Những cách để thúc đẩy một cuộc họp nhân viên thành công

Cuộc họp nhân viên là một diễn đàn quan trọng để chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý xây dựng mối quan hệ với nhân viên, truyền đạt kỳ vọng, nhận trợ giúp giải quyết vấn đề và lên kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai. Nếu bạn sử dụng tốt hơn các cuộc họp nhân viên của mình, bạn sẽ đạt được nhiều hơn trong thời gian bị chặn, cho dù bạn gặp nhau vào mỗi buổi sáng hoặc mỗi tháng một lần.

Chương trình nghị sự

Duy trì một thư mục chương trình nghị sự trên ổ đĩa chia sẻ của công ty hoặc trên bảng thông báo bên ngoài văn phòng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các chủ đề bạn muốn thảo luận tại các cuộc họp nhân viên sắp tới. Khi bạn viết chương trình họp tiếp theo, hãy tự hỏi liệu có cách nào hiệu quả hơn để thảo luận về từng chủ đề với nhân viên của bạn không. Một số chủ đề có thể được đề cập nhanh hơn bằng cách nhập thông tin vào email hoặc in ra bản tin và phân phát đến hộp thư của nhân viên. Các chủ đề khác, chẳng hạn như đào tạo chuyên ngành, yêu cầu thuyết trình một hoặc một nhóm nhỏ và do đó sẽ không phù hợp cho một cuộc họp nhân viên.

Mục hành động

Mặc dù bạn có thể muốn ủy thác công việc ghi âm cuộc họp, bạn có thể chịu trách nhiệm tổ chức thời gian dành cho các cuộc họp nhân viên. Đặt thời gian cho các cuộc họp bắt đầu và kết thúc, và tuân theo lịch trình đó. Lập kế hoạch cho các mục hành động và yêu cầu người ghi chú ghi lại một bản tóm tắt các điểm được thảo luận cho từng mục hành động và những gì cần phải theo dõi. Tốt nhất nên lưu ý những người chịu trách nhiệm theo dõi các mục chương trình nghị sự và thời hạn để những nhân viên đó báo cáo kết quả của họ cho nhóm.

Sự tham gia

Tránh có những cuộc họp đặc biệt ở hành lang hoặc phòng ăn trưa với một vài nhân viên. Nhân viên nên được đưa vào cuộc họp có thể cảm thấy bị bỏ rơi khi họ nghe những gì được thảo luận khi vắng mặt, điều này có thể khiến họ ít có khả năng hỗ trợ các quyết định của bạn. Thay vào đó, hãy lên lịch các cuộc họp và mời tất cả các bên liên quan, những người quan tâm đến chủ đề cuộc họp và những người có kiến ​​thức hoặc lời khuyên sẽ giúp nhân viên của bạn đưa ra quyết định mạnh mẽ. Tìm cách để thu hút mọi người tham gia, chẳng hạn như đặt một số hoặc nhãn dán lên trên các bản sao của chương trình nghị sự. Sử dụng nó như một mã để phân chia mọi người thành các nhóm thảo luận trong các cuộc họp lớn hơn.

Sự công nhận

Sử dụng các cuộc họp nhân viên như một địa điểm để công nhận cụ thể cho nhân viên về thành tích của họ. Thật hữu ích khi khiến nhân viên tham gia vào việc công nhận thành tựu của các đồng nghiệp của họ. Một cách để làm điều này là có một giải thưởng đặc biệt, chẳng hạn như một thanh kẹo hoặc bút của công ty, để nhân viên tặng cho những người ngang hàng đã giúp đỡ họ theo cách đặc biệt. Nếu bạn biết một người không muốn được công nhận, hãy trao giải thưởng đó trong cuộc họp riêng lẻ hoặc dừng lại ở văn phòng của nhân viên đó và đưa ra với ít sự phô trương.