Cách viết hóa đơn

Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận tiền dưới mọi hình thức, đó là dịch vụ khách hàng tốt để cung cấp hóa đơn cho khách hàng yêu cầu. Bạn sẽ không nhận được yêu cầu này thường xuyên cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được lập hóa đơn, vì hầu hết khách hàng thanh toán hóa đơn bằng séc, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Tất cả các phương thức thanh toán này đều có bằng chứng thanh toán tích hợp thông qua báo cáo tài chính của khách hàng của bạn. Nếu một khách hàng yêu cầu bạn nhận hóa đơn hoặc cần biên lai vì họ đã trả cho công ty bạn bằng tiền mặt cho số tiền của hóa đơn, có rất nhiều lựa chọn có sẵn.

Hóa đơn thanh toán

Hầu hết các phần mềm kế toán bao gồm tùy chọn in một bản sao của hóa đơn với các khoản thanh toán được áp dụng. Đầu tiên bạn nhận được thanh toán của khách hàng. Áp dụng thanh toán vào hóa đơn của khách hàng của bạn. In một bản sao của hóa đơn. Nếu khách hàng thanh toán hóa đơn đầy đủ, phần mềm sẽ in ra TRẢ TIỀN TRỌNG trên đầu hóa đơn và số dư chưa thanh toán sẽ bằng không. Nếu khách hàng thực hiện thanh toán một phần, hóa đơn sẽ hiển thị số dư ban đầu, số tiền khách hàng đã thanh toán và số dư còn lại chưa thanh toán.

Biên nhận phần mềm

Nhiều chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ có một tùy chọn, không thường được sử dụng, để in biên lai cho các khoản thanh toán mà công ty nhận được. Kiểm tra phần mềm của bạn để xem nếu bạn có thể in biên lai. Nếu có, hãy áp dụng thanh toán cho hóa đơn chính xác và sau đó in biên lai, làm theo hướng dẫn cho phần mềm kế toán của bạn.

Biên nhận thủ công

Nếu bạn làm sách bằng tay, bạn sẽ cần phải viết biên lai bằng tay. Mua một cuốn sách biên lai từ cửa hàng cung cấp văn phòng địa phương của bạn. Trước khi bạn mua hàng, hãy xem lại nhiều loại biên lai có sẵn để đảm bảo chúng bao gồm tất cả thông tin bạn muốn trên biên lai khi bạn xác nhận thanh toán cho khách hàng. Những điều cơ bản cần có trong biên lai bao gồm tên của khách hàng, ngày thanh toán, mô tả mua hàng, số lượng mua, số hóa đơn và chữ ký của bạn. Điều quan trọng là biên lai hóa đơn thủ công phải có chữ ký vì vậy nếu khách hàng cần xuất trình biên lai làm bằng chứng thanh toán, bạn biết đó là biên nhận xác thực.

Bản mẫu

Nếu bạn không muốn mua một cuốn sách biên lai từ một cửa hàng cung cấp văn phòng, có những mẫu biên lai miễn phí có sẵn trực tuyến từ các công ty như Microsoft và Apache. Có nhiều tùy chọn có sẵn, vì vậy hãy chọn mẫu biên nhận phục vụ tốt nhất nhu cầu của bạn. Ngoài ra, nếu bạn có kỹ năng để làm như vậy, bạn có thể tạo mẫu biên nhận của riêng bạn. Sử dụng biên lai thực làm mô hình để bạn bao gồm tất cả các trường quan trọng.

Tem trả tiền

Bạn cũng có thể cung cấp cho khách hàng của mình một bản sao hóa đơn được đóng dấu "TRẢ TIỀN" làm bằng chứng thanh toán. Mua tem "TRẢ TIỀN" từ cửa hàng cung cấp văn phòng. Có những con tem bao gồm ngày mà bạn có thể điều chỉnh và tem nơi bạn phải viết ngày bằng tay. In ra một bản sao hóa đơn của khách hàng và đóng dấu nó đã trả. Hầu hết các tem này bao gồm một dòng nơi bạn có thể bắt đầu hoặc ký tên của bạn. Tính năng này rất quan trọng để tem trả phí của bạn là xác thực.