Cách viết thư cho lực lượng bán hàng

Là chủ sở hữu của một doanh nghiệp, bạn có thể biết rằng đôi khi cách đơn giản nhất và nhanh nhất để liên lạc với lực lượng bán hàng của bạn là bằng cách viết một lá thư, cuối cùng có thể ở dạng e-mail. Cho dù bạn đang viết để truyền đạt một sự thay đổi trong thủ tục hoặc để thông báo cho nhân viên, hãy viết một lá thư ngắn gọn. Rốt cuộc, lực lượng bán hàng của bạn rất bận rộn đại diện cho bạn. Và không bao giờ bỏ lỡ một cơ hội để những người lính khác tham gia vào đội quân với một tiếng kêu tích cực.

1.

Đặt âm thích hợp cho thư của bạn bằng cách ghép thái độ tích cực với mục đích của bạn. Ví dụ: nếu bạn viết thư để thông báo cho lực lượng bán hàng của bạn về một trung tâm cuộc gọi ngoài giờ mới cho khách hàng của bạn, bạn có thể nói, tôi rất vui mừng thông báo cho bạn rằng bắt đầu từ thứ Hai hiệu quả, một trung tâm cuộc gọi sẽ có sẵn để trả lời câu hỏi của khách hàng từ 6 giờ tối đến 8 giờ sáng các ngày trong tuần.

2.

Cung cấp một số thông tin cơ bản và một lý do ngắn gọn. Truyền thông tin của bạn trong một ánh sáng tích cực, nhưng đừng bóp méo nó. Hãy nhớ rằng uy tín của bạn là trên đường dây, vì vậy sự trung thực và chính xác là rất quan trọng. Trong trường hợp này, bạn có thể nói rằng trung tâm cuộc gọi đang được thiết lập để giải quyết tốt hơn các nhu cầu của khách hàng có giá trị khi nhân viên bán hàng hoặc đại diện công ty khác thường không có mặt.

3.

Đánh vần những tin tức của bạn có ý nghĩa với lực lượng bán hàng của bạn trên cơ sở hàng ngày. Hãy nhớ rằng nhân viên muốn biết cuộc sống hàng ngày của họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào. Dự đoán các câu hỏi, phản đối hoặc sợ hãi của họ và làm chệch hướng họ. Trong ví dụ này, hãy đề cập rằng trung tâm cuộc gọi sẽ giải phóng lực lượng bán hàng của bạn khỏi những kỳ vọng đôi khi không được nói ra rằng họ sẽ có sẵn cho khách hàng suốt ngày đêm.

4.

Giải thích bất kỳ chi tiết thích hợp và truyền đạt mong đợi của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên cung cấp số điện thoại của trung tâm cuộc gọi cũng như cách bạn mong đợi lực lượng bán hàng của mình tương tác với trung tâm cuộc gọi.

5.

Truyền đạt sự nhiệt tình và tự tin của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể nói rằng bạn xem trung tâm cuộc gọi như một minh chứng khác cho sứ mệnh của công ty bạn đối với cung cấp dịch vụ khách hàng vượt trội, 24 giờ một ngày.

6.

Đề nghị trả lời các câu hỏi, nhưng đóng thư của bạn trên một ghi chú tích cực. Mời lực lượng bán hàng của bạn tham quan trung tâm cuộc gọi và gặp gỡ nhân viên của trung tâm trong một ngôi nhà mở không chính thức. Truyền đạt ý thức làm việc nhóm và hợp tác rất quan trọng đối với công việc của những người bán hàng tận tâm.

7.

Đặt thư của bạn sang một bên trong vài giờ - hoặc thậm chí một ngày - và xem xét nó với một viễn cảnh mới trước khi gửi. Phân tích lựa chọn từ ngữ, cảm xúc và tính từ của bạn, biết rằng lực lượng bán hàng của bạn có thể sẽ xem xét kỹ thư của bạn và đọc giữa các dòng.

tiền boa

• Như với tất cả các hình thức giao tiếp của công ty, hãy phổ biến thư của bạn cùng một lúc cho mọi người trong lực lượng bán hàng của bạn, kẻo bạn sẽ bị buộc tội vì sự thiên vị. Cân nhắc thông báo cho người quản lý bán hàng hoặc người giám sát của bạn trước khi phát hành thư của bạn, yêu cầu họ giữ im lặng cho đến khi thông báo chính thức của bạn.