Cách viết Hướng dẫn trợ lý hành chính

Một trợ lý hành chính giữ cho giám đốc điều hành của bạn và các nhân viên khác theo dõi bằng cách giữ cho văn phòng dự trữ vật tư, lên lịch các cuộc hẹn và các cuộc họp, và trả lời điện thoại khi cần thiết. Các trợ lý hành chính làm việc cho doanh nghiệp của bạn chỉ tốt như hướng dẫn sử dụng mà bạn viết cho họ. Hướng dẫn này chi tiết những kỳ vọng của công ty bạn và giải thích khí hậu và văn hóa. Sử dụng nó để giải thích cách thực hiện các nhiệm vụ cụ thể cũng như đưa ra các quy tắc ứng xử.

Tạo một trang bìa cho hướng dẫn sử dụng. Đặt cho hướng dẫn một tiêu đề đơn giản, chẳng hạn như "Sổ tay trợ lý hành chính và Sổ tay." Bao gồm tên của doanh nghiệp của bạn và địa chỉ của nó trên trang bìa.

Tạo một bảng nội dung trên trang thứ hai. Liệt kê tất cả các chủ đề bạn sẽ đưa vào sách hướng dẫn, chẳng hạn như "Trả lời điện thoại và nhận tin nhắn", "Đọc chính tả và phiên âm" và "Đặt hàng vật tư văn phòng". Các chủ đề bạn liệt kê phụ thuộc vào trách nhiệm của các trợ lý hành chính. Ngoài các hướng dẫn về thực hiện nhiệm vụ, bao gồm các nội dung như "Chính sách vắng mặt", "Nghỉ giải lao", "Lợi ích và tiền lương" và các thông tin thích hợp khác mà trợ lý sẽ cần với tư cách là nhân viên.

Tạo một tiêu đề cho mỗi chủ đề.

Liệt kê các bước cho mỗi nhiệm vụ bằng cách sử dụng danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số để các trợ lý có thể thấy rõ tiến trình của nhiệm vụ. Giả sử không có kiến ​​thức trước về nhiệm vụ; ví dụ, hướng dẫn trợ lý mở chương trình xử lý văn bản để nhập tài liệu.

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng để mô tả cách thực hiện từng nhiệm vụ. Ví dụ: viết "Trả lời điện thoại bằng cách nói 'Xin chào! Cảm ơn bạn đã gọi [Tên doanh nghiệp]. Đây là [tên của bạn]; tôi có thể giúp gì cho bạn?'" Để hướng dẫn các trợ lý về cách trả lời điện thoại. Liệt kê thông tin họ cần thu thập từ cuộc gọi khi nhận tin nhắn hoặc trước khi chuyển cuộc gọi cho người khác. Ví dụ: trợ lý nên ghi lại tên người gọi, nơi anh ta gọi và mục đích của cuộc gọi.

Lưu và in hướng dẫn sử dụng. Đục lỗ ở bên trái của giấy tờ, sau đó chèn chúng vào chất kết dính.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

• Phần mềm xử lý văn bản và máy tính

• Máy in

• Giấy

• Lỗ đục lỗ

• Chất kết dính 3 vòng 3 inch

tiền boa

• Giữ một bản sao lưu của hướng dẫn sử dụng được lưu trên máy tính của bạn để bạn có thể sửa đổi và in lại khi cần thiết.

Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính

Thư ký và trợ lý hành chính kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Mỹ làm thư ký và trợ lý hành chính.