Cách thiết lập chương trình họp

Theo Scott Snair, tác giả của "Dừng cuộc họp tôi muốn rời khỏi", một tỷ lệ lớn các cuộc họp văn phòng là không hiệu quả và không tập trung vì thiếu suy nghĩ đi vào việc chuẩn bị chương trình nghị sự của họ. Cho dù các hội nghị của riêng bạn thường xuyên được tiến hành theo thói quen hoặc cùng nhau đối phó với các cuộc khủng hoảng mới nổi, việc thiết lập một chương trình họp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và tinh thần cao hơn.

1.

Xác định mục tiêu của cuộc họp của bạn để xác định xem nó có nhạy cảm với thời gian và thực sự cần thiết hay không. Ví dụ về các mục tiêu cuộc họp bao gồm báo cáo về tình trạng dự án, suy nghĩ các ý tưởng và giải pháp mới cho các vấn đề hiện tại, quản lý kiểm soát thiệt hại, đưa ra các chính sách mới, thực hiện nhiệm vụ và tổ chức các phiên điều trần hành chính liên quan đến các hành động kỷ luật. Tạo một phác thảo và cung cấp cho mỗi chủ đề một tiêu đề theo sau là một bản tóm tắt ngắn. Thí dụ:

Đi không cần giấy tờ - xác định các mục tiêu chuyển tiếp, mối quan tâm an ninh và đào tạo nhân viên.

2.

Xác định bằng tên các cá nhân có một cái gì đó có chất để đóng góp cho các chủ đề chương trình nghị sự của bạn để họ sẽ hiểu những gì được mong đợi ở họ. Ví dụ, đối với báo cáo trạng thái dự án, bạn có thể chỉ cần người quản lý dự án là người phát ngôn chứ không phải mọi thành viên trong nhóm của cô ấy. Nếu mục đích của cuộc họp là để lên ý tưởng cho một chính sách mới, những người tham gia cuộc họp của bạn sẽ là những người đại diện tốt nhất cho lợi ích và tình cảm của các phân loại công việc cụ thể hoặc các bộ phận sẽ bị ảnh hưởng.

3.

Xác định lượng thời gian cần thiết để giải quyết từng chủ đề trong danh sách của bạn. Chẳng hạn, cập nhật trạng thái chỉ có thể yêu cầu 10 phút cho mỗi người tham gia, đặc biệt nếu các cuộc họp của bạn diễn ra hàng tuần hoặc hàng tháng và mọi người đều đã quen thuộc với những điều cơ bản của các dự án khác nhau. Đặt các chủ đề ưu tiên cao nhất của bạn lên đầu trong chương trình nghị sự trong trường hợp các cuộc thảo luận diễn ra trong các khoảng thời gian được phân bổ của bạn và cuộc họp phải được tiếp tục vào một thời điểm hoặc ngày sau đó. Nếu thực tế, hãy bao gồm một vị trí "doanh nghiệp khác" ở cuối chương trình nghị sự của bạn cho bất kỳ điều gì người tham gia muốn thảo luận không phù hợp với danh mục chủ đề hiện có.

4.

Quyết định xem các tài liệu bổ sung cho cuộc họp của bạn có nên được phân phối và đọc trước cuộc họp hay không khi mọi người đến. Tham khảo các mục này trong chương trình nghị sự để người tham gia sẽ hiểu mức độ liên quan của chúng với các chủ đề được thảo luận.

5.

Đặt ngày, giờ và địa điểm cho cuộc họp của bạn và đặt thông tin này nổi bật ở đầu chương trình họp. Phân phối chương trình nghị sự của bạn đủ xa để người tham gia có thời gian chuẩn bị nhưng không đến nỗi họ sẽ đặt nó sang một bên và quên nó đi. Nếu thích hợp, gửi lời nhắc ngày hôm trước.

tiền boa

• Luôn tự hỏi liệu cuộc họp có phải là cách hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin và nhận phản hồi.