Hướng dẫn về Hướng dẫn thủ tục viết

Hướng dẫn thủ tục là các công cụ hữu ích cho nhiều cài đặt việc làm. Cho dù nhân viên cần biết cách vận hành máy sao chép hoặc làm thế nào để hoàn thành khóa huấn luyện về sức khỏe và an toàn cần thiết, một hướng dẫn quy trình có thể cung cấp tổng quan về các bước. Nhiều nhà tuyển dụng thiết kế các hướng dẫn và thủ tục kết hợp chính sách của Wap, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra sự khác biệt: chính sách phản ánh các quy tắc, trong khi các thủ tục phản ánh các quy trình và cách hoàn thành chúng. Để tập hợp một hướng dẫn thủ tục hiệu quả, điều cần thiết là tập trung vào chính quy trình đó và cung cấp thông tin sẽ hữu ích hơn cho nhân viên để hoàn thành nó.

Phẩm chất

Một hướng dẫn thủ tục nên đơn giản để đọc và sử dụng. Một hướng dẫn thủ tục yêu cầu hướng dẫn thủ tục riêng của mình chỉ để đọc nó không được sử dụng nhiều cho bất kỳ nhân viên nào. Ngoài ra, hướng dẫn thủ tục phải nhất quán trong tất cả các yếu tố, bao gồm cả kiểu dáng, thiết kế và thông tin. Một hướng dẫn thủ tục được thiết kế để hỗ trợ người khác hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, vì vậy nó nên được viết với người đọc trong tâm trí. Các quy trình được mô tả phải rõ ràng và hợp lý, để tất cả người đọc có thể làm theo quy trình mà không gặp khó khăn.

Tính năng, đặc điểm

Hướng dẫn thủ tục sẽ thay đổi trong các tính năng cụ thể, dựa trên loại thông tin được chi tiết. Tuy nhiên, đối với hầu hết các phần, hướng dẫn quy trình hiệu quả là những hướng dẫn có định dạng rõ ràng và nhất quán để người đọc biết cách làm theo tài liệu. Đoạn văn nên bắt đầu và kết thúc mà không nhầm lẫn, và người đọc không nên tự hỏi nơi một bước kết thúc và một bước khác bắt đầu. Trong các bước mô tả, các nhà văn nên sử dụng các động từ hành động mạnh mẽ để đảm bảo rằng người đọc biết chính xác những gì cần làm, và họ nên đưa ra những giải thích và lựa chọn khi thích hợp. Bất kỳ biểu tượng, hình ảnh hoặc biểu đồ / biểu đồ nên rõ ràng để hiểu và đơn giản để làm theo.

Phong cách viết

Phong cách viết cho một hướng dẫn thủ tục nên dựa trên ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Tất cả các thông tin về thủ tục phải chính xác và bất kỳ từ viết tắt nào cũng cần được làm rõ bằng một lời giải thích trong ngoặc đơn - ví dụ: "Cục quản lý thực phẩm và dược phẩm (FDA)". Trong hướng dẫn thủ tục sẽ được lưu hành một thời gian, tránh sử dụng thông tin cụ thể có thể bị lỗi thời một cách nhanh chóng. Ngôn ngữ kỹ thuật và biệt ngữ sẽ không quen thuộc với hầu hết nên tránh.

Thiết kế

Thiết kế của sổ tay thủ tục sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại thủ tục đang được phác thảo, nhưng một số khuyến nghị thiết kế áp dụng cho tất cả các hướng dẫn thủ tục. Một hướng dẫn thủ tục tốt sử dụng rất nhiều khoảng trắng. Điều đó có nghĩa là, hướng dẫn sử dụng không bị quá tải với bản in mà là cung cấp nhiều vết lõm và ngắt đoạn để tránh gây sợ cho người đọc. Hướng dẫn quy trình hiệu quả cũng có các tiêu đề và tiêu đề phụ rõ ràng, cũng như bất kỳ nhãn phù hợp nào khác và phác thảo cho nhiều điểm.

Trách nhiệm

Những người chịu trách nhiệm viết hướng dẫn thủ tục cũng có trách nhiệm xem xét chúng định kỳ. Nếu tài liệu trở nên không liên quan, nó cần được gỡ bỏ hoặc cập nhật. Nếu thông tin không hiệu quả trong việc giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn cần được sửa đổi và cải thiện. Hướng dẫn thủ tục chỉ hữu ích như công việc mà nó cho phép người đọc hoàn thành và nếu hướng dẫn không thực hiện được điều đó, người viết có trách nhiệm thay đổi nó.