Cách viết thư / đề xuất kinh doanh hiệu quả

Giao tiếp tốt trong kinh doanh có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách bạn cảm nhận. Cho dù bạn đang viết một đề xuất chính thức dưới dạng thư hoặc chỉ là thư kinh doanh, sử dụng định dạng phù hợp và giải thích ý tưởng của bạn rõ ràng và ngắn gọn sẽ đảm bảo rằng khán giả của bạn hiểu ý tưởng của bạn và tăng khả năng xem chúng một cách thuận lợi.

Định dạng thư

Định dạng chữ cái đúng #. Viết trên tiêu đề thư với tên, địa chỉ của bạn và thông tin liên lạc khác tập trung ở trên cùng. Nếu bạn không có tiêu đề thư, hãy nhập tên và địa chỉ của bạn ở góc trên bên phải của bức thư. Tên và địa chỉ của người nhận nên cách hai địa chỉ của bạn và ở góc bên trái. Đặt ngày ở giữa bên dưới địa chỉ của người nhận hoặc ở bên phải trên dòng bên dưới địa chỉ của người nhận. Sau đó đặt một dòng "Re:" ở bên trái bên dưới ngày. Dòng này nên chứa thông tin rõ ràng, súc tích về chủ đề của bức thư. Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận về một đề xuất, hãy viết một cái gì đó như: "Re: Đề xuất mở rộng quan hệ đối tác."

Địa chỉ người nhận

Bắt đầu thư của bạn với một lời chào chính thức bằng cách sử dụng tiêu đề thích hợp của người nhận. Các chức danh phù hợp bao gồm Ông, Bà và Tiến sĩ Không đề cập đến một người phụ nữ là Bà hoặc Hoa hậu trừ khi bà đã nói rõ ràng với bạn để làm như vậy. Lời chào nên được theo sau bởi một dấu hai chấm để lời chào của bạn trông như thế này: "Kính gửi bác sĩ Smith:"

Cung cấp chi tiết nền

Cung cấp bất kỳ thông tin cơ bản trong đoạn đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi một cuộc họp, hãy thảo luận ngắn gọn về chủ đề của cuộc họp. Nếu bạn đang gửi đề xuất, hãy tóm tắt ngắn gọn về đề xuất trong đoạn đầu tiên. Điều này có thể giúp khán giả của bạn hiểu các đề xuất phức tạp.

Nói rõ mục đích của bạn

Nêu rõ ràng và ngắn gọn mục tiêu của bức thư của bạn và hành động tiếp theo bạn yêu cầu. Khi viết đề xuất, cung cấp chi tiết rõ ràng không thêm thông tin bên ngoài. Một đề xuất cho một sự sắp xếp kinh doanh, ví dụ, nên đưa ra các điều khoản cơ bản của đề xuất. Yêu cầu theo dõi từ người nhận. Nếu bạn đang yêu cầu hành động cụ thể từ người nhận - chẳng hạn như hoàn lại tiền hoặc gia hạn thời hạn - hãy nêu điều này trong đoạn cuối cùng. Nếu đề xuất trao bất kỳ lợi ích tiềm năng nào cho người nhận, hãy chắc chắn nói rõ điều này. Một người yêu cầu hoàn lại tiền từ một doanh nghiệp có thể nhấn mạnh rằng khoản hoàn trả này sẽ khuyến khích cô ấy bảo trợ doanh nghiệp trong tương lai.

Đóng thư

Đóng thư bằng cách cảm ơn người đó đã xem xét và khuyến khích anh ta liên lạc với bạn nếu anh ta có bất kỳ câu hỏi nào. Bức thư nên kết thúc bằng một định giá như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" theo sau là dấu phẩy. Nhập tên của bạn một vài dòng bên dưới giá trị và ký tên của bạn trên tên đã nhập của bạn.

Tài liệu đính kèm

Bao gồm bất kỳ tài liệu hỗ trợ trong thư của bạn. Biểu thị các vỏ bọc này bằng cách nhập "vỏ bọc:" ở bên trái bên dưới chữ ký của bạn. Liệt kê các bao vây bao gồm sau từ này.

tiền boa

Đọc lại thư của bạn cho bất kỳ lỗi chính tả, lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp.
Kết hợp bất kỳ số liệu thống kê hoặc sự kiện có liên quan vào đề xuất của bạn. Các đề xuất mạnh mẽ hơn và hấp dẫn hơn khi chúng có cơ sở trong nghiên cứu hoặc kinh nghiệm thực tế.