả lương?

Biên chế đóng vai trò chính trong doanh nghiệp của bạn khi bạn có nhân viên bạn phải trả. Nếu bạn từ bỏ biên chế thanh toán cho nhân viên hoặc thuê ai đó đảm nhận trách nhiệm trả lương, viết ra các thủ tục bảng lương có thể rút ngắn thời gian học tập. Viết thủ tục trả lương cũng đảm bảo kết quả tương tự mỗi khi bảng lương được xử lý mức lương chính xác và kịp thời của nhân viên.

Mô tả cách nhân viên tài liệu và thời gian nộp. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, một người sử dụng lao động có thể sử dụng bất kỳ hệ thống chấm công nào họ muốn - có thể là bảng chấm công, hệ thống theo dõi thời gian trên máy tính hoặc một cái gì đó khác. Viết ra cách nhân viên nộp thời gian làm việc cho thời gian trả lương và tần suất cắt séc biên chế. Ví dụ: nếu bảng thời gian sao chép cứng được gửi cho người quản lý nhân sự, thì hãy liệt kê điều này trong quy trình để người xử lý bảng lương biết đây là nơi họ cần nhận bảng chấm công.

Đi qua các hành động như bạn viết. Cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các bước cần thiết để xử lý bảng lương là viết các bước khi bạn thực hiện các hành động thực hiện bảng lương.

Viết cách tính lương nhân viên. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng chương trình phần mềm máy tính cho bảng lương, thì hãy viết ra các bước nhân viên cần thực hiện để nhập thông tin bảng lương vào hệ thống cho mỗi nhân viên.

Thảo luận về cách thực hiện điều chỉnh thanh toán. Mô tả các thủ tục mà nhân viên cần thực hiện để điều chỉnh mức lương trả cho nhân viên. Ví dụ: nếu một nhân viên nghỉ một ngày nghỉ không lương, hãy mô tả cách điều chỉnh bảng lương được thực hiện để khấu trừ tiền lương ngày làm việc từ séc của nhân viên.

Liệt kê lịch thanh toán. Bao gồm một mô tả về kiểm tra biên chế tần số được cắt (hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng).

Mô tả cách in séc hoặc gửi thông tin bảng lương cho người phục vụ bảng lương. Sau khi nhân viên nhập thông tin bảng lương vào phần mềm máy tính hoặc hệ thống theo dõi thời gian, hãy mô tả cách in séc bảng lương hoặc gửi hồ sơ bảng lương cho dịch vụ trả lương in séc cho doanh nghiệp.

Duy trì hồ sơ. Dịch vụ doanh thu nội bộ đề nghị duy trì hồ sơ thanh toán của nhân viên, chẳng hạn như W-2, bảng chấm công, báo cáo thuế và hồ sơ tiền lương khác trong ít nhất ba năm. Mô tả nơi các hồ sơ này được lưu trữ và cách nhân viên nên xử lý việc nộp các hồ sơ này hoặc lưu các hồ sơ này (dưới dạng điện tử và / hoặc ở dạng bản sao cứng).

số 8.

Yêu cầu một nhân viên kiểm tra các hướng dẫn sơ bộ. Sau khi bản thảo đầu tiên của các bước được viết, hãy yêu cầu nhân viên làm theo hướng dẫn để xem họ có xử lý bảng lương chính xác không. Cho phép nhân viên cung cấp phản hồi về các lĩnh vực hướng dẫn không có ý nghĩa hoặc họ gặp vấn đề khi thực hiện.

Viết các bước cuối cùng. Sử dụng phản hồi từ nhân viên, tinh chỉnh và điều chỉnh các quy trình trả lương thành định dạng cuối cùng.