Cách viết email với biểu thức

Khi viết một email trong hầu hết mọi tình huống, điều quan trọng là phải rõ ràng và cụ thể nhất có thể. Bởi vì người nhận email của bạn dễ dàng hiểu sai lời của bạn, vì không có liên hệ trực tiếp với tin nhắn, giao tiếp trực tuyến của bạn nên bao gồm một số loại biểu thức và tránh sử dụng các loại biểu thức khác. Các biểu thức được viết tốt trong email có thể giúp truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng mặc dù bạn không nói chuyện trực tiếp với người nhận.

1.

Bắt đầu email của bạn với một biểu hiện cơ bản của lời chào, tùy thuộc vào người nhận tin nhắn và mối quan hệ của bạn với người đó. Sử dụng một biểu thức như "Hi" là phù hợp để trao đổi thư từ với bạn bè, trong khi "Kính gửi" là một biểu thức chào hỏi trang trọng hơn. Một biểu thức như "Gửi đến ai có thể quan tâm" là lý tưởng khi bạn không biết tên của người nhận dự định, chẳng hạn như khi bạn viết thư cho một doanh nghiệp.

2.

Cho biết lý do của bạn cho email nếu bạn đang gửi nó vì một lý do cụ thể hoặc có một số khẩn cấp cho thư. Trong một cuộc gọi điện thoại, bạn có thể trao đổi một số điều thú vị trước khi đến nội dung cuộc trò chuyện của bạn. Trong định dạng email, hãy truy cập thông tin này ngay lập tức, sử dụng một biểu thức như: "Tôi đang viết ghi chú nhanh này để xin phép bạn ...." Bằng cách này, người nhận sẽ biết tại sao bạn viết ngay lập tức .

3.

Tránh sử dụng các từ sáo rỗng trong thư điện tử, vì chúng có thể gây nhầm lẫn và đánh lừa người nhận email. Trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, cả hai người có thể dễ dàng hiểu được khi bạn sử dụng một câu sáo rỗng, chẳng hạn như: "Tôi đã gọi cho anh ấy 50 lần trước khi anh ấy nhặt được". Nếu bạn nói loại tuyên bố này trong một email, sáo ngữ có thể bị mất trên người khác.

4.

Hãy cảnh giác khi sử dụng các biểu thức hứa hẹn, vì chúng có vẻ nghiêm trọng hơn khi chúng xuất hiện thông qua các từ được viết. Nếu bạn nói điều gì đó vô hại như, "Tôi sẽ gọi cho cô ấy tối nay", người nhận email có thể lấy email của bạn làm văn bản xác nhận hành động đã lên kế hoạch của bạn. Trong môi trường làm việc, một ông chủ có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm nếu bạn không theo dõi các biểu hiện hứa hẹn.

5.

Kết luận email của bạn với một biểu thức kết luận phù hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận và bối cảnh của tin nhắn. Một ứng dụng kinh doanh có thể bao gồm các biểu thức như "Cảm ơn bạn đã dành thời gian" và "Trân trọng", trong khi một email không chính thức không yêu cầu gì hơn là ký tên hoặc thậm chí là biệt danh.