Cách định dạng Báo cáo chuyên môn cho Ban giám đốc

Giữ luồng thông tin chính xác giữa ban quản lý và ban giám đốc là điều quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện các hành động nhanh. Một cách để đảm bảo rằng thông tin phù hợp được nhìn thấy là thông qua các báo cáo thường xuyên được cung cấp cho ban giám đốc. Các báo cáo này phải ở định dạng báo cáo chuyên nghiệp để có thể dễ dàng tiêu hóa, với các chi tiết thích hợp được tô sáng. Sử dụng một cấu trúc báo cáo bảng tiêu chuẩn để tạo ra tác động lớn nhất.

Cơ cấu báo cáo

Báo cáo bảng nên theo một định dạng dễ đọc. Một số báo cáo sẽ ngắn hơn những báo cáo khác. Ví dụ, bản cập nhật hàng tháng liên quan đến quá trình phát triển của một bộ phận có thể không chi tiết hoặc dài như bản tóm tắt hàng năm của toàn bộ dự án.

Mặc dù các báo cáo ngắn có thể trông giống như một bản ghi nhớ với các tiêu đề chính và gạch đầu dòng phác thảo các chỉ số hiệu suất chính (KPI), các báo cáo dài hơn sẽ trông giống như một báo cáo học thuật, với trang bìa và mục lục. Bất kể độ dài của báo cáo là bao nhiêu, hãy đảm bảo rằng phần đầu tiên của báo cáo nêu rõ báo cáo đến từ đâu, khung thời gian báo cáo bao gồm và ai sẽ báo cáo. Tiêu đề báo cáo theo cách nói những gì báo cáo thảo luận, để người đọc có thể nhanh chóng nộp nó và di chuyển nó, nếu cần. Ví dụ: "Báo cáo bán hàng hàng năm dựa trên lãnh thổ", nêu rõ những gì độc giả sẽ khám phá trong báo cáo.

Sử dụng các tiêu đề và đạn trong các báo cáo, để cho phép các thành viên hội đồng quét qua các chủ đề và tìm thông tin liên quan. Hãy nhớ rằng các báo cáo được sử dụng để có được hành động từ hội đồng quản trị, để các báo cáo này có thể cập nhật thành viên hội đồng quản trị về một dự án mà họ đang theo dõi. Cần có phần giới thiệu và phần tóm tắt, để cung cấp cho ban tổng quan về thông tin trong báo cáo.

Kiểm tra lại báo cáo để đảm bảo rằng định dạng, ngữ pháp và chính tả là chính xác. Bạn muốn hội đồng quản trị tin tưởng vào thông tin được cung cấp cho họ. Các báo cáo rải rác với các lỗi khiến các thành viên hội đồng đặt câu hỏi về chi tiết và tính chuyên nghiệp của người trình bày các báo cáo.

Nội dung báo cáo của Hội đồng quản trị

Trước khi bạn viết báo cáo, hãy nghĩ về mục tiêu của báo cáo. Là mục tiêu chỉ đơn thuần là cập nhật bảng về tiến trình của một cái gì đó? Hoặc, là một yêu cầu được thực hiện cho các quỹ, tài nguyên mới hoặc thay đổi? Chỉ đạo nội dung để hoàn thành mục tiêu của báo cáo.

Tổng hợp thông tin và dữ liệu phù hợp với mục tiêu. Ví dụ: nếu bạn đang cập nhật bảng trên một chương trình phần mềm mới, bạn nên thu thập các chi tiết thích hợp về những cột mốc đã được hoàn thành, các giai đoạn tiếp theo sẽ làm gì và các mốc thời gian liên quan. Sẽ là khôn ngoan khi lưu ý bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc dự án của bạn, dựa trên tiến độ cho đến nay. Nếu dự án đi trước tiến độ, hãy chắc chắn lưu ý làm thế nào và tại sao, để giữ cho các thành viên hội đồng quản trị nhiệt tình. Nếu tiến độ chậm hơn dự kiến, hãy rõ ràng và súc tích về lý do tại sao. Đừng giấu thông tin. Hội đồng quản trị có mặt để giúp cung cấp giải pháp; nếu bạn không giải thích vấn đề, các giải pháp sẽ khó tìm hơn.

Hãy cô đọng trong mô tả của bạn. Nếu bạn có thể nói điều gì đó trong một câu, thì không cần phải viết cả một đoạn. Nếu bạn đang tham khảo các nghiên cứu bên ngoài, tin tức hoặc báo cáo trước đó, hãy lưu ý tham khảo và tóm tắt nội dung. Sau đó, có sẵn tài liệu tham chiếu, nếu có ai muốn biết thêm thông tin Điều này sẽ giữ cho báo cáo ngắn gọn, không bỏ sót bất kỳ thông tin nào, nếu thành viên hội đồng quản trị muốn có thêm thông tin.

Trách nhiệm của các bên

Mặc dù các giám đốc điều hành của ủy ban hoặc giám đốc quản lý chịu trách nhiệm tạo báo cáo, cả ban giám đốc và người quản lý phải làm việc cùng nhau. Nếu hội đồng quản trị nhận báo cáo mà không có thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt, hội đồng quản trị phải phát triển mẫu báo cáo hội đồng để người quản lý tuân theo. Bằng cách chuẩn hóa các báo cáo cho tổ chức, mọi người đều ở trên cùng một trang, liên quan đến luồng thông tin.

Thủ tục này giúp xử lý thông tin. Khi tất cả các báo cáo được định dạng theo cùng một cách, hội đồng quản trị sẽ biết những gì mong đợi với mỗi báo cáo. Ngoài ra, khi hội đồng quản trị đặt các câu hỏi cụ thể và thông tin cần thiết trong mỗi báo cáo, loại bỏ phỏng đoán, bắt nguồn từ các nhà quản lý viết báo cáo. Mọi người bắt đầu theo dõi dữ liệu phù hợp và sau đó báo cáo về nó theo cách giúp tổ chức xử lý thông tin nhanh hơn và đưa ra quyết định với sự tự tin hơn.