Email Nghi thức truyền thông trong thế giới kinh doanh

Email là một kênh thuận tiện cho giao tiếp văn phòng, nhưng tính dễ sử dụng và sử dụng thường xuyên của nó khiến cho việc liên lạc gần như không thể tránh khỏi. Ngay cả những thông điệp được tạo ra cẩn thận và có mục đích tốt cũng có thể dẫn đến việc truyền thông sai, nhưng nghi thức đúng đắn có thể biến một email quảng cáo thành một giao hàng hiệu quả với ấn tượng lâu dài với khán giả của bạn.

Nhận biết sai lầm

Không ai là hoàn hảo, do đó, việc truyền thông sai lệch chắc chắn sẽ xảy ra ở bất kỳ nơi làm việc nào. Mặc dù bản chất con người có thể khiến bạn bị cám dỗ đứng trước thông điệp của bạn và bảo vệ phong cách giao tiếp của bạn, nhưng nghi thức chỉ ra rằng bạn nên nhanh chóng sở hữu sai lầm. Ngay cả khi bạn cảm thấy không thoải mái khi xin lỗi về một giao tiếp mà bạn bị thuyết phục là hoàn hảo, nói rằng bạn xin lỗi có thể giúp xây dựng cầu nối với những người nhận có thể bị xúc phạm, bị xúc phạm hoặc nói chung là không thoải mái do việc truyền thông sai.

Làm rõ

Sau khi xin lỗi vì thông tin sai lệch email, hãy tận dụng cơ hội để làm rõ ý định của bạn. Cách tiếp cận của bạn để làm rõ, giống như bất kỳ giao tiếp tốt, nên được điều chỉnh cho khán giả của bạn. Đối với một thông tin sai lệch đã đi đến một danh sách phân phối email lớn, một email theo dõi được làm cẩn thận được chứng minh bởi một đồng nghiệp đáng tin cậy có thể giúp đảm bảo khán giả của bạn nhận được đúng thư của bạn. Đối với các bản phân phối nhỏ hơn, giao tiếp mặt đối mặt có thể giúp đảm bảo nhận được thông điệp chính xác. Ngoài ra, phản hồi bằng lời nói và phi ngôn ngữ tức thì mà bạn nhận được từ khán giả có thể giúp bạn đánh giá xem họ có hiểu hay không.

Làm cho đúng

Trong trường hợp thông tin sai lệch với khách hàng hoặc khách hàng, nghi thức gọi cho các bước bổ sung để bù đắp lỗi giao tiếp. Các bước bổ sung phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của tình huống; một tin nhắn email đơn giản không rõ ràng, chẳng hạn, chỉ có thể gọi để xin lỗi chính thức và email theo dõi. Nếu khách hàng hoặc khách hàng thực hiện một số hành động hoặc trải nghiệm sự thất vọng do việc truyền thông sai, một số loại giảm giá hoặc dịch vụ miễn phí có thể giúp giảm bớt nỗi đau của khách hàng. Vào năm 2011, chuyên gia móng chân của Jane Pollak đã nhắn tin cho một tin nhắn văn bản, và kết quả là thông tin sai lệch đã khiến Pollak phải dọn dẹp thời gian và lái xe qua thị trấn để lấy móng chân mà cô không thể nhận được. Để bù đắp cho thông tin sai lệch, nhân viên chăm sóc của Pollak đã cung cấp một móng chân miễn phí sau đó.

Cân nhắc

Bởi vì thông tin liên lạc qua email là một sự chắc chắn không thường xuyên ở nơi làm việc, nhiều nhân viên, người quản lý và thậm chí khách hàng sẵn sàng bỏ qua một quán cà phê không thường xuyên. Tuy nhiên, bất kể việc thông tin sai lệch có ảnh hưởng đến người nhận hay không, tuy nhiên, nghi thức kêu gọi xác nhận lỗi, xin lỗi và làm rõ là hành động tối thiểu. Thực hiện các bước bổ sung để khắc phục lỗi có thể giúp bạn nhận được sự ưu ái từ người nhận, do đó bạn có thể sử dụng thông tin sai lệch như một cơ hội để chứng minh khả năng của mình để phục hồi hiệu quả từ một sai lầm đáng xấu hổ.