Dịch vụ khách hàng xuất sắc có nghĩa là gì?

Dịch vụ khách hàng là một phần rất quan trọng của mỗi doanh nghiệp nhỏ. Các công ty không thể hoặc không sẵn lòng phục vụ đúng cách khách hàng của họ sẽ làm mất việc kinh doanh của khách hàng. Tuy nhiên, một số biến hoặc đặc điểm chính đặt dịch vụ khách hàng tuyệt vời ngoài dịch vụ khách hàng tầm thường. Một công ty thể hiện tốt nhất các đặc điểm dịch vụ khách hàng tuyệt vời này sẽ có lợi thế khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.

Ý nghĩa

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để đạt được dịch vụ khách hàng xuất sắc là đào tạo. Nhân viên dịch vụ khách hàng phải được đào tạo về các tính năng sản phẩm, giá cả, bảo hành và thậm chí các khía cạnh kỹ thuật khác nhau của sản phẩm. Một công ty phải tạo ra trải nghiệm dịch vụ khách hàng liền mạch, theo bài viết, "Dịch vụ khách hàng sáng tạo - Bạn sẽ đi đến đâu một khách hàng?" trên trang web ProEdge Skill Inc. Nói cách khác, bộ phận dịch vụ khách hàng của một công ty phải hiệu quả như bán hàng, tiếp thị và tất cả các bộ phận khác.

Khả năng tiếp cận

Dịch vụ khách hàng tuyệt vời có nghĩa là thừa nhận câu hỏi của khách hàng một cách kịp thời. Khi ai đó gọi cho một công ty, anh ta mong bộ phận dịch vụ khách hàng trả lời điện thoại, hoặc ít nhất là có thể dễ dàng truy cập. Một khi người gọi đến dịch vụ khách hàng, anh ta mong đợi câu hỏi của mình sẽ được trả lời kịp thời. Dịch vụ khách hàng tuyệt vời có nghĩa là có nhiều người có kinh nghiệm hơn hoặc người giám sát có sẵn để trả lời các câu hỏi khó hơn hoặc kỹ thuật.

Chức năng

Khi khách hàng gặp vấn đề với sản phẩm của họ, dịch vụ khách hàng tuyệt vời có nghĩa là giải quyết kịp thời những vấn đề và vấn đề này hoặc ít nhất là thực hiện một kế hoạch hành động hợp lý. Ví dụ, một khách hàng có thể gọi một nhà cung cấp dịch vụ Internet nhỏ vì cô ấy không thể truy cập Internet. Bộ phận dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ Internet nên ở lại điện thoại với khách hàng cho đến khi cô ấy nhận lại dịch vụ của mình. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết, công ty nên cử đại diện dịch vụ đến nhà của người phụ nữ. Công ty nên cung cấp ngày và giờ của cuộc gọi dịch vụ - và tuân theo cuộc hẹn đó.

Cân nhắc

Dịch vụ khách hàng tuyệt vời đòi hỏi kỹ năng lắng nghe và giao tiếp hiệu quả. Đại diện dịch vụ khách hàng của một công ty nên lắng nghe cẩn thận những gì khách hàng cần. Câu trả lời hoặc giải pháp cho vấn đề hoặc câu hỏi cần giải quyết chính xác bản chất của cuộc gọi, theo trang web AllBusiness. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là rất quan trọng. Một khách hàng sẽ có thể dễ dàng hiểu những gì đại diện dịch vụ khách hàng đang nói. Người đại diện phải nói rõ ràng, và sử dụng thuật ngữ chung mà mọi người đều hiểu, không phải ngôn ngữ kỹ thuật cao.

Phòng ngừa / Giải pháp

Một công ty nên định kỳ đo lường các yếu tố chính của bộ phận dịch vụ khách hàng, như tính kịp thời, chính xác và hiệu quả giải quyết vấn đề. Khảo sát sự hài lòng của dịch vụ khách hàng, có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc thậm chí trực tuyến, là một cách để thực hiện điều này. Các công ty sau đó có thể sử dụng thông tin phản hồi để sửa các khía cạnh của dịch vụ khách hàng có những thiếu sót.